Les étapes pour se séparer d'un collaborateur

1 – Identifier les raisons et la nécessité de la séparation

La décision de se séparer d’un collaborateur est toujours délicate et doit être fondée sur des raisons claires et légitimes.

Plusieurs causes peuvent justifier cette séparation.

Elles peuvent être directement du fait du collaborateur.

Il peut s’agir d’une inadéquation entre le collaborateur et les exigences du poste, comme un manque de compétences, l’incapacité à atteindre les objectifs fixés, ou une incompatibilité avec la culture de l’entreprise. Des comportements inappropriés, tels que des conflits répétés, le non-respect des règles ou des valeurs de l’entreprise, peuvent également constituer des motifs valables.

Il est également possible que l’origine de la séparation ne soit pas du fait du collaborateur directement. Des raisons économiques, telles qu’une baisse d’activité ou une réorganisation interne, peuvent imposer ce type de décision.

Enfin, des situations spécifiques sans qu’elle ne soit liées au comportement du collaborateur ou à des éléments extérieurs. Ce sont des raisons « naturelles », comme la fin d’une période d’essai ou d’un contrat à durée déterminée, peuvent également mener à une séparation.

Quelle que soit la raison, avant de prendre une telle décision, il est important (et obligatoire) de vérifier sa légitimité : il faut analyser les faits, les documents, et recueillir les feedbacks nécessaires.

Une consultation avec un service RH ou un expert, tel qu’un avocat spécialisé, peut garantir la solidité juridique de la démarche.

Par ailleurs, envisager des alternatives, comme la formation ou la médiation, peut parfois permettre d’éviter une rupture définitive et de corriger les difficultés rencontrées lorsque la situation le permet.

2 – Choisir la bonne procédure (aspects juridiques et administratifs)

La séparation avec un collaborateur doit s’effectuer dans le strict respect du cadre légal en France, sous peine d’engager la responsabilité de l’entreprise.

Selon la situation rencontrée, plusieurs procédures peuvent être envisagées à savoir la rupture conventionnelle, le licenciement pour motif personnel, le licenciement pour motif économique.

La fin d’une période d’essai, d’un CDD ou la démission du collaborateur peuvent aussi aboutir à une fin de contrat entre l’entreprise et le collaborateur.

La rupture conventionnelle

La rupture conventionnelle, repose sur un accord mutuel entre l’employeur et le salarié, avec des avantages comme la simplicité et l’accès aux allocations chômage, mais elle nécessite une homologation par la DREETS (Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités).

Le licenciement pour motif personnel

En cas de licenciement pour motif personnel, qu’il soit disciplinaire (faute), lié à une insuffisance professionnelle ou à une inaptitude médicale, l’employeur doit justifier de motifs précis et respecter des étapes obligatoires.

Le licenciement pour motif économique

Le licenciement pour motif économique, quant à lui, implique des démarches spécifiques comme l’application de critères d’ordre pour déterminer les postes supprimés.

En fonction de la taille de l’entreprise, certaines mesures complémentaires peuvent venir s’ajouter, c’est notamment le cas des entreprises de plus de 50 salariés qui licencient plus de 10 salariés sur 30 jours. Elles sont tenues d’élaborer un plan de sauvegarde de l’emploi.

Les formalités à respecter

Sur le plan administratif, certaines obligations ne peuvent être négligées, qui diffèrent en fonction de la procédure engagée.

Toutefois la procédure de licenciement d’un collaborateur impose toujours de notifier la décision par écrit, une convocation du collaborateur à un entretien préalable. Il est également essentiel de respecter les délais légaux en vigueur.

À la fin du contrat, l’employeur doit remettre des documents essentiels : le solde de tout compte, un certificat de travail, et une attestation destinée à Pôle emploi. Enfin, selon le type de séparation, des indemnités spécifiques peuvent être dues, telles que celles prévues en cas de licenciement ou de rupture conventionnelle.

3 – Préparer et mener l’entretien de séparation

Bien préparer l’entretien en amont

L’entretien de séparation est une étape essentielle dans le processus, à la fois pour préserver la relation professionnelle et pour garantir une transition sereine. Toutefois il n’en est pas moins évident.

Une préparation rigoureuse en amont est indispensable. Cela inclut la collecte de preuves et de faits concrets justifiant la décision, tels que des objectifs non atteints ou des avertissements antérieurs.

Il est également important d’anticiper les questions que le collaborateur pourrait poser, notamment sur les indemnités ou les raisons précises de la séparation. Le choix d’un lieu calme, neutre et d’un moment opportun, loin des situations “à chaud”, contribue à favoriser un échange constructif.

La conduite de l’entretien

Lors de l’entretien, la clarté et la transparence doivent guider l’échange. Il s’agit d’expliquer la décision avec des arguments précis, tout en abordant ses implications.

