Test de VCITA et son service de facturation

VCITA est un outil de facturation couplé à un CRM de très grande qualité. Après l’avoir testé, notre avis est que VCITA correspond à l’activité d’un indépendant ou d’une équipe jusqu’à 5 personnes, pour un métier de service, du digital ou libéral

Grâce au CRM et au module marketing, l’entreprise qui utilise ce logiciel est capable d’offrir une expérience-client au top : portail de partage de documents et de messagerie instantanée, prises en rendez-vous en ligne, paiement en ligne, campagne email et SMS… Cet outil cible donc les dirigeants qui priorisent la gestion de la relation client et l’expérience-client.

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La carte d’identité de VCITA

Les logiciels pour gérer la facturation de votre entreprise

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Pourquoi donner notre avis

Pour l’entrepreneur, un outil de facturation est le fondement d’un quotidien efficace, quelle que soit l’activité ou la taille de l’entreprise. Il nous paraît donc évident d’aborder ce sujet sur Le blog du dirigeant.

Un logiciel de facturation automatise l’édition des documents commerciaux pour gagner du temps. Ce type d’outil peut embarquer de nombreux modules complémentaires : tableaux de bord, calcul automatique des marges et des soldes de gestion, CRM, suivi comptable… Le tout étant d’opter pour un logiciel dont les fonctionnalités correspondent à ses besoins réels.

Dans ce contexte, nous avons décidé de tester les différents outils et de faire un compte-rendu détaillé en donnant notre avis sur chacun d’entre eux. Nous espérons que ces tests vous aideront à choisir l’outil de facturation adapté sans perdre de temps en recherches et comparatifs.

Tous les logiciels que nous avons testés jusqu’à présent sont disponibles en essai gratuit (sans engager de frais ni donner son code de carte bleue). N’hésitez pas, vous aussi, à tester avant de faire un choix définitif. Vous devez vous sentir à l’aise avec votre outil de facturation, car vous l’utiliserez au quotidien !

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Résumé : notre avis sur VCITA

• Catégorie : outil de facturation + CRM & Marketing
• Pour indépendant ou petite entreprise jusqu’à 5 personnes
• Outil en ligne (aucun logiciel à télécharger sur le poste de travail)

Points forts

• Le CRM propose des fonctionnalités remarquables pour le relationnel-client (un portail partagé, un service de chat avec vos clients, la prise de rendez-vous en ligne…).
• Le module marketing est qualitatif. Il permet de créer et envoyer des campagnes SMS et email facilement. Des modèles de campagne sont déjà fournis.
• L’outil est intuitif et facile à utiliser.
• Le prix est abordable, notamment au regard des fonctionnalités proposées (le CRM est disponible dans la version la moins chère à 29 € / mois).

J’aime particulièrement :

• Le portail d’accès client qui améliore sensiblement l’expérience que l’entreprise propose à ses clients : un atout pour convertir et fidéliser !

Points faibles

• Il n’y a pas de module compta-gestion intégré : pas de suivi des dépenses, pas de suivi de trésorerie, pas de gestion des stocks, pas de tableaux de bord de gestion financière. Ce point ne pose pas de problème si vous avez déjà un logiciel à cet effet. Par ailleurs, VCITA peut être synchronisé au volet comptable du logiciel Quickbooks.
• Le module facturation n’inclut pas de conditions générales de paiement par défaut. Il faut les rédiger soi-même à partir d’un modèle trouvé ailleurs.
• Il y a beaucoup de possibilités, ce qui prolonge la durée de prise en main et de paramétrage pour l’ensemble des fonctionnalités

Attention depuis le 1er janvier 2024, QuickBooks n’est plus disponible en France, pour les entrepreneurs comme pour les experts-comptables.

L’équipe du blog du dirigeant se tient à votre disposition pour vous aider à trouver un logiciel de remplacement et/ou un partenaire de confiance.

Les tarifs VCITA

• Test gratuit pendant 14 jours

En résumé :

*Attention : les prix augmentent selon le nombre d’utilisateurs.

