Comment rédiger et gérer les devis ?

S’il permet de nouer une relation, de laisser une trace et d’expliquer la nature d’une prestation, le devis contribue aussi à améliorer le suivi administratif et commercial d’une vente.  Voici pourquoi et comment gérer son service de devis.

Faut-il faire un devis : le devis est-il obligatoire ?

Certaines activités spécifiques sont obligées d’établir un devis avant de réaliser une vente : c’est le cas des entreprises de déménagement, de certaines prestations de services (dépannage, travaux BTP…) et de certaines prestations médicales, notamment en cas de dépassement d’honoraire.

La majorité des entreprises ne sont pas concernées par cette obligation. En fait, pour la plupart des activités, faire un devis n’est pas une obligation légale.

Pourquoi faire un devis

Dans les faits, la plupart des entreprises établissent des devis même si elles n’y sont pas obligées, afin d’encourager l’acte d’achat de leurs prospects et clients et pour partir sur une base de négociation saine. Il s’agit d‘un excellent instrument commercial, notamment si le devis est lisible, clair et net.

Jusqu’à 40% de réduction
sur votre logiciel de facturation

Comparer les offres

Jusqu’à 40% de réduction
sur votre logiciel de facturation

Comparer les offres

Comment faire un devis

Dans ces conditions, le devis est un véritable contrat (en termes juridiques, on parle d’un acte sous seing privé), c’est pourquoi vous devez le chiffrer avec exactitude. Il ne faudrait pas que vous perdiez en rentabilité, car vous auriez, en amont, mal anticipé votre mission ou votre service, en termes de temps et/ou de coût de revient.

Les mentions à faire figurer sur un devis

La législation impose un certain nombre de mentions obligatoires sur un devis :

• Les coordonnées du prospect / client et les coordonnées de votre entreprise
• La date du devis (date d’établissement)
• La description la plus détaillée possible de chaque prestation / service unitaire avec :
  • le coût final
  • la date du début de la prestation
  • la durée de la prestation (durée estimée)
  • le coût de la main-d’œuvre, des frais de déplacement et de tout surcoût, le cas échéant
  • le prix de la prestation HT
  • le détail de la TVA et le taux
  • le prix de la prestation TTC
  • les conditions de paiement : délais, acomptes, etc.
  • les conditions de garanties, le cas échéant
• La date de l’acceptation du devis avec la signature du client à côté de la mention « bon pour accord » ou « bon pour travaux ».
• Une mention précisant que le devis a été réalisé avant l’exécution de la mission
• La durée de validité du devis
• Le fait que l’établissement du devis est payant ou gratuit

Pour les artisans ayant l’obligation d’avoir une assurance professionnelle (y compris auto-entrepreneur) :

• Le nom de l’assurance avec les coordonnées
• La couverture du contrat et/ou de la garantie (zone géographique)

Comment faire des devis sans perdre de temps

La réalisation des devis : une mission chronophage

Vous pouvez réaliser un devis vous-même sur n’importe quel support : Word ou Excel pour créer des formules de calcul automatiques. Néanmoins, faire des devis soi-même devient rapidement chronophage. Il s’agit d’une tâche que beaucoup d’entrepreneurs, notamment les indépendants, retardent afin de parer au plus urgent… Nous connaissons tous des personnes autour de nous qui ont demandé un devis à une TPE/PME et n’ont jamais eu de retour !

Pour éviter cette situation où vous vous retrouvez en surcharge de travail et incapable de prendre le temps de réaliser vos devis ; de manière générale, pour éviter que la réalisation de devis ne vienne entacher la productivité de votre activité, nous vous recommandons d’utiliser un logiciel de facturation-devis.

Faire des devis rapidement avec un logiciel de facturation

La plupart des logiciels de facturation sont disponibles en ligne ou au téléchargement. Il s’agit de logiciels permettant l’automatisation des factures-devis.

Leur mode de fonctionnement est simple. Vous paramétrez l’outil en complétant :

• Votre catalogue produits/services avec vos prix,
• Votre base de données clients et prospects
• Vos conditions habituelles de règlement
• Vos coordonnées d’entreprise

Vous n’avez qu’à sélectionner le contact souhaité, la prestation ou le produit avec le volume souhaité (volume horaire ou à l’unité) pour établir un document commercial en quelques clics. Le logiciel met en forme toutes les informations commerciales et il calcule automatiquement :

• Le montant du devis ou de la facture Hors Taxes (HT)
• Le montant du devis ou de la facture Toutes Taxes Comprises (TTC)
• Le montant de la TVA (il suffit de sélectionner le taux de TVA adéquat pour que le logiciel de facturation automatise le calcul

Les valeurs ajoutées des logiciels de facturation-devis

Lorsque vous établissez un devis via un logiciel de facturation, vous bénéficiez de plusieurs avantages :

• Votre devis est réalisé en quelques clics, sans aucune erreur de calcul
• Vos documents commerciaux sont numérotés et stockés dans l’outil.
• Vous accédez aux devis et factures par ordre chronologique, mais aussi par client (suivi de la relation-client).
• Vous avez la possibilité de transformer le devis en facture en un seul clic : le devis est validé : une facture est automatiquement établie sur la base des éléments fournis dans le devis.
• Certains logiciels de facturation proposent l’envoi des devis par email directement depuis le logiciel (email paramétrable dans l’outil).
• Certains logiciels de facturation permettent la signature des devis en ligne. Cette fonctionnalité évite au client d’imprimer un devis réceptionné par email, de signer le devis à la main, de scanner le document et de le renvoyer signé. Cette fonctionnalité contribue à la signature rapide et à l’acceptation du devis. Il s’agit d’un bel exemple d’expérience client.

En conclusion, il est évident qu’utiliser un logiciel de facturation pour établir ses devis et ses factures est bénéfique pour l’exploitation de son entreprise, car vous gagnez du temps, vous limitez les risques d’erreur humaine et vous disposez d’une base de données centrale pour tous vos documents commerciaux et base de contacts.

Les outils de facturation sont généralement proposés en ligne, sur abonnement mensuel. Les premiers prix sont très abordables, à partir de quelques dizaines d’euros par mois (certains logiciels de facturation sont même gratuits).