Modification des statuts : quand, pourquoi & comment faire ?

Augmentation ou réduction du capital, déménagement du siège social, changement de représentant légal, … la modification des statuts est un acte important dans la vie de la société. D’où la nécessité d’une procédure particulière et relativement stricte à respecter pour y procéder.

Après un rappel des causes nécessitant une modification statutaire, ce guide décrypte et explique étape par étapes la procédure pour modifier les statuts d’une société.

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Les causes possibles de modification de statuts

Les raisons de modifier les statuts sont multiples, et varient selon l’évolution de la société.

• Transfert de siège social : le siège social constitue un élément primordial de la société qui doit clairement apparaitre dans les statuts. Cependant, en cours de vie, il peut être amené à changer pour différentes raisons (besoin de locaux plus grand). Dans ce cas il faut mettre à jour les statuts.
• Modification de l’objet social : l’objet social permet d’identifier l’activité de la société. Cette mention figure obligatoirement dans les statuts. Le changement d’objet social dans les statuts doit être réalisé dès lors qu’une nouvelle activité s’ajoute ou remplace l’ancienne.
• Changement de forme juridique : au même titre que la dénomination ou le siège, la forme juridique de la société est mentionnée dans les statuts. En cas de transformation de la société (changement de la forme sociale) une mise à jour des statuts s’impose.
• Changement de dénomination sociale : La dénomination sociale est l’un des éléments constitutifs de la société. Elle permet d’identifier la société et doit donc être tenue à jour. Un changement de dénomination sociale implique de modifier les statuts.
• Changement du dirigeant : le gérant est la personne qui représente la société. Cependant, le gérant n’est pas obligatoirement nommé dans les statuts. Le gérant peut être nommé dans un acte nominatif séparé. Dans ce cas le nom du gérant ne figure pas dans les statuts.

Si votre dirigeant (président ou gérant) est nommé dans les statuts, il faudra modifier vos statuts. Dans le cas contraire, la modification des statuts n’est pas nécessaire.

• Modification de capital : le capital social est un des éléments fondamentaux de la société. les statuts mentionnent le montant du capital social dans une clause dédiée. En cas d’augmentation ou de réduction du capital il faut modifier les statuts afin d’y mentionner le nouveau montant.

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Les étapes de modification des statuts

La décision des associés de modifier les statuts

Pour procéder à une modification statutaire, il faut obtenir l’accord des associés.  Cette décision est prise en Assemblée Générale Extraordinaire. Les modalités de la décision qui modifie les statuts varient selon le type et la forme juridique de la société.

• Dans les SARL constituées avant le 3 Août 2005, la majorité exigée est celle des trois quarts des parts sociales.
• Dans les SARL constituées à partir du 3 Août 2005, des règles de quorum doivent être respectées, ce qui est nouveau. L’assemblée ne délibère valablement que si les associés présents ou représentés possèdent au moins, sur première convocation, le quart des parts et sur seconde convocation, le cinquième de celle-ci. Dans les deux cas les modifications statutaires sont adoptées à la majorité des 2/3 des parts des associés, présents ou représentés.

En cas d’augmentation du capital par incorporation des bénéfices ou des réserves, la décision est prise à la majorité des parts sociales.

La transformation en SA d’une SARL dont le montant des capitaux propres excède 750 000 Euros peut être prise par les associés représentant la majorité des parts sociales.

• Dans les SAS, les règles de quorum et de majorité sont définies librement dans les statuts. Cependant, certaines modifications statutaires doivent être prises à l’unanimité. Notamment dans le cas de changement de nationalité de la société.
• Dans les SCI, l’unanimité des actionnaires est l’unique condition de modification statuaire. Il convient toutefois de regarder les statuts qui peuvent prévoir une règle différente.

La modification des clauses statutaires concernées

Après la décision des associés sur le changement en question les statuts actuels doivent être modifiés. L’ancienne formulation est remplacée par une nouvelle.

Pensez également à faire le changement sur l’ensemble des documents (tels que les devis, factures, annonces, etc.), lorsqu’un des éléments qui fait l’objet d’une modification y figure.

Publication dans un journal d’annonces légales

Pourquoi publier une annonce légale ?

Après l’accord des associés sur la modification des statuts, il faut avertir les tiers des modifications en question. Pour cela, il faut insérer dans un journal d’annonces légales un avis de modification. Cet avis doit être publié dans un délai d’un mois, à compter du jour de la modification des statuts.

Il faut publier l’avis de modification dans un journal d’annonces légales du département où se situe le siège social de la société.

