Spendesk, outil de suivi et gestion des dépenses

Présentation de Spendesk

Spendesk a vu le jour en 2016 sur l’initiative de Rodolphe Ardant, Guilhem Bellion et Jordane Giuly. Cette plateforme de gestion financière pour les entreprises propose des outils prêts à l’emploi pour permettre aux sociétés de réaliser des dépenses plus facilement, tout en effectuant le suivi et le contrôle desdites dépenses.

Comment fonctionne Spendesk ?

Spendesk est une plateforme de gestion de dépenses. Elle permet aux entreprises de gérer l’intégralité du processus de paiement et d’optimiser la gestion des dépenses professionnelles sur un seul et même outil.

Spendesk se définit comme une plateforme 7 en 1. Il est possible de gérer au sein de la plateforme toutes les étapes à savoir :

• La partie carte de paiement
• Le traitement des factures
• Le remboursement des frais
• La pré-validation des dépenses
• Le suivi des budgets
• L’analyse des dépenses
• L’automatisation comptable

Par la mise à disposition d’un seul et unique outil, Spendesk améliore la communication et la transmission d’informations entre les équipes financières d’une entreprise, et les collaborateurs.

La partie paiement de Spendesk

La partie carte de paiement Spendesk

Spendesk propose aux entreprises utilisatrices de sa solution de mettre à leur disposition des cartes de paiement physiques ou virtuelles, même des cartes de paiement virtuelles à usage unique en cas de besoin ponctuel.

Le fait de passer par ces cartes de paiement permet à l’entreprise de suivre les dépenses et modifier les plafonds de paiement des différents collaborateurs en temps réel. Il est possible d’établir des plafonds par employé ou par équipe, des modes de dépenses différents en fonction des besoins détectés. L’application permet aux équipes financières de suivre en temps réel les dépenses, et permet également aux collaborateurs de transmettre les reçus directement depuis l’application. Cela simplifie également le remboursement des salariés.

Cette fonctionnalité permet aux entreprises d’augmenter significativement leur taux de collecte des reçus et frais justificatifs.

Le traitement des factures sur Spendesk

L’outil permet de faire valider les bons de commande et les factures fournisseurs au sein de son interface. Les équipes peuvent émettre des demandes d’achat qui sont ensuite vérifiées par les responsables financiers simplement et rapidement au sein de la même interface.

L’outil donne également un suivi de chaque facture ou bon de commande et de son état en temps réel, et simplifie ainsi la partie traitement et suivi des factures fournisseurs d’une entreprise.

La partie remboursement des frais par Spendesk

Spendesk a également développé un outil permettant aux collaborateurs de rentrer leurs frais de déplacement, et Spendesk se charge de calculer l’indemnité kilométrique en contrepartie. Il est également possible de rembourser et d’automatiser le remboursement des notes de frais des collaborateurs afin de simplifier et accélérer le remboursement de frais.

Le logiciel permet également de rassembler, centraliser et sauvegarder les notes de frais permettant ainsi aux entreprises d’avoir un historique de chaque note de frais par salarié.

La partie processus par Spendesk

Contrôle des dépenses

Par ses diverses fonctionnalités, notamment celles proposées avec la carte de paiement physique ou dématérialisée, Spendesk permet une meilleure vision et un meilleur suivi et contrôle des dépenses en temps réel des équipes : plafonds et limites établis sur mesure, de manière ponctuelle ou récurrente, historiques des transactions réalisées de manière individuelle ou par équipe, suivi des paiements…

L’automatisation comptable

Avec la centralisation des différentes écritures comptables sur un même outil, Spendesk facilite également la clôture comptable en fin de période. Accès aux informations liées automatiquement aux justificatifs de paiement, relance automatique des employés n’ayant pas justifié leurs dépenses, saisie automatique dans les différents comptes prédéfinis.

Enfin, l’outil comptable de Spendesk permet une analyse des données collectées au cours du mois, et propose des intégrations natives, ainsi que des exports personnalisés pour lier les informations contenues dans Spendesk, à votre logiciel de prédilection ou d’exporter à votre façon les données utiles pour votre expert-comptable ou logiciel de comptabilité.

Le budget avec Spendesk

Toujours dans la même logique de centralisation, optimisation et efficacité, l’outil propose aux entreprises utilisatrices un suivi de leur budget au quotidien, qui permet d’anticiper les éventuels dépassements budgétaires et ajuster son budget au fur et à mesure du mois, et ne pas avoir de surprise en fin de trimestre !

Les reporting prévus

Spendesk propose aux entreprises utilisatrices d’obtenir des rapports personnalisés directement depuis l’outil en fonction des données dont vous avez besoin : suivi des dépenses des salariés, gestion des abonnements, catégorisation des dépenses.

Les intégrations possibles avec Spendesk

Spendesk a développé deux moyens de se connecter aux différents logiciels comptables des entreprises.

Il est possible comme évoqué précédemment d’exporter des rapports personnalisés depuis Spendesk, pour ensuite les intégrer dans les outils comptables utilisés par l’entreprise. La solution développe actuellement des API pour permettre à Spendesk et divers logiciels comptables de s’intégrer c’est-à-dire de communiquer entre eux pour une efficacité maximale.

A qui s’adresse Spendesk ?