**Intégration à Quickbooks et Google Analytics : VCITA peut être synchronisé au logiciel de gestion Quickbooks ainsi qu’à Google Analytics. La synchronisation à Google Analytics permet d’obtenir des statistiques de visite et de conversion sur les boutons disponibles dans les campagnes marketing et dans le portail client. Il n’y a pas de connexion pour analyser les autres moteurs de recherche.

Modalités de résiliation :

• libre, pas de remboursement sur la période engagée

Récupération des données :

• libre par téléchargement sur en CSV ou Excel

Éditer des factures avec VCITA : notre test

La promesse VCITA

Piloter son entreprise et ses rendez-vous client avec un seul outil.

Nature de l’outil

• Outil mode Saas (software as a service) = connexion et utilisation uniquement en ligne – données stockées dans le Cloud

En résumé : quel service – Pour qui ?

Avec ses fonctionnalités et son mode d’utilisation, VCITA vise les TPE et les indépendants, de 1 à 5 personnes maximum. VCITA est à utiliser dans une optique de centraliser, sur la même application, la facturation et le suivi de clientèle (CRM).

Avec VCITA, les équipes peuvent facilement suivre un dossier client et prendre la main dans la relation-client.

Ce logiciel n’est pas à utiliser dans une optique comptabilité-gestion : pas de suivi des dépenses ou des notes de frais, pas de calcul des soldes de gestion.

Inscription et prise en main

La configuration VCITA est intuitive et rapide.

Voici le menu central :

Fonctionnalités VCITA

Zoom sur le logiciel de facturation

Le module de devis facture est relativement simple à utiliser. Vous devez paramétrer en amont :

• les coordonnées client
• la devise
• les données de paiement en ligne si vous voulez activer cette option (dans l’onglet paramètres).

Vous disposez d’un module catalogue service et catalogue produit relié au logiciel de facturation, pour remplir automatiquement les rubriques dédiées au produit/service (prix unitaire, TVA…).

Vous avez un tableau de bord de suivi des paiements. Vous pouvez effectuer une recherche filtrée des documents commerciaux : par date, factures payées, factures impayées, devis en attente, etc. Ce filtre vous permet de visualiser les retards de paiement et de faire vos relances.

Voici le module pour créer une facture :

Grosse déception : il n’y a pas de conditions générales par défaut, comme c’est souvent le cas sur les outils de facture devis : délais de paiement, taux des pénalités en cas de retard, etc. À vous de les rédiger (une seule fois suffit, les conditions se retranscrivent ensuite sur tous les documents commerciaux suivants).

Voici le catalogue de produits /services relié au module facturation :

Vous avez aussi la possibilité de faire un catalogue « prestation » avec tarification en durée + possibilité de proposer une prise de rendez-vous automatisée en ligne. 

La connexion « Réserver avec Google »

À propos de rendez-vous automatisé, la démarche se passe via un bouton inséré dans Google / Google Maps. Vous pouvez paramétrer cette connexion depuis VCITA, quel que soit le niveau d’abonnement souscrit.

Le CRM

Le module CRM est intuitif et complet. Il s’agit du module CRM le plus complet que j’ai pu tester jusqu’à présent sur les outils de facturation. Cette fonctionnalité du logiciel est le fondement de son offre.

Comme vous pourrez le voir sur les impressions-écrans ci-dessous, pour un client donné, vous accédez :

• à gauche de l’écran, aux événements récents et données globales de paiement.
• Au centre, à plusieurs rubriques que vous complétez au fur et à mesure de votre relationnel-client : conversation, notes complémentaires, prises de RDV et données de paiement détaillées.
• À droite, les informations client générales et les éventuelles données de carte bancaire

La rubrique Conversation est surprenante : elle permet une interaction en messagerie privée avec votre client. En effet avec VTICA, vous pouvez partager un espace commun et collaboratif avec votre client : le portail client.

Voilà comment cela se passe :

• votre client est notifié par email quand vous faites une manipulation sur le portail / dossier collaboratif. Voici un exemple de notification qu’il sera susceptible de recevoir.

