La méthode 5S : Définition et utilité

La méthode 5S vise à améliorer directement son poste de travail ainsi que son environnement. En effet, un environnement de travail propre, bien rangé et clair, semble se répercuter sur l’humain qui travaillera alors lui aussi de manière plus efficace. Il est assez évident, si l’on prend un exemple simple, que des outils toujours rangés à la même place sont plus faciles à trouver que s’ils étaient à chaque fois à des emplacements différents.

Définition de la Méthode 5S

L’approche 5S vient du Japon et sont les initiales des 5 mots japonais qui donnent les grandes actions à mener pour améliorer son lieu de travail.

• Seiri signifie débarrasser. Il faut commencer par supprimer le superflu. Cela veut dire que les éléments non indispensables sont jetés et ce qui n’est pas utilisé en ce moment même doit être rangé en fonction de la fréquence d’utilisation. Un élément fréquemment utilisé sera rangé à portée de main alors qu’un élément rarement utilisé pourra nécessiter plus de temps afin d’être récupéré.
• Seiton veut dire ranger et ordonner. Vous devrez alors définir une place pour chaque élément, chaque outil. Il ne s’agit pas de simplement ranger le chantier dans un tiroir mais de prévoir où vont :
  • La pince coupante,
  • Le marteau,
  • Le téléphone,
  • Les post-it,
  • Etc…

Bien souvent, j’ai vu que les tiroirs n’étaient plus laissés libres mais étaient remplis d’une mousse dans laquelle on avait prédécoupé la forme des outils devant s’y ranger. Ainsi aucun autre outil ne peut y trouver sa place.
Il faut aussi garder à l’esprit la limitation des déplacements. Vos outils devront avoir une place « intelligente » afin de gagner en efficacité.

• Seiso se traduit par nettoyer. Une fois débarrassé du superflu et les éléments rangés à leurs places, vous allez pouvoir nettoyer. Ce nettoyage devra être en continu et pas uniquement planifié 1 fois par an. L’environnement de travail doit rester propre. Il s’agit d’un des principes de la philosophie 5S.
• Seiketsu est là pour vous rappeler de maintenir en état (débarrassé, rangé, propre) l’environnement de travail. Vous ordonnerez ainsi vos documents, vos outils, etc… afin qu’une personne lambda puisse s’y retrouver.
• Shitsuke se définit par être rigoureux. La méthode 5S ne fonctionne que si vous faîtes preuve de rigueur pour appliquer les 4 premiers principes.

Vous l’aurez compris, l’ordre des étapes est important. On pourrait même penser que ces 5 mots clés sont une évidence mais c’est rarement le cas dans les petites entreprises et quasiment jamais mis en place dans les bureaux.
Finalement la méthode 5S permet l’optimisation continue des conditions de travail.

L’utilité de la méthode 5S

C’est une méthode qui a été créée pour l’industrie et plus précisément l’atelier de production. Elle fait partie de la vaste démarche du Lean Management. Néanmoins, elle peut s’appliquer avec succès dans tous les domaines du travail ainsi qu’à la maison. Grâce à cette philosophie 5S, finit la question « où sont mes clés ? ».

Vous serez alors dans un lieu sans désordre où chaque document, objet est rapidement trouvé. Les pertes de temps, les montées de stress et les accidents du travail causés par les objets qui traînent seront de l’histoire ancienne.
En langage d’entreprise, cela veut aussi dire que vous diminuez le temps non productif de vos employés. Si vous l’avez déjà mesuré, vous savez qu’il est plus important qu’on ne le croit. Ainsi, augmenter le temps qui vous apporte de la valeur ajoutée est un retour sur investissement extraordinaire.

La méthode 5S permet à toute entreprise, quel que soit son secteur d’activité de :

• Diminuer les pertes de matériel. Vous savez, ces objets perdus ;
• Réduire un peu le nombre d’accidents ;
• Offrir un environnement de travail plus agréable aux employés ;
• S’ouvrir à des méthodes qualité plus avancées. Le 5S est une des fondations à maîtriser avant d’aller plus loin.

Comment mettre en place la méthode 5S

Il vous faudra constituer un groupe de travail composé de plusieurs services de votre société. Vous aurez à définir un planning d’application par zone et par action S. Vous ne pourrez pas tout faire en 1 seule fois.

