Les mentions obligatoires de la fiche de paie

Les mentions obligatoires de la fiche de paie afférent à l’identification des parties

Les mentions relatives à l’identification de l’employeur

Parmi les mentions obligatoires de la fiche de paie, doivent figurer des éléments permettant d’identifier, d’une part, l’employeur, et d’autre part, le salarié.

• Nom et adresse de l’employeur ;
• Code APE ou code NAF (Numéro de la nomenclature d’activité de l’établissement d’emploi) ;
• Numéro SIRET (Code à 14 chiffres, qui est le numéro d’inscription au répertoire national des entreprises et des établissements).

Les mentions relatives à l’identification du salarié

• Nom du salarié ;
• Emploi du salarié et sa position dans la classification conventionnelle ;
• Convention collective de branche applicable au salarié. En l’absence d’une telle convention, il faut mentionner le code du travail en ce qui concerne la durée des congés payés et du préavis ;
• La nature et le volume du forfait (S’agissant du salaire des salariés au forfait) ;
• Nombre d’heures de travail (En distinguant les heures normales des heures supplémentaires, avec mention des taux applicables aux types d’heures respectifs) ;
• Lorsque la base de calcul du salaire n’est pas la durée de travail, il faut mentionner la nature de cette dernière.

Le salaire versé et les mentions obligatoires qui s’y rapportent

• La rémunération brute du salarié ;
• La date à laquelle le salarié est payé ;
• Les dates de congés et le montant de l’indemnité de congés payés ;
• Le montant et l’assiette des cotisations sociales à la charge de l’employeur et du salarié, avant déduction des exonérations et des exemptions ;
• Taux des cotisations salariales brut avant déduction des exonérations ;
• Le montant et la nature des autres versements et retenues. Il peut s’agir des primes ou d’avantages reçus par le salarié, comme des titres restaurant ;
• Montant reçu par le salarié.

Les mentions obligatoires de la fiche de paie concernant les cotisations et les contributions sociales

• Cinq rubriques doivent être reprises dans la fiche de paie, afin d’indiquer avec précision quels sont les montants des cotisations de protection sociale. (Famille, chômage, santé, maladies professionnelles et accidents du travail) ;
• Le montant total des exonérations et des exemptions de cotisations et de contributions sociales ;
• Le montant total versé par l’employeur ;
• La suppression des cotisations chômages et maladie, générant un montant profitant au salarié, doit figurer sur la fiche de paie.

Le montant net à payer imposable

Cette rubrique impose seulement la mention du montant net à payer au salarié avant IR et le montant de l’IR prélevé à la source.

Les mentions obligatoires de la fiche de paie relatives à l’impôt sur le revenu

Doivent figurer aussi, en tant que mentions obligatoires de la fiche de paie, des informations concernant l’impôt sur le revenu. Ce sont différents montants, couplés à leur cumul annuel. Ce sont les suivantes :

• Le montant de l’impôt sur le revenu prélevé à la source ;
• Le cumul annuel des montants de l’impôt sur le revenu prélevé à la source ;
• Le montant net imposable ;
• Le cumul annuel des montants nets imposables ;
• Le montant net des heures supplémentaires et/ou complémentaires exonérés
• Le cumul annuel des montants nets des heures supplémentaires et/ou complémentaires exonérés.

Les autres mentions

Enfin, il existe des mentions qu’on retrouve usuellement en bas de page de la fiche de paie.

Il s’agit d’une mention de la rubrique bulletin de paie du site www.service-public.fr, afin d’avoir toute information supplémentaire. Enfin, une mention qui indique au salarié de garder son bulletin de paie, sans limitation de durée.

Les mentions interdites sur la fiche de paie

Les mentions s’intéressant à l’exercice du droit de grève par le salarié

Dans le bulletin de paie, ne doit être faite aucune allusion à l’exercice du droit de grève par le salarié.

Si l’employeur souhaite mentionner que le salarié était absent, entrainant une rémunération non versée, il ne peut le faire en indiquant que ce dernier était en grève. Il faut, par exemple, qu’il mentionne une « absence non rémunérée ».

Il faut donc bannir les mentions qui ressemblent à « salarié en grève », ou encore « absence due à l’exercice du droit de grève ».

Les mentions concernant l’exercice des fonctions de représentant du personnel

Il est interdit de faire figurer l’activité des représentants du personnel sur le bulletin de salaire. Les heures consacrées à la représentation du personnel, qu’elles soient effectuées pendant les horaires de travail ou en heures supplémentaires, doivent être indiquées sur le bulletin de paie sans autres précisions. Toutefois, il faut tout de même prendre soin de distinguer les heures normales des heures supplémentaires dans ces circonstances.

Les sanctions dans l’hypothèse d’un bulletin de paie irrégulier

Le défaut de mention des informations obligatoires sur un bulletin de salaire peut entraîner plusieurs sanctions.

Premièrement, une amende de 450€ peut être infligée pour un bulletin de paie irrégulier. De plus, si l’irrégularité du bulletin de salaire cause un préjudice au salarié, l’employeur peut être contraint de verser des dommages et intérêts.

Enfin, des informations inexactes, ou même une absence de bulletin de paie, peuvent entraîner une condamnation pénale pour travail dissimulé. (Chambre criminelle de la Cour de cassation, 17 Juin 2008, n°07-87.518).