Et voici le dossier partagé que visualise votre client lorsqu’il se connecte à son espace :

Depuis cette interface, votre client accède aux documents que vous mettez à sa disposition. Il accède également à une messagerie pour vous joindre. Il peut prendre un rendez-vous, effectuer un paiement en ligne, visualiser les factures et devis en cours.

Globalement, voici les différentes notifications que vous pouvez envoyer à votre client pour l’inciter à se connecter à votre dossier partagé :

Vous pouvez aussi ajouter des rappels pour vos différentes deadlines en gestion de projet :

On peut dire que ce CRM est une valeur ajoutée pour toute entreprise qui veut un relationnel-client au top niveau. Parmi les fonctionnalités du CRM, le portail client est un véritable outil de gestion de projet.

Avec un tel logiciel, votre entreprise peut se revendiquer tournée vers l’expérience client.

Le module marketing

Le logiciel VCITA prévoit des campagnes mails pré-rédigées, que vous pouvez modifier à votre guise. Les campagnes sont envoyées via les données de client du logiciel. Vous pouvez donc envoyer une newsletter en quelques clics.

L’interface ressemble à l’outil de gestion des emails Mailchimp.

Voici le modèle (modifiable) proposé dans la rubrique « Contacter les clients qui ont laissé un avis »

Support technique et service client

Un service de messagerie instantanée est disponible. La réponse a été immédiate aux heures ouvrées, mais j’ai posé plusieurs questions sur le même sujet pour obtenir une réponse approfondie, comme vous pourrez le voir ci-dessous :

Récapitulatif : avis clients

Les avis VCITA sont globalement positifs. Les retours concernent :

• le nombre de fonctionnalités qu’il est possible d’automatiser pour gagner du temps, notamment dans le volet Marketing
• le CRM

Les avis négatifs visent le support technique qui semble moins disponible en France. En effet, les abonnements prévoient un degré d’assistance différent selon le niveau d’abonnement et de prix : dommage !

Avis final

De notre point de vue, VCITA est un très bon outil de gestion client. Les fonctionnalités marketing et CRM sont de très haute qualité. Les possibilités de prise de rendez-vous en ligne et de paiement, ainsi que le portail client sont des atouts pour tous ceux qui veulent se différencier sur leur marché en offrant une expérience-client.

Je recommande VCITA à tous les dirigeants d’entreprise qui cherchent un outil de facturation relié à un logiciel CRM + marketing.

Attention, il n’y a aucun module pour suivre la gestion et la comptabilité. De fait, cet outil n’est pas adapté aux professionnels qui cherchent des fonctionnalités de type comptabilité analytique, suivi de trésorerie, suivi des écritures comptables, suivi des stocks, calcul de marge et des soldes de gestion (c’est souvent le cas d’un artisan, d’un professionnel de l’import/export ou d’une activité commerciale ou ecommerce).

En bref, au blog du dirigeant, nous recommandons VCITA pour les petites entreprises : les TPE et PME de 1 à 5 personnes qui veulent automatiser la facturation + monter en puissance grâce à une bonne gestion commerciale. Ce logiciel vise un indépendant en entreprise individuelle, en auto-entreprise ou une EURL/SARL, SASU/SAS.  

Le logiciel VCITA est plus particulièrement adapté aux activités suivantes :

• prestation de service
• digital
• profession libérale

Les entrepreneurs qui utilisent Quickbooks peuvent envisager une synchronisation pour constituer un véritable progiciel de gestion.

Quelques définitions pour mieux cerner les outils de gestion

Progiciel de gestion, ERP et CRM sont des termes courants sur le marché des logiciel d’entreprise et des outils de gestion. Voici les définitions :

Un progiciel centralise la gestion des processus issus de plusieurs services. Un progiciel de gestion intégrée (PGI) va plus loin : il gère l’ensemble des processus et des fonctions de l’entreprise, de la comptabilité et des ressources humaines en passant par le service financier, le service informatique, la gestion des achats, le service commercial, etc. Un PGI est plus communément appelé ERP (en anglais : Enterprise Resource Planning).

Un logiciel CRM pour Customer Relationship Manager est un outil dédié à la gestion des clients (suivi des ventes, suivi du relationnel client…) c’est-à-dire un outil dédié à la gestion commerciale.