Spendesk semble d’adresser à tout type d’entreprise souhaitant organiser et optimiser son processus de paiement. Toutefois, on peut remarquer que sur son site, les témoignages des entreprises allant jusqu’à 10 salariés sont absents. Il est donc plus probable que Spendesk soit réservé aux entreprises de tailles plus conséquentes, ayant au moins une dizaine de salariés, et pour lesquelles la gestion de dépenses demande un temps considérable.

Combien coûte Spendesk ?

Spendesk dispose de 3 offres différentes en fonction de la taille et des besoins en fonctionnalités des entreprises utilisatrices.

Les tarifs des différentes offres ne sont pas spécifiés en ligne, il faut contacter la solution pour demander une démo, et une explicitation des tarifs. Les tarifs ne sont pas affichés dans la mesure où ils sont variables en fonction des fonctionnalités utilisées par les entreprises.

Toutefois, les différentes offres de Spendesk bénéficient toutes de fonctionnalités de base en commun à savoir, le service client disponible en chat ou par email, une visibilité en temps réel des achats, factures et notes de frais, la certification et dématérialisation des reçus, des politiques d’approbation globales ou individuelles, une application mobile permettant de saisir les reçus et valider les demandes d’achat.

L’interface de la solution est disponible en anglais, français et même en allemand.

L’offre Starter de Spendesk

L’offre Starter permet de bénéficier de 7 utilisateurs avec 1 approbateur.

L’offre Starter offre aux entreprises :

• Cartes physiques et virtuelles
• La dématérialisation des factures fournisseurs
• Le suivi et remboursement des notes de frais
• La mise en place d’une règle de collecte et de reçus automatisés
• Des exports comptables personnalisés
• L’intégration à Xero et Slack

L’offre Essentials

L’offre Essentials ajoute à l’offre Starter, un nombre illimité d’utilisateurs. L’offre Essentials est plutôt dédiée aux PME.

Elle permet de bénéficier des fonctionnalités de l’offre Starter, auxquelles s’ajoutent :

• Les politiques d’approbations illimitées
• Un suivi disponible par centre de couts et catégories de dépenses
• Des règles de collectes de reçus automatisés
• Un paramétrage avancé de cartes de paiements physiques
• Un tableau de bord de contrôle
• Des webinars d’aide et de formation

L’offre Scale

L’offre Scale est dédiée aux PME établie ou en forte croissance.

Elle permet d’ajouter aux fonctionnalités précitées :

• La gestion de budget
• Le suivi des bons de commande
• Des rapports de tendance des dépenses et tableaux de bord avancés
• La catégorisation automatique des comptes de charges
• Une équipe de formation dédiée pour la mise en place de la solution au sein de l’entreprise
• Un gestionnaire de compte dédié

Avis client sur Spendesk

Sur Google, la solution dispose de 47 avis client pour une note de 3,8/5.

Les clients satisfaits évoquent la facilité et la rapidité de prise en main de la solution, ainsi qu’un design réussi.

Les avis mécontents évoquent quant à eux, un démarchage téléphonique un peu agressif de la part des équipes de Spendesk, la difficulté de joindre leur service client, et des dysfonctionnements des cartes bleues dans certaines situations spécifiques.

Toutefois, sur un autre tiers de confiance recensant les avis client, la solution dispose de 197 avis clients pour une note globale de 4,8/5. La plupart des avis mécontents évoquent des cartes de paiement n’étant pas acceptées partout, surtout sur des sites en ligne. Toutefois Spendesk a fait évolué son système, et les cartes semblent mieux fonctionner depuis quelques temps.

Notre avis sur Spendesk

Avec ses nombreux outils pour faciliter la gestion des dépenses en entreprise et suivre strictement ces dernières, la plateforme a gagné le statut d’outil indispensable et connait une progression fulgurante, devenant même la 26ème licorne française. La simplicité d’utilisation de Spendesk et son design épuré y sont aussi pour beaucoup dans ce succès.

Points Forts

• Utilisation de cartes bancaires physiques et virtuelles pour les paiements ;
• Traitement simplifié des notes de frais avec remboursement automatisé ;
• Version de démonstration disponible en remplissant un formulaire sur le site ;
• Services entièrement en ligne ;
• Outil à destination des TPE, PME et grandes entreprises ;
• Expérience utilisateur simple et aisée.

Points Faibles

• Indisponible dans certains pays ;
• Pas d’application mobile ;
• Pas de version gratuite ;
• Pack Starter assez limité ;
• Prix disponibles uniquement en contactant l’équipe de la plateforme.

Pour être devenue la 26ème société en France à dépasser le milliard de dollars, Spendesk est un outil de qualité supérieure. Les fonctionnalités offertes par l’entreprise permettent de changer radicalement la gestion des dépenses des entreprises et de résoudre de nombreux problèmes tout en gagnant en temps et en efficacité.

Cependant, toute licorne qu’elle soit, le modèle économique de la solution n’est peut-être pas le plus adapté surtout pour les TPE et PME qu’elle cible. En effet, il est impossible d’utiliser la plateforme pour son entreprise sans payer avec la version démo proposée. Aussi, il faut obligatoirement contacter Spendesk avant de pouvoir connaître les coûts de leurs différentes offres.