L’avis de modification doit contenir les mentions obligatoires suivantes :

• Raison ou dénomination sociale avec sigle de la société (si la société dispose d’un sigle
• Montant du capital social
• Forme juridique de la société
• Adresse du siège social
• Le lieu et le numéro d’immatriculation de la société au Registre du Commerce et des Sociétés
• La date de la décision de modification et sa forme (assemblée générale, décision du seul gérant validée ensuite par les associés par exemple)
• Contenu des modifications effectuées avec les anciennes mentions et les nouvelles

Cet avis de modification doit faire l’objet de la signature du représentant légal de la société.

Comment publier une annonce légale au moindre coût ?

Comme toute démarche juridique publier une annonce légale représente un coût. Si à l’origine ce coût est relativement modeste, il augmente fréquemment à cause des intermédiaires qui réalisent des marges substantielles.

Pour éviter de payer 2 ou 3 fois le prix, vous pouvez publier votre annonce légale vous-même. Les sites d’annonces légales sont tenus d’appliquer des tarifs basés sur la longueur du texte et réglementés par la préfecture. Publier votre annonce sur un site de qualité qui propose des modèles optimisés vous assure ainsi de bénéficier des meilleurs tarifs possibles.

Les autres modifications (nombre de gérants, changement de date de clôture de l’exercice, …) peuvent ne pas être publiées.

L’enregistrement des statuts auprès de l’administration fiscale

Si l’acte modificatif contient une disposition soumise à enregistrement (modification de la forme de la société ou augmentation du capital par exemple), les exemplaires des statuts faisant l’objet du dépôt doivent au préalable être enregistrés auprès du service des impôts.

Demande d’inscription modificative au greffe

Quand l’avis de modification est publié, il faut encore faire une demande d’inscription modificative au greffe. Elle doit être faite dans un délai d’un mois à compter de la parution de l’acte de modification dans le journal d’annonces légales.

• si la modification nécessite une inscription modificative au RCS, un exemplaire de l’acte modificatif doit être présenté avec le dossier d’inscription modificative au CFE qui le fera suivre au tribunal de commerce. C’est le cas pour une modification portant sur des mentions indispensables pour l’immatriculation comme le siège social, la dénomination, le capital ou la forme juridique.
• si la modification n’entraîne pas d’inscription au RCS, l’acte doit être déposé directement au greffe du tribunal de commerce dont dépend la société.

(Seules certaines modifications statutaires doivent faire l’objet d’une inscription au RCS, notamment celles qui concernent la forme de la société, sa dénomination, le montant de son capital.)

L’acte modificatif doit être adressé au greffe ou le cas échéant au CFE accompagné de différentes pièces justificatives :

• Exemplaire des statuts de la société mis à jour. Il doit être daté et certifié comme étant identique à l’original par le représentant légal de la société ;
• Attestation de parution de l’avis de modification dans un journal d’annonces légales
• Formulaire adéquat selon la modification apportée, à savoir :

Un formulaire M2

pour une modification de la dénomination, de la forme juridique, du capital ; pour déclarer une reprise d’activité, une dissolution de la société, transfert de siège social ;

Un formulaire M3 pour les modifications relatives aux dirigeants et organes de direction, de surveillance ou de contrôle de la société ;

Un formulaire M3-SARL pour les modifications relatives aux dirigeants et organes de direction, de surveillance ou de contrôle de la SARL.

Le représentant légal de la société doit signer la demande d’inscription modificative. Il peut toutefois mandater toute personne pour le faire. Dans ce cas, un pourvoi doit être joint au dossier.

Comment faire une modification de statuts soi-même

Dans le domaine des actes juridiques, éviter les intermédiaires (expert-comptable, avocat, …) permet de faire des économies de 500 à plus de 1.000 euros. Toutefois, réaliser l’ensemble des démarches seul n’est conseillé qu’aux entrepreneurs disposant d’un minimum de compétences juridiques.

Si vous ne disposez pas des compétences suffisantes, il est préconisé de passer par un professionnel. Notamment si vous avez besoin de conseils spécifiques ou d’une rédaction personnalisée de vos statuts. Dans le cas contraire, vous pouvez confier l’ensemble de vos démarches à une plateforme juridique.

Les meilleures d’entre elles se chargent de vos modifications statutaires pour quelques centaines d’euros. Attention de choisir une plateforme de qualité. En termes de rédaction statutaire, les oublis, erreurs ou imprécisions peuvent avoir des conséquences importantes.

