Test et avis sur le logiciel Quickbooks

Attention depuis le 1er janvier 2024, QuickBooks n’est plus disponible en France, pour les entrepreneurs comme pour les experts-comptables.

L’équipe du blog du dirigent se tient à votre disposition pour vous aider à trouver un logiciel de remplacement et/ou un partenaire de confiance.

Cet article test et avis du logiciel Quickbooks avait pour but de vous décrire les fonctionnalités de la solution, vous donner des visuels pour vous faire une idée de l’interface proposée, et donner l’avis du Blog du Dirigeant sur cette solution. Nous maintenons cette page en ligne pendant quelques temps afin d’informer les lecteurs de l’arrêt de cette solution et leur permettre de trouver des solutions alternatives.

Quickbooks était un logiciel de facturation et de comptabilité 100% en ligne. C’était une solution qui convenait aux freelances et entreprises de moins de 20 salariés qui cherchent un moyen d’automatiser la gestion d’entreprise. 

1) Description

L’outil Quickbooks est développé et commercialisé par la société américaine Intuit. Avec cette solution, l’éditeur s’adresse principalement aux freelances, TPE et PME dans moins de 20 salariés. Ses fonctionnalités en terme de facturation et de comptabilité sont très complètes. Elles permettent de mieux structurer vos démarches administratives et votre suivi client. Ainsi, Quickbooks contribuera à réduire votre Besoin en Fonds de Roulement (BFR) et améliorer la trésorerie de votre entreprise. (voir Les avantages d’un logiciel de facturation)

2) Tarifs Quickbooks

L’éditeur Intuit propose 3 options d’abonnement sans engagement :

• La formule Simple Start à 10€/mois
• La formule Essentials à 29€/mois
• La formule Plus à 49€/mois

Dans cet article, nous nous intéresserons uniquement à la solution Essentials.

	Simple Start	Essentials	Plus
Nombre d’utilisateurs	1	3	5
Suivi des ventes	✔	✔	✔
Devis et facture: création envoi et suivi	✔	✔	✔
Alertes et relances en cas d’impayés	✔	✔	✔
Connexion des comptes bancaires	✔	✔	✔
Gestion de la TVA	✔	✔	✔
Accès gratuit pour l’expert-comptable	✔	✔	✔
Support client gratuit & illimité (téléphone, chat, email)	✔	✔	✔
Capture des dépenses par saisie photo		✔	✔
Gestion des factures fournisseurs		✔	✔
Programmation des factures et paiements récurrents		✔	✔
Suivi du budget prévisionnel			✔
Comptabilité analytique			✔
Gestion et envoi des bons de commandes			✔
Refacturation des frais aux clients			✔
Prix mensuel	10€	29€	49€

3) Inscription et prise en main

• Les supports disponibles pour Quickbooks
  

Quickbooks est disponible sur différents supports pour vous accompagner partout où vous allez :

• Ordinateur
• Tablette
• Smartphone

L’application dédiée, disponible sous IOS et Android, permet une navigation fluide sur les supports mobiles. La majorité des fonctionnalités sont disponibles sur l’application. L’ergonomie est excellente.

• Une prise en main simple et intuitive

Lors de l’inscription, il faut renseigner un maximum d’informations afin de configurer le logiciel de manière optimale :

• Sa raison sociale
• La forme juridique de l’entreprise
• Le régime de TVA
• D’autres informations relatives à votre entreprise (adresse, numéro de Siret, etc.).

Lors de votre première connexion, une courte démo est proposée pour faciliter la découverte et la prise en main. Bien que succincte, elle est très largement suffisante, tant le logiciel Quickbooks est intuitif.

L’interface est extrêmement simple et facile à prendre en main. Les informations essentielles sont affichées sur la page d’accueil.

On apprécie également le design pensé pour être aussi accessible et “user-friendly” sur smartphone.

Le logiciel est totalement configurable. Vous pouvez notamment :

• Configurer vos données client (importer (format CSV ou Excel)) ou créer des fiches client) ;
• Connecter vos comptes bancaires ;
• Configurer vos données fournisseur (importer (format CSV ou Excel) ou créer des fiches fournisseur) ;
• Personnaliser vos documents commerciaux ;
• …

Le gain de temps résultant de l’automatisation dépend en grande partie de la qualité de la configuration. Cette étape est rendue aisée par la facilité d’utilisation de Quickbooks mais il est important d’y consacrer du temps.

4) Fonctionnalités de Quickbooks

• La facturation

Dans son module facturation, Quickbooks  permet de créer différents documents commerciaux :

• Devis ;
• Factures ;
• Avoirs.

Créer ces documents est encore plus rapide si vous avez une base de données client disponible dans votre logiciel. Avant d’établir vos premiers devis/facture/avoir, il est utile de créer ou d’importer l’ensemble de vos fiches client.

