Pourquoi opter pour un logiciel de facturation ? 

L’activité facturation au sein d’une entreprise

La gestion financière et administrative s’entend comme la gestion comprenant le suivi administratif, le suivi bancaire, le suivi juridique, mais également la comptabilité, le financement et la facturation.

La facturation peut être gérée de multiples façons au sein d’une entreprise. Il est possible d’opter pour un logiciel pour générer des factures facilement, autrement dit un logiciel de facturation. 

L’option alternative pour se passer de l’utilisation d’un logiciel de facturation est de faire appel à une personne compétente, pour gérer toute la partie facturation de votre entreprise. Si cette solution est une bonne solution pour l’entreprise, elle sera forcément plus onéreuse que la souscription ou l’abonnement à un logiciel en ligne.

La facturation en entreprise

La facturation est l’activité qui consiste pour une entreprise à établir l’ensemble des factures, devis ou encore bons de commande nécessaires à l’activité de l’entreprise. Au-delà de la mission de production de ces documents, il faut également respecter les différentes obligations légales rattachées à ces documents, dont les mentions obligatoires par exemple.

Lorsqu’une activité démarre, il est tout à fait possible de gérer sa facturation par le biais d’un tableur Excel par exemple, aussi bien pour établir les factures, devis et bons de commande, à partir de templates préétablis, que pour suivre l’envoi, le délai, et l’échéance et le paiement de ces dernières. Le suivi de la facturation est indispensable pour relancer les factures non payées, gérer sa trésorie…

Toutefois, lorsque l’activité se développe et que le cœur de l’activité accélère que ce dernier consiste dans la production de biens, d’une activité d’achat revente, ou de prestations de services intellectuels ou manuels, il peut devenir plus compliqué et chronophage de gérer de manière manuelle, l’envoi, la réception et le suivi de ces différents documents.

De plus, et comme évoqué précédemment, la facturation en entreprise est un domaine très encadré par la loi. Il existe des mentions obligatoires à apposer sur chaque document, mentions qui varient en fonction du destinataire de la facture.

Par exemple, dans le cadre d’une relation B2B, c’est-à-dire entre professionnels, il est obligatoire d’éditer une facture, c’est à dire de fournir une version papier du document. Il faut que l’identité des deux parties soit clairement mentionnée. L’identité dans une relation B2B comprend le nom de l’entreprise, le numéro SIREN, le numéro RCS.

Doit également être mentionné le numéro de TVA intracommunautaire, pour les professionnels étant domiciliés au sein de l’espace communautaire. Le numéro de TVA intracommunautaire est un numéro d’identification individuel attribué par l’administration fiscale de chaque pays au moment de l’immatriculation de l’entreprise.

Il faut également que les factures décrivent les produits ou services vendus, les quantités vendues, ainsi que le prix HT et le taux de TVA appliqué. Le montant HT comme TTC doit apparaitre sur les documents.

Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel de facturation ?

Pour accompagner les entrepreneurs et dirigeants d’entreprise dans la gestion de la facturation de l’entreprise, de nombreuses solutions se développent pour faciliter et accélérer la facturation et le suivi des factures au sein des entreprises.

Parmi les fonctionnalités les plus courantes au sein des logiciels de facturation on retrouve :

Gestion des devis et des factures :

Les logiciels de facturation automatisent certaines tâches et permettent ainsi de simplifier le passage d’un devis en facture, une fois ce dernier accepté par le client. Un logiciel de facturation doit permettre une identification des clients et des données nécessaires à l’établissement d’une facture, de calculer les montants HT et TTC, à numéroter les factures pour en permettre une meilleure classification, vous assurer que vos factures respectent les mentions légales.

En fonction des logiciels, certains permettent même d’envoyer les factures de manière dématérialisée.

Une prise en charge de l’intégralité du processus de facturation

Le processus de facturation commence avec un devis réalisé pour le client, une fois le devis accepté, il se transforme en bon de commande, qui donnera par la suite lieu à un bon de livraison. Ce n’est qu’une fois passées ces étapes, qu’une facture peut être établie. Les logiciels de facturation vous permettent d’automatiser les étapes de ce processus.

Un suivi des factures et créances clients

A partir du moment où un grand nombre de documents sont émis il peut être compliqué pour l’entreprise de suivre les échéances et les créances en cours. Un bon logiciel de facturation doit vous permettre d’avoir rapidement un état des lieux des factures, devis, et règlement en cours sur l’entreprise. Certains logiciels permettent même d’avoir un système de relance automatiques des factures non payées.

La mise à disposition de tableaux de bord

certains logiciels permettent, en utilisant les données utilisées pour la facturation, d’avoir accès à des tableaux de bord recensant les informations importantes pour l’entreprise : quelles sont les meilleures ventes, quel chiffre d’affaires est réalisé sur une période donnée, quel est le délai de paiement moyen, quels sont les clients qui payent en retard…

Disposer d’une application mobile permettant de suivre constamment les performances de l’entreprise.

Le fait de disposer d’une application mobile intuitive et fonctionnelle permet d’avoir accès aux informations importantes partout, même en dehors du travail, ce qui peut souvent être rassurant pour les entrepreneurs.

Quels sont les métiers ayant le plus besoin d’un logiciel de facturation ?

Par définition, la grande majorité, si ce n’est tous les métiers facturent leurs clients, fournisseurs, ou prestataires. Toutefois, certains secteurs d’activité ou catégories d’entreprise ont plus de bénéfices à se doter d’un logiciel de facturation.

Lorsque l’entrepreneur travaille seul, le bénéfice d’un logiciel de facturation se conçoit immédiatement. Lorsque son activité se développe, la gestion administrative et financière prend de plus en plus de temps, en parallèle de l’activité elle-même, qu’il s’agisse de biens ou de services.

Opter pour un logiciel de facturation permet de gagner du temps sur cette activité administrative, de s’assurer que les factures émises respectent bien les obligations légales sans avoir à veiller les dispositions légales et réglementaires à ce sujet, et gagner du temps sur le suivi des factures payées, et la relance client par la mise en place d’alertes automatiques.

Les entrepreneurs qui sont à même de réaliser souvent des devis ont également tout intérêt à se doter d’un logiciel de facturation, le processus de facturation étant plus lourd à appliquer, par les différentes étapes que ces dernières doivent suivre. On peut parler par exemple d’un maçon qui réalise des devis avant d’entamer la prestation en tant que tel, le jardinier, le peintre…

Une entreprise ayant également un grand nombre de salariés peut également avoir tout intérêt à souscrire à un logiciel de facturation, dans la mesure où ce dernier permet de centraliser, et recenser les documents établis par les différents collaborateurs. Cela permet également une meilleure communication dans la mesure où chaque collaborateur peut être autorisé à consulter l’avancée du processus de facturation et être informé en temps réel.