Notre avis sur NeedMe et son service de facturation et son CRM

NeedMe est un logiciel de facturation en ligne + CRM qui cible uniquement les micro-entrepreneurs et auto-entrepreneurs. Il propose des fonctionnalités complémentaires à la facturation telle que : calcul prévisionnel des cotisations sociales, alerte dépassement seuil de TVA, registre des ventes et des achats, tableaux de bord et CRM pour une bonne relation-client.

Il est apprécié des auto-entrepreneurs libéraux, des métiers des services et du digital, notamment des auto-entrepreneurs nomades.

La carte d’identité de NeedMe

Pourquoi donner notre avis

Dans un contexte de transformation digitale des entreprises, les logiciels destinés à automatiser les processus de gestion – notamment la facturation – sont de plus en plus nombreux. Il devient compliqué pour un entrepreneur d’obtenir le panorama de ces outils ; de tous les tester avant engagement.

Nous avons donc décidé de les tester pour vous. Nous proposons des comptes-rendus et avis qui vous aideront à choisir votre outil : celui avec lequel vous vous sentirez à l’aise pour travailler au quotidien.

Nous testons les outils de facturation, car ils sont indispensables à la compétitivité de toutes les entreprises. Une TPE ou un freelance aura autant besoin de facturer qu’un grand compte. De même : une TPE ou un freelance aura intérêt – tout comme un grand compte – à utiliser un outil de facturation pour accélérer ce processus de devis-facture et ainsi libérer du temps pour se consacrer à son cœur de métier.

Les avantages d’un outil de facturation

En effet de notre point de vue, la facturation automatique est le basique pour être compétitif, car elle permet :

• d’automatiser le processus de facture – devis = gain de temps
• d’extraire les données clés issues de la facturation : obtenir en temps réel des tableaux de bord de suivi des ventes, du chiffre d’affaires, etc. = aide à la gestion d’entreprise

Résumé : notre avis sur NeedMe

• Catégorie : outil de facturation en ligne
• Pour micro-entrepreneur ou auto-entrepreneur 
• Correspond à tout type d’activité en micro entreprise : commerçant, artisan, prestation de service ou profession libérale

NeedMe se positionne clairement en outil de facturation pour auto-entrepreneur. Attention, s’il peut être utilisé pour piloter tout type d’activité, il ne propose pas de fonctionnalités telles que la connexion au paiement en ligne ou à un formulaire de paiement e-commerce, le suivi des stocks ou encore le calcul des marges et soldes intermédiaires de gestion. De fait, les auto-entrepreneurs du commerce et de l’artisanat seront vite limités.

Points forts de NeedMe

A 5 € par mois selon notre avis, NeedMe fait partie des outils de facturation les plus compétitifs que nous ayons testés, si ce n’est le plus compétitif jusqu’à présent.

Cet outil de facturation a été exclusivement conçu pour les auto-entrepreneurs et micro-entrepreneurs. Il propose un outil de facturation dont les mentions légales sont adaptées à l’auto-entreprise (facture en franchise en base TVA avec mention de l’article 293B du CGI).

Il propose des modules complémentaires dédiés au pilotage de l’auto-entreprise : registre des ventes et des achats, calcul des cotisations sociales, alerte dépassement du seuil pour assujettissement à TVA. Il propose également un module CRM pour assurer un bon suivi de la relation-client + une alerte pour prévenir des impayés.

