Fiche pratique : l’organisation d’entreprise

Le Blog du Dirigeant vous permet d’en savoir plus sur ce qu’est l’organisation d’entreprise, ses enjeux et la manière de l’améliorer.

Qu’entend-on par organisation d’entreprise ?

L’organisation d’entreprise peut évoquer deux éléments :

• L’action de structuration de l’entreprise et d’organisation de ses ressources en vue de la faire fonctionner pour atteindre les objectifs fixés.
• Le résultat de l’action d’organisation menée. Lorsqu’on dit par exemple, cette entreprise est bien organisée, on juge la qualité, et donc le résultat, de l’action qui a été faite.

Le diagnostic de l’organisation d’entreprise

Étudier l’organisation d’entreprise revient à analyser les forces et les faiblesses de l’entreprise, non seulement dans ses éléments visibles et mesurables  (taux de satisfaction, capacité d’innovation, taux de retour, niveau de productivité …) mais aussi dans ses caractéristiques invisibles  (facilité de communication, le fonctionnement homogène des équipes, l’image de stabilité …).

Mais attention, l’organisation d’entreprise ne se limite pas à la prise en compte des fonctionnements internes à l’entreprise,  car si l’entreprise évolue dans un monde ouvert, son organisation en subit les conséquences. Ainsi, lorsque vous étudiez votre organisation d’entreprise, ne vous contentez pas d’une analyse interne.

Pensez à intégrer les éléments externes afin que l’image que vous aurez de votre organisation d’entreprise tienne compte de sa capacité à mesurer et à tenir compte des interactions qu’elle a avec le monde économique extérieur.  Une entreprise organisée est aussi une entreprise qui se préoccupe de sa pérennité et de son développement.

À partir de quand peut-on dire qu’il existe une organisation d’entreprise ?

Dès lors qu’une entreprise met en place un process, il y a une organisation d’entreprise qui se crée.  Ceci signifie que toute entreprise, si petite soit-elle, dispose d’une organisation d’entreprise qui instaure un timing, un mode de fonctionnement, une répartition des tâches entre les collaborateurs, des règles de fonctionnement avec les tiers (fournisseurs, clients, prestataires …)…

Par ailleurs, chaque société dispose de son organisation d’entreprise propre, qui répond aux exigences et aux priorités fixées par la direction,  et c’est bien ce qui la différencie des autres.

On comprend alors qu’une organisation d’entreprise :

• bien étudiée,
• partagée par tous,
• qui prend en compte l’ensemble des aspects de l’activité de la société

permet à celle-ci d’avoir une performance optimale.

Enfin, l’organisation d’entreprise et le management sont liés. Il paraît difficile de mettre en place une organisation d’entreprise efficace sans un minimum de management qui soit motivant.

Comment agir sur l’organisation d’entreprise pour la rendre plus efficace ?

L’organisation d’entreprise est spécifique à chaque société, car elle combine les moyens de l’entreprise en vue de réaliser la stratégie de la direction à moyen et long terme. Elle aboutit au développement d’un ensemble de règles, de procédures évolutives qui combinent les ressources de l’entreprise.

Les moyens d’action sont aussi divers que nombreux. S’il paraît difficile de parler de manière générale, certaines actions de base permettent souvent d’améliorer sensiblement une organisation d’entreprise trop légère :

• Définir les postes, les missions et le rôle de chacun,
• S’assurer d’avoir des outils de gestion, de production et de management adaptés,
• Mettre en place des indicateurs pour identifier et mesurer les axes de progrès,
• Définir le rôle et les responsabilités de chaque service en limitant les vides et les chevauchements de responsabilité,
• Mettre en place des objectifs SMART,
• S’assurer d’avoir une communication interne efficace (réunion, suivi individuel, motivation des équipes, réunions d’information …),
• Définir la stratégie de l’entreprise de manière claire et synthétique et communiquer le plan d’action à l’ensemble de s équipe,
• Avoir un management motivant et de qualité
• …

Est-il nécessaire d’avoir une organisation d’entreprise efficace ?

La majeure partie des entreprises ont vocation à se développer, comme toute entité si elles ne s’adaptent pas, elles prennent du retard par rapport à la concurrence et au monde économique qui ne cesse d’évoluer.

Il est par conséquent indispensable de modifier continuellement l’organisation d’entreprise afin d’être en permanence en recherche d’une plus grande efficacité  pour ne pas prendre de retard par rapport aux autres acteurs du marché.

Cette notion est primordiale, les difficultés de grandes structures comme dans la VPC ou Kodak montrent (avec quelques raccourcis j’en conviens) que l’évolution du marché peut faire basculer les champions d’hier qui se trouvent pénalisés par une organisation qu’ils ne sont pas parvenus à faire évoluer aussi vite que le marché.

Par ailleurs, au-delà de la nécessaire amélioration permanente des process de l’entreprise, une organisation d’entreprise qualitative et bien établie permet d’augmenter le niveau de délégation du dirigeant, et donc de prendre du temps pour faire son métier de chef d’entreprise :

• Prendre du recul pour penser à l’avenir de l’entreprise et fixer les grandes lignes d’action (la stratégie),
• S’intéresser à des éléments importants dans l’entreprise àl’image du commerce et de l’innovation,
• Comprendre les points de blocage présents dans l’entreprise et décider (ou faire décider) des mesures correctives,
• Aller dans le détail de certains fonctionnements pour régler ainsi les mille et un petits détails qui permettent aux collaborateurs de comprendre le niveau d’exigence et de qualité qu’on attend d’eux.

Si travailler l’organisation d’entreprise ne garantit pas de résoudre tous les problèmes, ne pas le faire garantit de ne pas parvenir à améliorer la situation, surtout lorsqu’elle est tendue.

L’organisation d’entreprise est-elle le secret de la réussite ?

Si l’organisation d’entreprise est nécessaire pour bien faire fonctionner la société, avoir une organisation d’entreprise trop rigide n’est pas non plus une solution idéale.  C’est d’ailleurs souvent l’avantage qu’ont les PME lorsqu’elles se bataillent avec de grands groupes. La souplesse de leur fonctionnement leur permet d’avoir une adaptabilité, une réactivité et une capacité d’innovation qui peut faire la différence.

Comme nous le disions un peu plus haut, l’organisation d’entreprise sert la performance de la société, et c’est bien la performance (ou son amélioration) qui doit permettre de juger de la qualité d’une organisation d’entreprise  qui reste un moyen parmi d’autres de parvenir à avoir une entreprise rentable.