Mise en place d'une organisation d'entreprise

Une entreprise ne peut être organisée que si l’ensemble des collaborateurs qui y travaillent ont des repères sur la manière dont elle fonctionne et sur la mission qui leur est confiée.

Les bases de l’organisation d’entreprise

Optimiser l’organisation d’une entreprise impose que chaque acteur de l’entreprise (collaborateurs, responsables de service, …) sache ce que l’on attend exactement de lui.
Pour ce faire, la direction doit préparer plusieurs éléments qui permettront de définir  le rôle, la place et la responsabilité de chaque intervenant dans le fonctionnement de l’entreprise. Elle devra, à minima avoir arrêté :

• La définition de poste et la description de la mission de chaque responsable, (et par extension chaque collaborateur de l’entreprise). Il conviendra d’ailleurs de distinguer les missions opérationnelles de celles qui sont fonctionnelles
• L’organigramme de l’entreprise, qui mettra en évidence les périmètres et rattachement de chacun, mais aussi de chaque service,
• L’ensemble des tâches à réaliser pour faire fonctionner l’entreprise, à quel service et à quel poste correspond chacune des tâches,
• La connaissance des responsabilités inhérentes à chaque poste  et les compétences qu’elles induisent.

Ce travail permet d’appréhender une partie de l’organisation  que la direction de l’entreprise prévoit de mettre en place.

La précision des rôles et des tâches de chaque intervenant permet de mieux définir le processus de fonctionnement qui n’est autre que la suite de tâches définies par l’entreprise et les collaborateurs pour chaque option de travail possible.

Ce travail permet enfin de regrouper les tâches par centre d’intérêt et de les affecter aux services principaux (administratif, commercial, marketing, production, direction, …).

Organiser son temps de travail

L’organisation du temps de travail est une composante essentielle de la performance d’un individu pour réaliser la mission qui lui est confiée

.

Plus les responsabilités sont importantes, plus l’impact de l’organisation personnelle est grande.

Pour parvenir à gérer les défis auxquels il était confronté, le Général puis Président Eisenhower classait les tâches à faire selon deux critères :

• ce qui est important ou ne l’est pas
• et ce qui est urgent ou ne l’est pas.

Le croisement de ces deux critères lui permettait de hiérarchiser les tâches à accomplir.

Cette méthode a été reprise et formatée pour donner lieu à un outil d’organisation personnelle, la matrice Eisenhower. Cette matrice, simple d’utilisation contribue à améliorer son efficacité personnelle en aidant à identifier les tâches à réaliser immédiatement, de celles à traiter dans un second temps, à déléguer de celles à délaisser.

Comment savoir si un service est bien organisé ?

Il existe un ensemble d’indicateurs qui permettent de se faire une idée globale de la qualité de l’organisation de sa propre entreprise, ou, d’une entreprise auditée en vue d’un rachat par exemple. Pour savoir si une entreprise ou un service est bien organisé, quelques indicateurs intéressants peuvent être suivis et donc vous trouverez ci-dessous une liste non exhaustive :

Les responsables sont-ils indispensables à leurs services

Pour être bien organisé, un service doit pouvoir fonctionner en l’absence de chacune des personnes qui le compose et notamment celle de son responsable. En effet, que penser d’un responsable qui laisserait son service dans l’incapacité de fonctionner correctement en cas d’absence prolongée et imprévue ? Pour être organisé un responsable doit donc savoir déléguer et contrôler le travail de ses collaborateurs.

Le service ou l’entreprise doit-il disposer d’un outil d’information et de communication

L’organisation d’un service nécessite de bien communiquer avec ses collaborateurs de manière théorisée lors de réunions formelles ou informelles. Les comptes-rendus de réunion, tableaux d’information et autres supports de communication montrent la fréquence et la qualité des moyens de communication mis en œuvre pour maîtriser le fonctionnement de l’entreprise.

Disposer d’outils de planification

Organiser un service impose de planifier un certain nombre d’éléments :

• la présence des collaborateurs du service
• la planification du volume de travail
• des indicateurs d’activité

L’utilisation régulière et qualitative d’outils de planification est aussi un indicateur de la capacité de l’entreprise ou du service à anticiper les difficultés et s’organiser en conséquence.

Choisir un lieu de travail ordonné

S’organiser permet d’avoir une idée claire et précise des activités à faire,

 ce qui facilite la classification des dossiers et donc l’ordre et le rangement.

Travailler vite et bien de manière régulière

La fluidité de traitement des dossiers, la facilité de communiquer, la connaissance de qui fait quoi au sein d’une équipe accélère considérablement le temps de réalisation des missions confiées

. Un travail de qualité fait rapidement est souvent un indicateur de bonne organisation, à condition toutefois que ce rythme de travail tienne dans la durée.

Avoir un responsable organisé implique souvent une équipe organisée

La qualité d’organisation d’une équipe dépend essentiellement de la capacité organisationnelle ou du savoir faire managériale de son responsable

 qui en est souvent l’initiateur principal. Si ce n’est pas le cas, il est intéressant pour la direction de comprendre l’origine d’une bonne organisation pour la soutenir et éviter de la perdre.

Avoir une prise en main de poste de la part d’un nouveau collaborateur rapide

La prise en main rapide d’un poste de la part d’un nouveau collaborateur

 (en cas de remplacement permanent ou momentané ou plus encore de création de poste) donne une bonne idée de la qualité de l’organisation mise en place. Car si un bon recrutement est décisif dans le cadre d’un remplacement, la définition du poste, le cadrage de la mission, l’existence de fiches explicatives et d’une organisation établie et expliquée contribue à une mise en condition rapide de la nouvelle recrue.

Il existe beaucoup d’autres indicateurs qui permettent de juger de la qualité d’une organisation comme la capacité à retrouver rapidement les informations et les documents, la préparation des rendez-vous, disposer d’informations à jour, la tenue des engagements et des délais, la gestion de priorités, la capacité à savoir refaire un travail à l’identique à des moments différents …

Nous ne les énumérerons pas tous car ceux qui sont décrits ci-dessus permettent de se faire une idée suffisamment précise de la qualité de l’organisation mise en place dans un service ou une entreprise.

En résumé les dirigeants ou responsables d’entreprise doivent se rappeler ces quelques règles :

1. => Remplacer des collaborateurs si nécessaire,
2. => Expliquer les tâches à exécuter,
3. => Vérifier le fonctionnement global et les tâches accomplies,
4. => Savoir qui fait quoi dans un service ou une entreprise,
5. => Connaitre les compétences de chacun,
6. => S’assurer du lien entre les différents services et responsables,
7. =>S’assurer de la bonne communication entre chacun.