Le registre des assemblées générales : Fonction, Rédaction et Sanction(s)

La fonction et le contenu du registre des assemblées générales 

La fonction du registre des assemblées générales  

Le registre des assemblées générales poursuit une double fonction. En effet, il offre une utilité probatoire en authentifiant les décisions prises, tout en servant de moyen de classification administrative. Ainsi, cette double fonction du registre des assemblées générales facilite la transparence et la traçabilité des évènements liés aux réunions d’assemblée générale (AG).

Cette classification administrative des procès-verbaux passe par un classement par ordre chronologique des décisions clés de la vie de la société. 

Le contenu du registre des assemblées générales 

Comme indiqué ci-dessus, le registre des assemblées générales classe par ordre chronologique les procès-verbaux des délibérations. 

Quelles sont les mentions obligatoires devant figurer dans un procès-verbal de délibération d’AG ? 

• Date et lieu de l’Assemblée générale (AG) ; 
• Mode de convocation ; 
• Ordre du jour de l’AG ; 
• Composition du bureau (s’il s’agit d’une société anonyme (SA)); 
• Noms et prénoms et des associés présents ou représentés de la société (il convient de préciser le nombre de parts sociales détenues par chacun) ; 
• Documents et rapports soumis à l’assemblée ; 
• Résumé des débats ; 
• Résultat des votes ; 
• Texte des résolutions mises aux voix ; 

À noter : 

• S’il s’agit d’une société anonyme (SA), les procès-verbaux doivent être signés par l’ensemble des membres du bureau. Ceux-ci peuvent notamment être signés au moyen d’une signature électronique ; 
• S’il s’agit d’une société à responsabilité limitée (SARL), les procès-verbaux doivent être signés par le ou les gérants ; 
• S’il s’agit d’une société en nom collectif (SNC), les procès-verbaux doivent être signés par l’ensemble des associés présents aux assemblées générales ; 

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Le registre des assemblées générales est-il obligatoire pour toutes les formes juridiques ? 

La tenue d’un registre des assemblées générales est obligatoire pour l’ensemble des sociétés civiles et commerciales. Cette obligation est également valable auprès des sociétés individuelles. 

Ainsi, sont tenues d’établir un registre des assemblées générales, les sociétés suivantes : 

• Société à responsabilité limitée (SARL) ; 
• Société anonyme (SA) ; 
• Société civile immobilière (SCI) ; 
• Société par actions simplifiées (SAS) ; 
• Société en nom collectif (SNC) ; 
• Société civile professionnelle (SCP) ; 
• Société d’exercice libéral (SEL) ; 
• Société en participation (SEP) ; 
• … ; 

Il convient de préciser que depuis l’ordonnance du 23 juillet 2015 portant simplification du régime des associations et des fondations, la tenue d’un registre des assemblées générales n’est plus obligatoire. 

Toutefois, accomplir cette formalité est vivement conseillé. En effet, ce document joue un rôle central dans la gestion administrative et juridique de l’association. En ce sens qu’il est témoin de ses choix et de son évolution. Ainsi, sa tenue consciencieuse contribue à la bonne gouvernance de l’association et facilite les démarches légales et administratives tout au long de son existence. 

Comment doit-être tenu le registre des assemblées générales ? 

Faire parapher et coter le registre des assemblées générales 

Tout d’abord, le registre des assemblées générales doit être paraphé et coté avant sa première utilisation.

Il doit être coté, en ce sens que les pages vont être numérotées afin d’éviter toute substitution. Ensuite, quant à la paraphe, il s’agit de faire signer, à une date certaine, les documents sociaux par une autorité administrative compétente (maire, adjoint au maire, greffier du tribunal de commerce, juge du tribunal judiciaire). En outre, cela garantit son intégrité. 

Généralement, pour la tenue de leur registre des assemblées générales, les sociétés utilisent des classeurs comportant des feuilles mobiles. Ainsi, sur ces feuilles, elles vont dresser leurs procès-verbaux de délibération. 

Toutefois, l’utilisation d’un classeur n’est pas une obligation. Mais, dans cette hypothèse, chacune des feuilles mobiles doit être numérotée et paraphée sans discontinuité. 

Également, chaque nouvelle feuille mobile doit être jointe à la précédente. 

La conservation du registre 

Conformément aux dispositions légales, le registre des assemblées générales doit être conservé au siège social de l’organisation pendant une durée minimale de 6 ans, à compter du procès-verbal de la dernière assemblée générale qui y est relatée. 

Cette période de 6 ans garantit l’accès aux informations pertinentes et permet de respecter les obligations légales en matière de documentation des décisions prises lors des réunions d’AG. 

Il est fortement recommandé de conserver ce registre de manière illimitée, en dépit de la période légale de conservation (6 ans). En effet, cette conservation permanente présente de nombreux avantages, notamment la disponibilité d’une preuve à long terme concernant les conditions d’adoption des décisions prises lors des assemblées. 

Ainsi, le fait de conserver ces archives de manière permanente démontre également la transparence et la responsabilité de l’organisation envers ses membres, tout en préservant son patrimoine documentaire pour les générations futures. 

Quels sont les risques et les sanctions liés à la non-tenue ou la mauvaise tenue de ce registre ? 

Selon l’article L.238-4 du Code de commerce, tout intéressé est autorisé à saisir le président du tribunal pour lui demander d’enjoindre sous astreinte la transcription des procès-verbaux des assemblées générales sur le registre. 

Également, une mauvaise tenue du registre des assemblées générales peut être assimilée à une faute de gestion. Ainsi, la responsabilité personnelle du dirigeant de l’organisation. 

Enfin, il convient de préciser que dans l’hypothèse d’une falsification des informations présentes dans le registre constitue un délit grave, passible de sanctions sévères à la fois sur le plan pénal et le plan civil. En effet, conformément à l’article 441-1 du Code pénal, le délit de faux et usage de faux peut entraîner une peine d’emprisonnement de 3 ans et une amende pouvant atteindre 45 000 €. 

Ainsi, si cette falsification entraîne un préjudice, le ou les auteur(s) peuvent être tenus pour responsables sur le plan civil et être contraints de verser des dommages et intérêts aux parties affectées.