L'onboarding : une étape importante de l'intégration

Dans cet article, nous expliquons l’importance d’un onboarding efficace et partageons nos meilleurs conseils pour transformer l’accueil de vos nouveaux collaborateurs en un véritable levier de performance pour votre entreprise.

1/ Qu’est-ce que l’onboarding ?

Le terme « onboarding » désigne la période d’intégration d’un nouveau collaborateur au sein de l’entreprise. Bien que la traduction littérale soit « intégration », l’onboarding englobe un processus plus vaste, allant bien au-delà du simple accueil d’un collaborateur. L’onboarding couvre en réalité la période allant de la proposition d’embauche jusqu’à la fin de la période d’essai. Bien que cette phase puisse s’étendre sur une durée assez longue, elle demeure essentielle pour votre entreprise.

2/ Pourquoi l’onboarding c’est important

Selon une étude de Brandon Hall en 2022, un bon processus d’onboarding peut augmenter la rétention des employés de 82%

Quels sont les éléments clés pour un onboarding réussi ?

La définition des objectifs et des attentes

Lorsque qu’un nouveau collaborateur rejoint l’entreprise, il est essentiel de définir avec lui les objectifs de son poste et les attentes de l’entreprise. Formuler ces attentes de manière formelle et écrite fournit une direction claire pour le collaborateur dès ses débuts et lui permet de mieux se situer dans sa prise de poste.

La mise en place de rituel avec le manager

Une communication efficace est un autre élément fondamental pour un onboarding réussi. Durant les premières semaines et les premiers mois, il est normal d’avoir des échanges fréquents où chaque partie se sent libre de poser des questions, de redéfinir les objectifs de travail et de demander des informations complémentaires.

Il est recommandé de structurer ces échanges de manière formelle et informelle : organiser des réunions hebdomadaires avec le manager et des déjeuners d’équipe pour favoriser des échanges libres et intégrer pleinement le nouveau collaborateur à l’équipe existante.

Rencontrer et apprendre à connaître les équipes et le dirigeant

Pour que votre nouveau collaborateur se sente à l’aise et que son onboarding soit réussi, il est essentiel qu’il rencontre toutes les équipes de l’entreprise, y compris le dirigeant ou l’équipe de direction, si elle existe. Cette phase de rencontre est essentielle pour que le collaborateur puisse ressentir la culture d’entreprise et établir des relations clés dès le début.

3/ Quelles sont les étapes à suivre pour un onboarding ?

Étape 1 : Le pré-boarding

Cette étape est souvent négligée par les entreprises, dans la mesure où elle constitue l’étape entre la signature du contrat et l’arrivée effective du collaborateur dans l’entreprise. Il est courant que l’entreprise, assurée d’avoir un nouveau collaborateur ralentisse la cadence dans les échanges. Or, il est essentiel dans cette phase de rester en contact avec votre futur collaborateur, cette phase pouvant durer un certain temps, surtout lorsque votre futur collaborateur est soumis à une période de préavis. Il revient donc à l’entreprise d’entretenir la relation pour que le futur collaborateur reste motivé à rejoindre votre entreprise, mais également de rassurer ce dernier sur sa future intégration, répondre à ses éventuelles questions. Il est également bénéfique d’organiser un déjeuner avec les futurs membres de son équipe afin de faciliter les premiers contacts dans un cadre informel.

En interne, il est évidemment essentiel de préparer l’arrivée du nouveau collaborateur en échangeant avec ses futurs collègues sur les missions qui lui seront confiées et les périmètres de celles-ci.

Assurez-vous que tout soit prêt pour le jour de son arrivée : une arrivée mal anticipée peut être compliquée à gérer pour la nouvelle recrue. Pensez à fournir un ordinateur, un badge si nécessaire, et éventuellement un « welcome pack ».

Créez également des comptes sur tous les outils qu’il utilisera, tels que sa boîte mail, le drive de l’entreprise, les logiciels CRM et de facturation.

Enfin, l’entreprise doit veiller à accomplir toutes les formalités administratives et juridiques d’embauche, comme la signature du contrat de travail et les déclarations relatives au nouveau collaborateur (DPAE, assurance, mutuelle, etc.).

Étape 2 : Le premier jour

Comme le dit le proverbe « Vous n’aurez jamais une deuxième chance de faire une bonne première impression ». Le premier jour du nouveau collaborateur dans l’entreprise est donc essentiel pour qu’il se sente bien accueilli et puisse s’immerger progressivement dans son nouvel environnement de travail. Nous vous présentons ci-dessous un exemple de journée « type » pour l’accueil d’un nouveau collaborateur.