Le service qualité se positionne comme pilote du projet et mène des contrôles ou audits internes pour s’assurer que le système est maintenu.
Lorsqu’une société réussie à déployer le 5S, on observe que l’entreprise devient plus performante. Les salariés travaillent mieux, plus vite et sont également plus heureux car leur environnement s’est amélioré.

Seiri : pour faire place nette

Voici les instructions à suivre pour réussir la première étape de la méthode 5S. Vous devrez recycler, trier, jeter tout ce qui ne vous est plus utile. On ne garde pas pour un éventuel « plus tard ». Les objets étant utilisés 1 fois par mois sont à sortir du poste de travail. Vous pouvez les placer dans un stock central ou au magasin. Les éléments dont vous vous servez 1 fois par semaine seront mis dans une armoire proche de votre poste. Le reste pourra être placé sur le poste de travail.

Le rangement est donc hiérarchisé en fonction de la fréquence d’utilisation. Plus la fréquence est élevée et plus l’objet est proche de votre main. Vous gagnerez en concentration et limiterez les interruptions pour aller chercher les outils dont vous avez besoin.

Seiton : chaque chose à sa place

Une phrase française bien connue résume le travail à effectuer. Une place pour chaque chose et chaque chose à sa place.
Vous venez de classer les éléments qui étaient présents sur votre poste de travail. Vous savez maintenant à peu près où ils vont aller. Certains seront au magasin, d’autres dans une armoire et certains proches de votre main. Cependant où exactement seront-ils placés et comment les trouverez-vous ?

Vous devez y penser de façon à éviter les pertes d’énergie et de temps. De plus vous ferez attention à prendre en compte la notion d’ergonomie pour le rangement. Il faudra éviter à vos employés de se baisser, de porter des charges trop lourdes, etc…

Seiso : ça doit briller

Le nettoyage peut démarrer et doit se poursuivre continuellement. Vous pouvez instaurer des règles de travail comme par exemple : « A chaque fois que je quitte mon poste, je le nettoie ».

C’est très important pour le maintien de l’ordre mais parfois cela peut aller encore plus loin. Imaginez que vous travailliez dans l’agro-alimentaire. A votre avis, que se passerait-il si votre poste de travail qui est en contact avec l’alimentation restait sale plusieurs semaines ?

Un autre exemple, une machine d’usinage a une fuite d’huile et un ouvrier glisse sur la flaque. Un arrêt de travail de plusieurs mois pour fracture du poignet vous est envoyé. Cela peut pourtant facilement être évité.
Les conséquences peuvent être très graves.

Seiketsu : la routine des 3S à répéter

Le 4ème principe consiste à appliquer une routine pour les 3 premières actions du 5S. Il faut s’assurer que le travail est fait de manière récurrente.
Vous demanderez alors à vos équipes de « faire place nette, ranger les choses à leurs places et de nettoyer régulièrement ».

Shitsuke : la rigueur en plus

Les chefs d’équipe, les managers et la qualité jouent ici un rôle central. En effet, le 5ème S recommande de contrôler que les 4S sont bien intégrés dans le travail quotidien de chacun. L’efficacité de la méthode 5S se voit de plus en plus sur le long terme lorsque les 5 principes font partie de la culture commune de l’entreprise.
C’est pourquoi les contrôles inopinés ou les audits internes sont nécessaires afin que tous se sentent concernés par l’importance du processus.

Méthode 5S : ce qu’il faut retenir

La méthode 5S appartient aux outils du Lean Management de la démarche Qualité Totale. C’est une démarche de bon sens mais qui doit être déployée avec méthode. Les effets d’une place nette, optimisée pour le travail, ont des répercutions à la fois sur la productivité mais aussi sur le niveau de satisfaction des employés.

Pour réussir, vous devrez impliquer tous les services concernés et avancer pas à pas. C’est-à-dire en définissant 1 planning d’avancement par zone et par action S. Il n’est pas nécessaire de vouloir avancer trop vite avec le 5S car le plus important est que chacun l’intègre comme automatisme. C’est pourquoi vous gagnerez en misant sur la durée.

Cet article a été rédigé par Maxime Pierrelot du Blog Mon Entreprise Rentable.