Notre avis sur le logiciel de gestion de projet Notion

Le logiciel Notion : pour qui ?

Notion est une solution tout-en-un qui améliore la productivité et permet d’atteindre plus facilement ses objectifs.

Cet outil concerne aussi bien pour entreprises qui travaillent en équipe que les freelances et les étudiants désireux de s’organiser efficacement.

Présentation de Notion

Présentation globale

Notion est un logiciel de travail en ligne lancé en 2016 par la startup Notion Labs Inc. Ses créateurs sont Ivan Zhao et Simon Last.

Tel un deuxième cerveau, ce logiciel centralise toutes les informations et tous les documents dont l’utilisateur a besoin pour gérer son/ses projet(s).

L’utilisateur peut capturer, trier et organiser ses idées sur l’interface.

Les collaborateurs ajoutés sur une interface peuvent laisser des commentaires, participer à des discussions ou recevoir des commentaires des autres.

À qui s’adresse ce logiciel ?

Étant un logiciel modulable, Notion peut être utile à tout le monde. Toutefois, de manière plus spécifique, il s’adresse aux utilisateurs uniques et aux petites équipes qui désirent rationaliser leurs processus de gestion de projets.

Si vous êtes un freelance, un professionnel en entreprise ou un étudiant, Notion sera parfait pour vos besoins d’organisation personnelle. De même, les entreprises peuvent l’utiliser pour le travail des équipes en télétravail ou distribuées sur plusieurs bureaux.

Comment débuter avec Notion ?

Les nouveaux utilisateurs de Notion peuvent très rapidement créer un compte en s’authentifiant sur Google ou Apple. Ils peuvent aussi s’inscrire avec une adresse e-mail et un mot de passe.

En ce qui concerne le support, Notion peut être utilisé sur un ordinateur portable ou de bureau. Une version mobile est également disponible et utilisable avec des smartphones.

L’utilisateur doit préciser s’il souhaite utiliser Notion pour son équipe, pour les études ou pour un usage personnel. La première option convient pour les entreprises et leur permet d’avoir une interface adaptée à leur secteur.

Le logiciel offre des exemples de contenus pour mieux comprendre son fonctionnement. À vous de les exploiter pour une prise en main efficace.

Les principales fonctionnalités proposées par Notion

La prise de note et documents

Notion est avant tout un outil de prises de notes. Il permet d’écrire sans distraction sur un espace vide et clair que l’utilisateur peut organiser à sa convenance. Ce dernier peut y ajouter n’importe quel contenu (documents, images, vidéos, morceaux de code, etc.) de manière fluide avec sa souris.

En quelques clics, il est possible de lier les notes entre elles ou de créer des sommaires automatiques et des arborescences de fichiers. La base de données de Notion permet de suivre vos contenus grâce à des balises de mots-clés personnalisées. De cette façon, vous pourrez les retrouver sans difficulté.

Les Wikis

Notion offre la possibilité de centraliser toutes les données importantes et de les segmenter de manière pertinente. Qu’il s’agisse des objectifs de l’entreprise, des coordonnées des employés, des dossiers de projets ou des listes de contacts clients, vous serez en mesure de tout sauvegarder.

L’interface de type glisser-déposer de ce logiciel vous permettra d’imbriquer les pages pour les placer correctement. Elle peut ainsi servir à créer, modifier et illustrer vos projets.

Vous pouvez utiliser les Wikis à des fins personnelles ou les exploiter pour façonner un espace de partage où vos équipes pourront s’informer, communiquer et ajouter des informations.

La gestion de projets

La gestion de projets est la fonctionnalité principale de Notion. Le logiciel permet de concevoir en détail et de partager chaque étape d’un projet. Il optimise le flux de travail de manière remarquable et réduit la complexité.

Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez éviter la réunionite en définissant des tâches précises à accomplir. Les éléments de la base de données s’intègrent facilement à cette disposition et permettent aux utilisateurs d’avoir tous les renseignements qu’il leur faut.

En tout, vous serez en mesure de partager rapidement avec votre équipe le chronogramme, la répartition des tâches, les objectifs à réaliser et les résultats. Plusieurs filtres de recherche sont à votre disposition pour le suivi facile des tâches et leur optimisation.

Le système de gestion de contenu

Cette fonctionnalité vous assiste dans la conception et la mise en œuvre d’un site Web ou d’un blog. Elle vous permet de publier des pages sur le Web et de leur associer un nom de domaine sur mesure.

Notion vous permet ainsi de publier facilement un blog, une FAQ et tout autre type de document sur Internet grâce à un workflow qui facilite le travail d’équipe.

Les avantages à utiliser le logiciel Notion

Un logiciel tout-en-un

Notion se distingue des outils d’aide à l’organisation de projets qui existent déjà sur le marché, en proposant un espace de travail tout-en-un et très complet. Les utilisateurs ont à leur disposition une large palette de fonctionnalités.

Travailler sur Notion évite donc d’avoir à ouvrir plusieurs onglets et de changer constamment de fenêtre. Tout est placé sous un même toit. Vous gagnez ainsi un temps précieux dans la mise en œuvre de vos projets.

