Le solde de tout compte en CDI : ce qu'il faut savoir

Il faut impérativement que l’employeur remette le solde de tout compte au salarié en CDI. Voici notre guide : les explications, les mentions obligations, les obligations de l’employeur et nos conseils !

Qu’est-ce qu’un solde de tout compte en CDI ?

A la rupture du CDI, l’employeur doit remettre deux documents au salarié. On retrouve le certificat de travail ainsi que le solde de tout compte.

Le solde de tout compte fait l’inventaire des sommes versées au salarié lors de la rupture du contrat de travail. Ce document mentionne les montants perçus à titre de rémunération (salaire) et d’indemnités payées à l’employé lors de son départ de l’entreprise.

Quelles sont les obligations de l’employeur ?

Ainsi, l’employeur doit impérativement établir le solde de tout compte du salarié en CDI. C’est une obligation légale mentionnée dans le Code du travail. Peu importe les raisons de la rupture, le solde de tout compte est à remettre.

Ce document doit être établi en double exemplaires : l’un pour l’employeur, l’autre pour le salarié.

L’employeur doit rédiger scrupuleusement le solde de tout compte en CDI de son salarié. En effet, en cas de rédaction imprécise, le salarié peut réclamer le paiement de sommes non expressément mentionnées sur le document.

Que faire lorsque l’on ne reçoit pas le solde de tout compte ?

Le salarié, qui ne reçoit pas le solde de tout compte à la fin de son CDI, doit contacter l’employeur. Il est possible de rendre contact par téléphone, par simple rencontre ou par lettre recommandée avec accusé de réception.

À défaut de recevoir ce document, le salarié peut agir en justice devant le Tribunal des Prud’hommes. L’employeur encourt une condamnation à des dommages et intérêts pour remise tardive du reçu de solde de tout compte.

A quel moment le solde de tout compte en CDI est-il émis ?

Le reçu pour solde de tout compte est à délivrer lorsque le CDI prend fin. Les raisons de la fin du contrat de travail sont multiples :

• A la rupture conventionnelle ou unilatérale du CDI.
• En cas de démission du salarié.
• Lorsque l’employeur prononce le licenciement du salarié (avec ou sans préavis), et ce, peu importe la cause du licenciement : pour motif personnel, faute grave ou inaptitude.
• En cas de préretraite ou de départ à la retraite du salarié.

Comment calculer le solde de tout compte en CDI ?

Plusieurs éléments sont à prendre en compte. Un salarié est rémunéré tous les mois en fonction des heures effectives de travail dans le mois.

Il faut également prendre en compte le solde des primes annuelles. Les primes annuelles correspondent à une somme versée en sus du salaire de base. Cela permet de compléter la rémunération de base. En général, le versement des primes annuelles se retrouve dans les conventions collectives, de branches et d’entreprise. Toutefois, ce versement peut résulter de la simple volonté de l’employeur ou selon l’usage.

On ajoute à cela, l’indemnité compensatrice de congés payés. Pour calculer cette indemnité, il faut établir le nombre de congés acquis / 25 jours de congé dans l’année. Le résultat obtenu doit être multiplié par la rémunération brute annuelle puis multiplié par 10 %.

Comment rédiger le document de solde de tout compte en CDI ?

Les mentions obligatoires

Le solde de tout compte est à rédiger de façon précise et claire. Il faut énoncer le total des sommes dues au salarié à la date de fin du contrat. Cela signifie donc :

• Le salaire jusqu’à la fin de son contrat de travail ;
• Les heures supplémentaires impayées à l’employé ;
• L’indemnité de repos compensatoire non perçue, de départ ;
• Les primes ou gratifications ;
• Le prorata du 13emois, le cas échéant ;
• Le solde et liquidation du compte-épargne, sauf en cas de transfert ;
• L’épargne salariale ;
• Le montant des jours de RTT non perçu par le salarié.

Comment dénoncer un solde de tout compte en CDI ?

A la réception du solde de tout compte en CDI, on distingue plusieurs cas de figure. Le salarié est libre de signer ou non le reçu. Le délai de contestation du solde de tout compte varie en fonction de la signature ou non du salarié. De plus, il peut formuler des réserves ou contester le reçu.

L’importance de la signature du solde de tout compte

Le salarié, qui signe le solde de tout compte, peut dénoncer le reçu dans les six mois qui suivent sa signature. La contestation porte sur les sommes mentionnées par l’employeur.

Dans l’hypothèse où le salarié ne dénonce pas le solde de tout compte en CDI dans le délai imparti, l’employeur est libéré des sommes mentionnées.

Dans l’hypothèse où le salarié ne signe pas le solde de tout compte, un délai de deux ans court pour toute contestation. Au-delà de ce délai, toute contestation est irrecevable.

La formulation de réserves

La formulation de réserves intervient dans le cas où le salarié considère que les sommes mentionnées sont inexactes, incorrectes. Le salarié est en droit d’y apposer la mention « Avec réserves ». Cette mention fait obstacle à la libération de l’employeur.

Le salarié, qui ne signe pas le reçu de solde de tout compte, peut formuler une réserve dans un délai de deux ans à compter de la réception.

Les conseils LBdD

Rien n’oblige l’employeur à apposer la mention de la date du reçu. Ce n’est pas une condition légale de validité du reçu. Toutefois, en mentionnant la date du reçu, le délai de contestation commence à courir. Cela signifie que l’on connait le point de départ du délai pendant lequel le salarié peut dénoncer le solde.

Ainsi, à l’expiration du délai, on estime que l’employeur a justifié le paiement en bonne et due forme des sommes mentionnées sur le document.

La procédure de contestation

L’article D 1234-8 du Code du travail définit la procédure de contestation du solde de tout compte en CDI. Il faut que le salarié adresse une lettre recommandée avec accusé de réception à son l’employeur. Doivent figurer sur le document les raisons de la contestation. La lettre doit porter la mention « dénonciation ».

Toutefois, l’employeur peut également contester les raisons énoncées par le salarié. Le Conseil des Prud’hommes est compétent en la matière.

L’effet libératoire du reçu de solde de tout compte en CDI

L’effet libératoire du reçu de solde de tout compte en CDI ne concerne que les sommes qui y sont expressément mentionnées. Le caractère express est très important. En effet, si le solde de tout compte ne cite pas, mais renvoie directement à un autre document, le solde de tout compte n’a pas d’effet libératoire.

Par exemple, on considère qu’un solde de tout compte, qui renvoie pour le détail des sommes au bulletin de salarié du salarié, ne libère pas l’employeur à l’issue de l’expiration du délai de contestation.