Dans le même temps, adopter une posture respectueuse et empathique est primordial : écouter activement les émotions du collaborateur et reconnaître son ressenti sans le juger.

Si possible, l’entreprise peut proposer des formes d’accompagnement, comme un appui à la recherche d’emploi (outplacement), ou des mises en relation avec des réseaux professionnels comme l’APEC ou des cabinets de recrutement. Cet accompagnement post contrat peut contribuer à rendre la transition plus fluide, et plus facilement intégrée.

La gestion du dialogue durant l’entretien requiert à la fois fermeté et souplesse.

Il est essentiel de répondre de manière factuelle aux objections du collaborateur et de rester calme et courtois, même en cas de tensions. Laisser de l’espace à la discussion tout en proposant un suivi, comme un entretien complémentaire ou une disponibilité pour répondre à des questions ultérieures, permet de conclure l’échange sur une note professionnelle et respectueuse.

4 – Se séparer d’un collaborateur :gérer la phase de sortie

La phase de sortie d’un collaborateur requiert une gestion rigoureuse pour assurer une transition fluide, tant sur le plan administratif que relationnel.

La gestion administrative de la sortie

Sur le plan administratif, il faut lui remettre l’ensemble des documents de fin de contrat, tels que le solde de tout compte, le certificat de travail, et l’attestation destinée à Pôle emploi.

Par ailleurs, il convient de vérifier si des clauses spécifiques, comme la clause de non-concurrence ou de confidentialité, sont applicables, et de rappeler leurs implications si nécessaire.

La communication lors de la phase de sortie d’un collaborateur

La sortie d’un collaborateur doit faire l’objet d’une annonce spécifique à l’équipe et l’ensemble des collaborateurs. L’annonce du départ à l’équipe doit être faite de manière appropriée, en veillant à respecter la confidentialité et à éviter de divulguer des informations personnelles.

Cette étape est à ne pas négliger pour maintenir un climat social serein, prévenir les rumeurs et rassurer les collaborateurs restants. Il est également important de gérer rapidement les aspects techniques et logistiques liés au départ : récupération des badges d’accès, restitution du matériel professionnel et désactivation des accès aux systèmes informatiques.

Enfin, dans certains cas, il peut être bénéfique de maintenir une relation professionnelle avec le collaborateur après son départ. Ce lien peut se traduire par des contacts sur des plateformes comme LinkedIn, des recommandations mutuelles ou la fourniture de références pour ses futurs employeurs.

Cette approche permet non seulement de préserver une image positive de l’entreprise, mais aussi de favoriser un réseau professionnel enrichissant pour les deux parties.

5 – Limiter l’impact du départ sur l’entreprise

Le départ d’un collaborateur peut entraîner des perturbations importantes si des mesures préventives ne sont pas prises, et que ce départ n’est pas correctement anticipé.

L’une des priorités est d’organiser efficacement la transmission des savoirs du collaborateur en poste à l’équipe. Cela passe par une passation claire des dossiers en cours et une documentation détaillée des procédures et informations clés.

Pour minimiser la perte de compétences, il est essentiel d’impliquer les membres de l’équipe dans cette phase de transition, afin qu’ils puissent se préparer à reprendre certaines responsabilités ou partager les connaissances nécessaires. Cette phase ne doit pas être sous-estimée, et doit être bien anticipée et structurée pour qu’elle se déroule efficacement.

La gestion de la charge de travail est un autre point critique. En l’absence de remplacement immédiat, il convient de redistribuer provisoirement les tâches parmi les membres de l’équipe, tout en veillant à éviter une surcharge excessive.

Il peut également être pertinent de mettre en place un plan de succession ou d’organiser des sessions de formation pour les collaborateurs amenés à assumer de nouvelles missions. Une réorganisation interne ou un recrutement peut être envisagé par la suite pour combler le vide laissé par le départ.

Étudier la cause du départ

Le départ d’un collaborateur peut être révélateur de causes profondes, sur lesquelles il convient de s’interroger, et d’identifier. Ce dernier peut parfois révéler des problématiques sous-jacentes, telles que des lacunes dans le management, des conditions de travail inadaptées ou des erreurs dans le processus de recrutement.

Une évaluation approfondie permettra de détecter ces éventuelles failles et de mettre en place des actions correctives. Cela peut inclure un ajustement des processus internes, la mise en place d’outils de feedback, comme des évaluations 360°, ou encore des initiatives pour renforcer la satisfaction et l’engagement des collaborateurs à l’avenir.

Pour vous assurer que ces procédures sont correctement mises en place et que chaque départ est géré dans les meilleures conditions, faire appel à un service RH externalisé peut être une solution précieuse. Ces experts vous accompagnent dans toutes les démarches, de l’aspect juridique à la communication interne, tout en vous conseillant sur les bonnes pratiques à adopter. Vous pourrez ainsi vous concentrer sur le développement de votre activité tout en garantissant une gestion humaine et conforme de vos ressources.