Un espace de travail convivial et intuitif

Si on exclut les petites difficultés liées à l’usage d’un nouvel environnement de travail – et qui sont tout à fait normales – Notion est un outil facile à prendre en main.

L’interface du logiciel est fluide et permet une navigation facile. Ses feuilles de calcul et ses bases de données rendent l’organisation des fichiers plus facile. Enfin, la conception UX est bien orientée, minimaliste et fonctionnelle pour l’identification rapide des catégories d’informations.

Par ailleurs, l’assistance technique est réputée et les instructions sont faciles à comprendre.

Une solution idéale pour la collaboration en temps réel

Notion permet de lancer une conversation avec un collègue en saisissant un commentaire sur une page ou de mentionner un collaborateur dans un document. L’intéressé recevra une notification presque au même moment.

Chaque utilisateur peut être informé des modifications apportées à une tâche ou un projet sur lequel il intervient. Cela dit, vous avez également la possibilité de restreindre les données en créant des espaces de travail privés avec l’offre Team.

Toujours grâce à Notion, vous pouvez collaborer facilement avec vos partenaires ou vos clients et leur partager les informations que vous souhaitez. Les données seront restreintes de sortent qu’ils aient uniquement accès au contenu qui leur est destiné.

Des modèles de projets prêts à l’emploi

Notion propose une galerie de templates de projets simples, mais fonctionnels. La galerie couvre une variété de besoins.

Vous trouvez par exemple un document de notes de réunion, un modèle d’accueil des nouveaux employés, un modèle de gestion des tâches et bien plus encore.

Une marketplace d’intégrations riche

Pour faciliter votre flux de travail, Notion propose de nombreuses intégrations. Il peut par exemple être associé à :

• Un logiciel CRM : cette intégration est très utile pour associer la gestion de projet à la gestion de la relation client
• Des canaux de communications comme Slack, Zoom, etc. Ces solutions complètent les fonctionnalités de communication de Notion
• Des outils collaboratifs comme Dropbox, Onedrive, Google Drive
• D’autres logiciels de gestion de projet comme Asana, Trello, Jira : cela vous permet de collaborer facilement avec des personnes utilisant de tels outils.

Par ailleurs, l’API de Notion étant ouverte au public, les développeurs peuvent créer leur propre intégration sur Notion, quel que soit le forfait qu’ils utilisent.

Les inconvénients du logiciel Notion

Une solution inappropriée pour les grandes équipes

Notion offre une plateforme de travail collaborative qui convient surtout aux petites équipes. Ses fonctionnalités ne permettent pas encore de diriger et d’interagir efficacement avec un grand nombre de collaborateurs.

Ainsi, vous ne rencontrerez aucun problème si vous comptez utiliser l’espace de travail pour collaborer avec quelques partenaires professionnels. Par contre, si vous souhaitez le partager avec une grosse équipe, vous devrez plutôt envisager d’autres alternatives sur le marché.

Un problème pour le formatage de texte

Plusieurs utilisateurs sont d’avis que les options d’édition et de mise en forme de texte ne sont pas assez intuitives.

Par exemple, si vous souhaitez modifier ou mettre en surbrillance du texte ou même ajouter des sections à une page de manière fluide, il y a de fortes chances que vous soyez déçu par la réponse fournie par le logiciel.

Un outil peu axé sur la gestion de projet

Certains utilisateurs ne considèrent pas Notion comme un outil de gestion de projet à part entière, même si cela fait partie des arguments commerciaux du vendeur. Il est plutôt vu comme une solution alternative.

D’ailleurs, Notion ne dispose pas de certaines fonctionnalités essentielles à la gestion de projet comme la gestion du temps, la planification des projets, les rapports, les diagrammes de Gantt, etc.

Pour finir, les notifications de Notion ne sont pas très fiables. Cet inconvénient peut entraîner la confusion au sein des équipes de gestion de projets. Heureusement, il existe une option permettant de désactiver la réception de ces notifications par email.

Les tarifs de Notion

Notion propose une version gratuite permettant de tester les fonctionnalités de l’outil.

À côté, il existe trois plans tarifaires disponibles en paiement mensuel ou annuel. Dans le second cas, l’utilisateur bénéficie de 20 % de réduction.

• Formule Plus 8 $/mois : fonctionnalités de base ¨+ chargement illimité de fichiers et ajout jusqu’à 100 invités
• Business à 8 $/mois, par utilisateur : cette formule offre, entre autres, l’accès à des espaces d’équipe privés, à des données analytiques sur les pages et à la possibilité d’ajouter jusqu’à 250 invités
• Entreprise : cette formule offre l’accès à des fonctionnalités nettement plus élargies et réellement adaptées à vos besoins. Pour connaître le prix, il faut contacter l’équipe commerciale.

Notre avis final sur Notion

Notion est un logiciel de gestion de projet pertinent, au regard des nombreuses fonctionnalités qu’il propose. Il permet de réunir au même endroit les informations et contenus nécessaires à vos projets, et de définir des tâches spécifiques pour la mise en œuvre de ces derniers.

En plus d’être flexible et personnalisable pour s’adapter à vos besoins, Notion propose un espace de travail collaboratif. Celui-ci est épuré et convivial. Ainsi, vous pouvez l’utiliser pour communiquer, donner des instructions et informer les membres de vos équipes.