• Accueil et petit-déjeuner : Commencez la journée par un accueil chaleureux, suivi d’un petit-déjeuner pour présenter le manager et l’équipe. Cela permet de créer un premier lien convivial.
• Tour des locaux : Faites visiter les locaux pour familiariser le nouvel employé avec son environnement de travail, les espaces communs, son bureau etc.
• Remise du matériel et welcome pack : Le manager doit s’assurer que le nouvel employé dispose de tout le matériel nécessaire pour s’installer à son bureau et lui remettre un welcome pack (fournitures nécessaires et/ ou cadeaux de bienvenue.)
• Déjeuner d’équipe ou avec le manager : Organisez un déjeuner au restaurant ou dans vos bureaux avec l’équipe et le manager pour faciliter les interactions et créer un climat convivial.
• Rencontre avec le dirigeant : Le dirigeant pourra lui présenter les valeurs, la culture et les ambitions de l’entreprise. Lorsque la taille de l’entreprise le permet, le fait de rencontrer le dirigeant renforce l’importance du rôle du nouvel employé dans la vision globale de l’entreprise.
• Présentation rapide des outils internes : Une présentation des outils et logiciels internes par le manager ou un collègue pour donner une première idée des outils de travail. Il est conseillé que chaque membre de l’équipe ait un rôle à jouer dans l’onboarding du nouveau collaborateur.
• Présentation du parcours d’onboarding: Le manager doit expliquer le parcours d’intégration prévu pour les premières semaines, les premiers mois…
• Point rapide de fin de journée : Organisez une réunion rapide en fin de journée pour évaluer comment le nouvel employé se sent et répondre à ses premières questions ou préoccupations.

Etape 3 : Le déroulement de la première semaine

Que ce soit pour le nouveau collaborateur ou pour l’organisation interne de l’entreprise, disposer d’un parcours d’onboarding établi et anticipé est gage d’efficacité. Pour l’entreprise, cela garantit un traitement équitable et impartial de tous les collaborateurs. De plus, anticiper ce parcours permet de s’assurer que tous les nouveaux employés reçoivent les mêmes informations à leur arrivée, évitant d’oublier de communiquer des informations ou précisions.

La première semaine se compose généralement de :

• Sessions de formation : comprenant des formations métier, des présentations, des rituels, et des lectures en autonomie….
• Introduction aux projets et différentes tâches : rencontre avec le manager et les équipes pour une présentation des projets et des différentes tâches
• Premiers retours d’expérience (feedback) : Réunions pour recueillir les premières impressions et feedback du nouvel employé et du manager.
• Découverte approfondie des outils internes : Exploration et formation sur les outils et logiciels internes utilisés par l’entreprise.

Etape 4 : Le déroulement du premier mois, et de la période d’essai

Comme pour la phase de pré-boarding, les efforts des entreprises en matière d’onboarding ont tendance à se relâcher après les premières semaines. Or, les mois suivant l’arrivée d’un nouveau collaborateur sont importants pour évaluer il s’adapte à son poste et prend en main ses missions. Un suivi régulier permet à l’entreprise de déterminer, tout au long de la période d’essai, l’issue probable de cette période. Pendant cette période il est conseillé de :

• Organiser un suivi régulier avec évaluation des progrès : Planifiez des réunions périodiques pour évaluer les progrès du collaborateur et discuter de son intégration
• Mettre en place des feedbacks continus dans les deux sens : Assurez-vous que le collaborateur dispose de temps régulier avec son manager pour discuter des éventuels points bloquants et des questions en suspens.
• Évaluer périodiquement et redéfinir les objectifs : Revoyez régulièrement les objectifs et ajustez-les si nécessaire pour mieux correspondre aux réalités du poste et aux capacités du collaborateur.

Il est possible que cette période révèle la nécessité d’ajustements pour une intégration harmonieuse. C’est pourquoi il est essentiel de ne pas attendre la fin de la période d’essai pour faire le point.

4/ Nos conseils pour un onboarding réussi

La communication, tu instaureras

Créer et maintenir un lien avec la nouvelle recrue est la règle d’or pour un onboarding/ recrutement réussi. La communication avec l’équipe en place est tout aussi cruciale pour que le nouveau collaborateur se sente intégré et attendu dès son arrivée. Tes équipes et managers tu impliqueras Si l’onboarding est souvent considéré comme une responsabilité des ressources humaines au sein d’une entreprise, il ne peut être pleinement réussi sans l’implication des managers et des équipes concernées.

Ceux-ci jouent un rôle essentiel dans la communication et la diffusion de la culture et des valeurs de l’entreprise.

Son arrivée, tu prépareras

La réussite de l’onboarding repose principalement sur la préparation et l’anticipation de l’arrivée du collaborateur. Il est indispensable d’établir un planning détaillé et de définir les grandes étapes de l’onboarding.