Plan de formation : un outil de gestion des compétences performant

La politique de formation mise en place par l’entreprise est récapitulée dans un document : le plan de formation.

LE PLAN DE FORMATION : GÉNÉRALITÉ

Le plan de formation est un document de planification et de synthèse de la formation dans l’entreprise. Il est utilisé pour synthétiser les modalités et les objectifs de la formation, le chiffrage et la planification des actions qui en découlent. Le plan de formation reprendra aussi les différentes responsabilités de chacun, que ce soit le service de formation, la direction, les représentants du personnel et les futurs stagiaires. C’est un élément qui influence l’organisation d’entreprise.

Longtemps réservé aux grandes entreprises, le plan de formation se démocratise dans les PME qui voient de nombreux avantages dans la formation des salariés qu’on regroupera en trois grandes dimensions :

• Une dimension humaine. La formation contribue à la motivation, le reconnaissance, l’ouverture et le bien être au travail.
• Une dimension technique. La formation contribue à améliorer la compétence des salariés.
• Une dimension économique. La mise en œuvre d’un plan de formation de qualité permet d’améliorer la performance de l’entreprise en apportant de la souplesse, de l’innovation, une certaine la remise en cause ainsi qu’une amélioration des échanges au sein de l’entreprise. En formant ses salariés, l’entreprise évite les hommes clés, permet de moderniser ses processus de fonctionnement, stimule les discussions sur des idées nouvelles, des organisations plus performantes, des marchés oubliés, …

LES DIFFÉRENTES ÉTAPES DE RÉALISATION D’UN PLAN DE FORMATION

Dans de nombreuses entreprises la formation des employés se décide au fil des besoins. Si cette méthode est un début, elle manque souvent cruellement d’efficacité, limitant les effets bénéfiques de la formation à cause d’une préparation inadaptée.

La mise en place d’un plan de formation permet d’optimiser les retombées des formations en vérifiant qu’elles vont dans le sens de la stratégie de l’entreprise, en s’assurer des résultats qu’elles vont produire et en les intégrant dans une démarche de formation globale.
Réaliser un plan de formation nécessite une démarche en plusieurs étapes :

1 – Choisir un référent formation

La première étape consiste à choisir une personne qui prendra en charge la formation au sein de l’entreprise.

 Cette personne, souvent appelé responsable de formation, sera chargée de la mise en œuvre et du suivi du plan de formation. Elle doit avoir la confiance de la direction ainsi que celle des salariés afin de pouvoir avoir un maximum de retours sur les besoins, les objectifs, la qualité des formations, le ressenti, …

2 – Fixer la politique de formation de la société

La direction fixe  et informe le responsable de formation  des orientations stratégiques de l‘entreprise

 en matière de formation afin qu’il puisse déterminer la politique de formation de l’entreprise et faire un plan de formation en adéquation avec la stratégie de l’entreprise.

3 – La collecte et l’analyse des besoins en formation

Pour déterminer les besoins en formation des salariés d’une entreprise, il faut identifier les écarts entre les compétences disponibles et celles requises. 

Pour cela, on peut utiliser des entretiens, questionnaires, en impliquant tous les différents acteurs concernés par la formation.

4 – L’élaboration du plan de formation

A partir des éléments collectés, le responsable de formation va pouvoir élaborer le plan de formation  qu’il va remettre à la direction et selon les cas, au comité d’entreprise. Le plan de formation doit clairement indiquer la catégorie de formation de l’entreprise déterminée par le Code du travail, à savoir :

• soit des actions d’adaptation au poste de travail,
• soit des actions liées au maintien dans l’emploi ou à l’évolution de l’emploi,
• ou enfin des actions de développement des compétences.

5 – Déterminer les objectifs de formation

En fonction des objectifs, le responsable de formation va pouvoir définir si les actions et/ou formations à mener seront en externe, interne, inter ou intra-entreprise, de tutorat, etc.

6 – Le chiffrage du plan de formation

Le plan de formation intègre la notion de coût et de budget.  Il ne faut pas oublier d’y indiquer les aides à recevoir et les frais annexes, tels que les frais de déplacement ou d’hébergement.

7 – La réalisation du plan de formation

Le responsable de formation va ensuite déterminer le planning de formation et être en charge de la gestion administrative du plan de formation.

8 – L’évaluation du plan de formation

Le responsable de formation remet le bilan et les résultats des actions réalisées dans le cadre du plan de formation à la direction et dans certains cas au comité d’entreprise. Le plan de formation est un outil très utile lorsqu’une entreprise souhaite former son personnel en interne ou en externe. Sa réalisation passe par différentes étapes au cours desquelles les différents acteurs de la formation sont sollicités afin que le document soit conforme aux besoins de tous.