On aime :

• L’alerte en cas d’approche du seuil d’assujettissement à TVA
• L’alerte en cas de facture impayée
• Le module « Dossier » fait office de CRM. Il est très bien conçu : il centralise judicieusement toutes les données client.
• Globalement, on apprécie le positionnement de l’outil NeedMe exclusivement auto-entrepreneur

Points faibles

• Il n’y a pas de connexion au compte bancaire pour suivi automatique des données (c’est à vous d’enregistrer vos dépenses et vos recettes dans l’outil, pour mettre à jour les tableaux de bord et provoquer les alertes).
• Il n’y a pas de suivi de trésorerie ni de prévisionnel de trésorerie : des tableaux essentiels pour piloter une entreprise
• Il n’y a pas de module pour commerçant et e-commerçant : pas de suivi des stocks, pas de calcul des marges ni connexion au site Web pour paiement en ligne

Les tarifs NeedMe

• 5 € TTC par mois avec accès à toutes les fonctionnalités
• Test gratuit pendant 30 jours

Modalités de résiliation :

• Libre

Récupération des données :

• Récupération des données via téléchargement sous format Excel ou csv

Les fonctionnalités proposées :

• Edition de devis et factures en illimité
• CRM = Un dossier pour chaque client : accès à ses documents commerciaux, visibilité des documents en cours et des montants rattachés + historique des échanges
• Suivi du registre des ventes et des achats
• Tableaux de bord

Les tableaux de bord :

• Suivi du chiffre d’affaires + alerte seuil de TVA
• Suivi des factures, devis et paiements + alerte en cas de retard de paiement d’un client
• Suivi du chiffre d’affaires par client – statistiques de ventes
• Calcul prévisionnel des cotisations sociales + alerte pour rappeler les dates de déclaration

Éditer des factures avec NeedMe : notre test

La promesse de NeedMe

NeedMe propose la gestion en 3 clics pour la micro-entreprise.

Nature de l’outil

• Software as a service (SaaS) signifiant que l’outil est accessible uniquement en ligne et stocke les données sur Cloud
• Accès Web compatible ordinateur, tablette ou Smartphone

En résumé : quel service – Pour qui ?

NeedMe est un outil de facturation + un outil de suivi d’activité en micro-entreprise / auto-entreprise

NeedMe vise exclusivement les micro-entreprises et auto-entreprises. Ce logiciel propose des modules spécifiquement dédiés à la gestion de ce régime fiscal et social (alertes seuil de TVA, calcul des cotisations sociales en auto-entrepreneur, suivi comptable adapté aux obligations de l’auto-entreprise).

Il peut être utilisé pour tout type d’activité, mais selon notre avis, NeedMe est vraiment adapté aux entreprises des services et aux professions libérales.

Inscription et prise en main

L’inscription est rapide et facile. Elle commence par quelques questions pour paramétrer l’outil :

• Nature de l’activité exercée
• Taux de cotisations sociales appliqué et échéances de versement (trimestriel ou mensuel)
• Paramétrage du facturier (nomenclature numéros de facture…).

Voici le menu central

À gauche de l’écran, NeedMe propose l’accès aux différents modules. Au centre, vous visualisez les résultats des tableaux de bord pour pilotage de l’activité (chiffre d’affaires, devis en cours, principaux dossiers en cours et historiques des nouveaux clients).

Fonctionnalités de NeedMe

Le logiciel de facturation

Vous pouvez créer un devis, une facture ou un avoir. L’édition d’un document commercial se fait de manière intuitive.

• Vous reliez votre document commercial au « dossier » de votre choix (les dossiers rejoignent le module CRM)
• Vous téléchargez la facture en version PDF

Catalogue produits / services

Le module produits/services permet de construire un catalogue. Il est relié à l’outil de facturation pour remplissage des rubriques produits/services de manière automatique (descriptif du produit, prix unitaire HT, prix TTC…).

Dossier client

Le module Dossier client est une valeur ajoutée pour NeedMe. Ce module est pratique et ergonomique.

Pour chaque client, il donne accès à toutes les informations clés : chiffre d’affaires, devis et factures en cours, impayés, coordonnées. Il laisse un espace « notre libre » et « détail ». Il offre aussi un espace « message » dans lequel vous pouvez copier-coller les mails importants ou rédiger les comptes-rendus de vos échanges. Cette manière de compartimenter les informations, pour chaque client, est une excellente organisation qui s’apparente à un CRM. Ce module de gestion commerciale permet de fluidifier les rapports, d’accélérer la recherche d’informations sur un client ou projet. In fine :

• il améliore la relation-client
• il accélère les processus liés au service client

Module contact

Tel un véritable CRM, l’outil NeedMe propose également un module pour enregistrer les coordonnées des contacts et des prospects. Ce module pratique est une manière de créer un carnet d’adresses.