Pour créer un devis, il faut procéder de la manière suivante :

• Cliquez sur le bouton “Nouveau” puis sélectionnez “devis”
• Choisissez un contact existant ou créez-en un nouveau
• Complétez le devis avec les informations souhaitées
• Enregistrez et envoyez à votre client.

Avec Quickbooks, il faudra compter une minute pour réaliser un devis simple et jusqu’à trois minutes pour un devis complexe.

Exemple de devis personnalisé :

Quickbooks propose un modèle par défaut simple et sobre. Vous pouvez le personnaliser et créer un modèle en ajoutant un logo, en changeant la police et les couleurs. Cela contribue à améliorer la crédibilité de votre entreprise.

Une fois le devis enregistré, vous pourrez :

• Le convertir en facture
• Le dématérialisé
• L’envoyer par email à votre client.

Votre client recevra ainsi un mail de votre part avec, en pièce jointe, le devis ou la facture.

Quickbooks vous permet également de suivre vos impayés et de mettre en place des relances de paiement automatiques.

Exemple de relance automatique:

• La comptabilité 

L’enjeux du module comptabilité est triple. Tout d’abord, il permet l’amélioration de la communication entre le service commercial et administratif. Il contribue également à réaliser un gain de temps considérable pour l’expert comptable interne et externe (réduction des honoraires) et à limiter sensiblement le risque d’erreur.

Quickbooks propose de multiple fonctionnalités pour structurer et automatiser le cycle de facturation.

Il permet  :

• De réaliser des saisies automatiques ou manuelles
• De pré-remplir votre déclaration de TVA
• De faciliter le suivi bancaire (rattacher vos opérations bancaires, automatiser le rapprochement bancaire…)
• De gérer vos factures fournisseurs
• De saisir vos dépenses par capture photo
• De réaliser des exports comptables et donner un accès à votre expert comptable
• …

Ces fonctionnalités facilitent l’accès à l’information pour votre expert-comptable. Si vous évoluez sans expert-comptable, ces fonctionnalités permettent de réaliser votre propre comptabilité plus efficacement.

• La trésorerie

Quickbooks propose également au sein de ses fonctionnalités la gestion de la trésorerie de votre entreprise. Quickbooks permet d’avoir un aperçu de la trésorerie de son entreprise à tout instant, mais fournit également un prévisionnel de trésorerie vous permettant d’anticiper la trésorerie, jusqu’à 24 mois basés sur votre activité.

• L’intégration d’autres outils

Au sein même de son interface, Quickbooks permet de vous connecter à d’autres outils afin d’offrir un plus grand nombre de fonctionnalités. Des solutions telles que Paypal, Stripe ou Receipt Bank entre autres, sont disponible directement depuis Quickbooks.

Liste des applications disponibles :

Depuis peu, Quickbooks se connecte à VCITA, un logiciel CRM puissant que nous apprécions pour sa capacité à optimiser la relation-client (outil pour améliorer l’expérience-client, pour fidéliser et analyser ses performances commerciales).

-> Voici notre test complet du logiciel VCITA

Plus généralement, l’API Quickbooks permet une synchronisation avec n’importe quelle autre application pour pouvoir répondre à des problématiques spécifiques, plus complexes (site e-commerce en particulier). Cependant, la configuration à des logiciels ou ERP autres que ceux énumérés ci-dessus nécessite l’intervention de ressources techniques supplémentaires (développeurs).

5) Support technique et service client

Le service client Quickbooks est joignable par téléphone ou par email. Aussi, vous pouvez les contacter avant de vous engager afin d’avoir plus d’informations sur le logiciel.

Si vous avez besoin d’aide, de nombreuses ressources en ligne sont disponibles:

• Un site communautaire Quickbooks France;
• La plateforme d’e-learning Quickbooks University  ;
• Des webinars organisés par les équipes de Quickbooks ;
• …

6) Recommandations

Quickbooks est un outil de gestion de facturation et de comptabilité très bien abouti. À la suite de ce test, nous le recommandons fortement aux entrepreneurs, TPE et PME de moins de 15 salariés cherchant à homogénéiser leurs processus administratifs. Sa facilité d’utilisation permettra de l’intégrer très facilement dans le workflow de l’entreprise.

Cependant, l’absence de gestion des stocks pourra s’avérer problématique pour les commerçants. D’autres solutions plus adaptées existent, telles que Sellsy ou Macompta.fr

Pourquoi donner notre avis sur Quickbooks ?

Au blog du dirigeant, nous pensons qu’un logiciel de facturation fait partie des outils indispensables à la bonne gestion de l’entreprise et même à la réussite entrepreneuriale. Nous avons donc décidé de tester les différentes solutions pour vous proposer une classification des différents logiciels de facturation :

• selon leurs fonctionnalités
• selon la typologie d’entreprise visée

Ce travail nous a naturellement conduit à donné notre avis Quickbooks, cet outil s’avérant être l’un des plus populaires et performants du marché.