Matrice en X : explications et comment la remplir ?

Si l’analyse SWOT et PESTEL sont deux outils stratégiques très connus, et largement expliqués, la matrice X est un outil un peu moins connu, et pourtant très pertinent à utiliser.

Elle fait même partie des outils parmi les plus puissants des outils Lean, permettant à l’entreprise d’avoir une gestion stratégique efficace. En effet, la matrice X permet de combler le « trou » entre l’élaboration, la réflexion stratégique et sa mise en œuvre concrète. Elle permet de visualiser les liens entre les objectifs stratégiques d’une entreprise et les actions à mettre en place pour les atteindre.

La matrice X a également pour avantage de favoriser l’alignement et la responsabilisation des équipes, par une définition claire et précise des rôles et attentes de chacun.

D’où vient la Matrice X ?

La matrice X est plus connue sous le nom de matrice Hoshin Kanri. Elle est développée dans les années 1960 par Toyota, dans le cadre de leur système de production. L’objectif est de connecter les buts et la vision à long terme de l’entreprise aux opérations quotidiennes.

Le terme Hoshin Kanri signifie d’ailleurs « gestion par objectifs ».

A quoi ressemble la Matrice X ?

La matrice X se divise en 4 triangles, ayant chacun un pendant de la stratégie :

1. Objectifs à long terme ;
2. Objectifs annuels ;
3. Actions moyen terme ;
4. Indicateurs de performances, KPI

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Comment utiliser la matrice X ?

De manière générale, c’est le responsable, la direction ou le manager qui sont en charge de mettre en place la matrice.

1ère étape : la définition de la vision et des objectifs stratégiques de l’entreprise

Afin de remplir la matrice X, il est nécessaire de déterminer la vision, les objectifs, là où l’entreprise veut aller sur une temporalité de 3 à 5 ans.

Il faut énumérer ces différents objectifs au-dessous du triangle 1 de la matrice.

Le fait de définir les objectifs sur 3 à 5 ans permettra ensuite de venir les compléter par des objectifs intermédiaires ainsi toutes les petites tâches qu’il faudra accomplir pour pouvoir les atteindre.

2ème étape : la définition des principaux objectifs à moyen terme

C’est une fois que vous aurez fini la définition des objectifs fixés qu’il sera possible de remplir le 2^ième triangle de la matrice. Ce sont les objectifs à plus court terme, dans l’année par exemple.

Réfléchir aux objectifs à court termes permet de séquencer, et décomposer les actions nécessaires pour atteindre les objectifs à long terme.

3ème étape : établir des mesures à mettre en place à court termes avec des paramètres de mesure

Le troisième triangle de la matrice se remplit avec les activités essentielles qui sont à réaliser par votre équipe afin de pouvoir remplir les objectifs de courts termes définis dans le triangle n°2.

En tant que gestionnaire d’équipe, ce triangle est en réalité la liste des tâches à accomplir pour les mois à venir.

Le 4^ième triangle est constitué de jalons que l’entreprise met en place pour suivre la progression des différentes tâches et missions vers les objectifs définis.

Une attention particulière doit être apportée au choix des indicateurs à insérer dans la matrice.

4^ième étape : s’accorder sur les principaux KPI à mettre en place

Afin de trouver des KPI adaptés aux objectifs et ambitions de l’entreprise, il est nécessaire de les préparer de manière collaborative avec les parties prenantes, c’est-à-dire les équipes qui seront amenées à mettre en place les actions déterminées.

Les KPI doivent être déterminés et inscrits dans le diagramme. Afin d’impliquer et de responsabiliser les parties prenantes, notez les collaborateurs qui seront impliqués dans la réalisation de chacune des tâches, et dans le suivi des indicateurs de performance.

Afin de garder une certaine clarté sur la matrice, il est conseillé de ne noter que les responsables de chacun des tâches.

5ème étape : définir les dépendances et relier les points

La dernière étape consiste à relier les dépendances entre chaque liste dans la matrice. Il est conseillé d’utiliser des figures géométriques différentes, pour que la matrice reste claire et compréhensibles.

La matrice X, lorsque bien utilisée est un outil particulièrement efficace pour suivre des projets de profonde transformation ou sur plusieurs années. Elle offre un point de départ, des jalons et un objectif clair pour toutes les parties prenantes qui se serviront de cet outil.