Registre des ventes et des achats

Vous enregistrez vos recettes et vos dépenses afin d’obtenir un registre des ventes et un registre des achats au format légal. Il s’agit des documents comptables obligatoires pour les auto-entrepreneurs. Vous pouvez télécharger ces registres au format PDF.

Tableaux de bord

Les données analysées par NeedMe et retranscrites en tableaux de bord sont les données liées à la facturation + celles que vous avez enregistrées dans les registres des ventes et des achats. Elles donnent une visibilité sur le suivi des paiements, le suivi du chiffre d’affaires global et par client.

NeedMe vous notifie :

• en cas d’approche vers le seuil d’assujettissement à TVA
• en cas d’impayé
• à l’approche de la date de déclaration des cotisations sociales

Support technique et service client

Une messagerie instantanée est proposée en bas de l’écran. Nous avons posé une question en dehors des heures ouvrées et avons obtenu une réponse par mail dès l’ouverture des bureaux

Voici un extrait de la conversation :

Récapitulatif : avis clients

Les avis NeedMe

Sur les forums, NeedMe a de très bons avis de la part des utilisateurs. Ceux-ci saluent la qualité des outils de visualisation (les tableaux de bord) et la fluidité du logiciel. Un utilisateur précise que NeedMe lui a permis d’abandonner Excel qui ne faisait « ni envie ni pro ». Un autre précise que NeedMe est parfaitement adapté à son activité de freelance en auto-entreprise.

Globalement, les utilisateurs ont un avis positif sur l’outil de facturation et le gain de temps qu’il procure. Un auto-entrepreneur nomade apprécie la possibilité d’éditer des factures sur Smartphone.

Avis final

Notre avis sur NeedMe est très positif. Ce logiciel propose un très bon niveau de service pour les auto-entrepreneurs qui cherchent un outil de facturation + un outil pour centraliser les informations clients.

Le module pour facturer est intuitif. Les tableaux de bord sont faciles à appréhender. Le module CRM  (module Dossier) est très bien conçu. Il permet d’organiser son suivi et son relationnel client pour :

• gagner du temps en gestion de clientèle
• améliorer la relation-client

Enfin, les fonctionnalités dédiées à l’auto-entreprise sont pratiques : registre des ventes et des achats, alertes assujettissement TVA, alerte échéances déclaratives, calcul des cotisations sociales. Elles marquent clairement le positionnement de NeedMe pour les auto-entrepreneurs et micro-entrepreneurs.

Toutefois, on déplore l’absence de suivi de trésorerie. De même, on déplore l’absence de connexion au compte bancaire. Vous devez donc enregistrer vos recettes et vos dépenses vous-même pour éditer les registres et pour obtenir des tableaux de bord à jour. De même, il n’y a pas de module de gestion prévu pour les commerçants (suivi des stocks, calcul des coûts de revient et des marges par produit). Il n’y a pas de connexion de NeedMe à un site Web pour paiement en ligne.

Nous recommandons NeedMe aux indépendants en auto-entreprise / micro-entreprise qui cherchent un outil de facturation pratique, utilisable n’importe où, même sur Smartphone + un outil pour centraliser toutes ses données + un outil de suivi de clientèle + un pense-bête pour répondre aux obligations de l’auto-entreprise.

Ce logiciel est adapté aux auto-entrepreneurs des services, des métiers du digital et des professions libérales. Il est un plus pour les entrepreneurs nomades.

Le Blog du Dirigeant a testé différents logiciels de facturation adaptés aux auto-entrepreneurs, n’hésitez pas à suivre le lien et consultez notre comparatif des logiciels de facturation pour auto-entrepreneurs !