Pour vous aider à faire le meilleur choix possible, nous avons testé les meilleures plateformes et avons réalisé un tableau comparatif des plates formes proposant une modification statutaire en ligne.

Les événements qui nécessitent une modification des statuts

Véritable contrat, les statuts de votre société scellent l’engagement des associés en vue d’un projet commun. Cette volonté est plus ou moins importante selon les sociétés, dans la mesure où certaines permettent de faire entrer et sortir des investisseurs plus ou moins facilement.

La modification de l’identité de la société

Les statuts, fondement de la création de votre société

Les statuts de la société constituent le fondement de votre société. Ils énoncent l’identité de l’entreprise, ses caractéristiques et son mode de fonctionnement.

Ainsi, lors de la création de votre société, ces statuts devront être signés et déposés au greffe. Ils sont donc enregistrés, un numéros de RCS (Registre du Commerce et des Sociétés) est alors attribué à la société..

Cet enregistrement est justifié par le fait qu’ils indiquent aux associés, mais également aux tiers la plupart des informations indispensables à savoir. Si l’on souhaite modifier une information présente dans les statuts, une procédure particulière doit être mise en œuvre.

Par ce biais, on s’assure de la bonne publication des informations nécessaires. Rappelons que les statuts correspondent à un contrat impactant les signataires, mais également les tiers.

• D’une part, les tiers ne sont en principe pas au courant d’une modification tant qu’elle n’a pas été publiée.
• D’autre part, des règles de quorum s’appliquent pour prendre les décisions modificatives. Il peut arriver que certains associés ne soient pas au courant du changement.

C’est pourquoi la loi impose de respecter une certaine procédure afin de garantir les intérêts des différentes parties. Dès lors on peut regrouper les modifications possibles en plusieurs catégories

Le K-Bis, la carte d’identité de l’entreprise

Pour exister, la société a été immatriculée auprès du Greffe compétent. Son identité est figée et l’ensemble des informations figurent sur le K-Bis qui est délivré.

 Il s’agit d’une véritable pièce d’identité. En cas de modification d’un de ces éléments, il va falloir modifier les statuts, puisque ces informations y figurent. Un dossier devra être monté et déposé au greffe. On parle ici :

• De la dénomination sociale de la société
• Sa forme sociale
• Son adresse
• Son capital social

Pour chacune de ces procédures, il va falloir prévoir de payer des frais de greffe et des annonces légales

. Ces frais ont pour but de produire l’information nécessaire auprès des tiers et d’enregistrer le changement. Il ne faut pas prendre cette ligne de conduite à la légère. En effet, sans modification publiée, il n’y a pas d’opposabilité vis-à-vis des tiers. De plus, des sanctions administratives, comme la radiation d’office par exemple, peuvent s’appliquer.

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La modification du fonctionnement de la société

Est ici visé :

• Le changement d’un dirigeant statutaire
• La modification de l’objet de la société
• Les cessions de parts sociales.
• La durée de la société.

En effet, dans les statuts des SARL ou des SCI par exemple, la répartition du capital social apparaît. Or une cession va nécessairement modifier l’article des statuts concerné, car la détention des parts change. En outre, concernant un changement de dirigeant, il n’est pas toujours nécessaire de modifier les statuts. Si ce dernier n’est pas expressément nommé dans les statuts, il n’y a pas lieu de les modifier

Néanmoins, une procédure particulière sera également à effectuer auprès du greffe. Le dirigeant représente la société auprès des tiers. Bien qu’il puisse ne pas être expressément nommé dans les statuts, il figure sur le k-bis de la société.

La modification statutaire est obligatoire pour produire un effet juridique

De manière plus générale chaque fois qu’un élément figurant dans les statuts est modifié, il va falloir faire enregistrer la modification de ces derniers en effectuant un dépôt au Greffe.

Les modifications sont plus ou moins faciles à réaliser selon le changement (une modification du capital est une opération complexe contrairement à un changement de dirigeant).

Notez que même sans modification des statuts, le dépôt au greffe d’un dossier est obligatoire. C’est le cas par exemple en cas de changement de dirigeant non statutaire, de changement d’enseigne, de nom commercial ou de mise en sommeil de votre société.

Si la modification est effectuée, mais qu’elle n’est pas déposée au Greffe, elle ne sera pas opposable aux tiers. Vous ne pourrez donc vous prévaloir de la situation nouvelle. Une sanction administrative peut également s’appliquer : la radiation d’office. Cette sanction va venir mettre votre société en stand-by, en suspendant votre activité commerciale. Si vous souhaitez donc continuer votre activité, il faudra effectuer un rapport de radiation.