Le PV de changement de bureau en association

Retrouvez dans cet article, les raisons d’un changement de bureau, les modalités à suivre, les déclarations à effectuer ainsi que le contenu du procès-verbal (PV) relatif à un changement de bureau d’une association.

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Quelles sont les raisons pour un changement de bureau dans une association ?

Plusieurs raisons peuvent expliquer un changement dans la composition du bureau d’une association :

• En cas de révocation des membres du bureau ;
• En cas de démission volontaire des membres du bureau ;
• En cas de passation d’association, tout particulièrement pour les associations étudiantes ;
• Pour mettre en place une nouvelle organisation au sein de l’association ;
• Par expiration du mandat des membres du bureau prévu par les statuts juridiques de l’association ;
• Ou encore en cas de décès d’un membre du bureau de l’association.

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L’intérêt du procès-verbal (PV) de changement de bureau d’une association ?

Tout changement au sein du bureau d’une association doit faire l’objet d’une déclaration à la préfecture ou la sous-préfecture du siège social de l’association. Il faut impérativement déclarer ce changement dans un délai de 3 mois suivants le changement.

Par ailleurs, il faut noter qu’à défaut de déclaration, les membres du bureau s’exposent à une amende pouvant aller jusqu’à 1 500 € (3 000 € en cas de récidive).

Ainsi, lors de la déclaration de changement du bureau d’association, le procès-verbal (PV), qui retranscrit la prise de cette décision, est indispensable.

Par ailleurs, il faut impérativement conserver le PV de changement de bureau sous format papier ou sous ficher numérique.

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Comment procéder au changement de bureau d’une association ?

Comme énoncé précédemment, l’association doit déclarer tout changement dans la composition du bureau de l’association à la préfecture ou la sous-préfecture du siège social de l’association. Pour effectuer la déclaration, il faut organiser la tenue d’une assemblée générale pour prendre la décision de changer le bureau. Puis, cette décision doit faire l’objet d’une retranscription dans un procès-verbal. Ensuite, il faut constituer le dossier de déclaration et y joindre les justificatifs demandés.

L’assemblée générale relative au changement du bureau d’une association

Une assemblée générale est à organiser pour officialiser le changement de bureau de l’association. Les membres du bureau doivent alors convoquer les membres de l’association à l’assemblée générale et fixer l’ordre du jour. Parmi les points abordés dans l’ordre du jour, il faut impérativement mentionner le vote relatif au changement de bureau de l’association.

En principe, les statuts juridiques de l’association régissent les règles et les modalités en cas de changement des membres du bureau de l’association. La règle du quorum fixé dans les statuts doit être respectée pour que la délibération finale soit valide.

La rédaction du procès-verbal (PV) pour le changement du bureau d’une association

En principe, le secrétaire général a la mission de rédiger le PV de l’assemblée générale relative au changement du bureau de l’association.

Dans ce PV, le secrétaire se doit de retranscrire la délibération du vote relatif au changement de bureau. Le contenu doit assurer la véracité des propos échangés lors de l’assemblée générale.

Ce PV de changement de bureau de l’association est indispensable puisqu’il matérialise la décision prise à ladite assemblée générale. Par ailleurs, il fait partie des pièces à joindre pour la constitution du dossier de déclaration de changement du bureau.

La déclaration de changement dans la composition des membres du bureau

Ainsi, pour déclarer ce changement, le formulaire CERFA n°13971*03 relatif à la déclaration de la liste des personnes chargées de l’administration d’une association est à remplir.

Le signataire de la déclaration ne peut être que l’une des personnes en charge de l’administration de votre association ou un mandataire (en joignant le mandat).

Les informations à communiquer sont les suivantes :

• L’identification de l’association : titre actuel de l’association, numéro de dossier, numéro de SIRET/SIREN et l’adresse du siège social ;
• La nature de la modification : une déclaration de modification ;
• La signature de la déclaration.

Ensuite, il faut identifier chaque personne en charge de l’administration de l’association telle que le président, vice-président, secrétaire, trésorier et autre… Les informations suivantes sont également à communiquer.

–          Fonction du membre au sein de l’association ;

–          Civilité, nom, prénom ;

–          Nationalité, profession ;

–          Adresse postale du domicile.

Par ailleurs, il faut joindre au formulaire de déclaration les pièces suivantes :

• L’exemplaire des statuts mis à jour ;
• L’ancienne version des statuts juridiques ;
• Ainsi que la liste actualisée des membres du bureau de l’association.

La rédaction du PV de changement de bureau d’une association : les informations indispensables

Le contenu du PV de changement du bureau se doit d’être éclair, précis et concis. Ainsi, le rédacteur n’est pas obligé de retranscrire l’intégralité des échanges, des débats ainsi que des remarques évoquées au cours de l’assemblée générale. Le rédacteur ne doit pas ajouter des informations qui n’auraient pas été communiquées lors de l’assemblée générale.

Voici une liste non exhaustive des informations que l’on retrouve dans un PV de changement de bureau d’une association :

• La dénomination et le siège de l’association ;
• L’organe de délibération (le bureau, le conseil d’administration, etc.) ;
• La date et l’heure de l’AG ;
• L’identification des personnes absentes représentées par un mandataire ;
• Les sujets fixés à l’ordre du jour ;
• L’identification et la qualité des membres présents via une feuille d’émargement des membres assistant à la réunion ;
• L’identification du président et du secrétaire ;
• Le résumé des points à discuter, dont le changement dans la composition des membres du bureau ;
• Les résolutions à voter ;
• Le résultat des votes ;
• L’heure de clôture de l’assemblée générale ;