Test du logiciel N2F pour la gestion des notes de frais

Le Blog du Dirigeant a procédé à un test du logiciel N2F, logiciel de gestion de dépenses professionnelles pour vous faire un résumé de ses fonctionnalités, et notre avis.

Pourquoi donner notre avis

Les outils en ligne dédiés à la gestion d’entreprise sont de plus en plus efficaces et de plus en plus abordables. Les entreprises qui se saisissent de ces outils (notamment les indépendants et les TPE) ont aujourd’hui une longueur d’avance : elles gagnent du temps sur de nombreuses missions chronophages. Elles disposent de plus de données et de tableaux de bord pour prendre des décisions stratégiques. Au final, elles augmentent en compétitivité.

Dans ces conditions, nous vous proposons des tests et avis de logiciels pour vous aider à choisir les outils correspondant à vos attentes.

Résumé : notre avis sur N2F

• Logiciel de gestion des dépenses professionnelles
• Pour toute entreprise, y compris les TPE

Points forts :

Le tarif est vraiment intéressant pour qui enregistre beaucoup de frais professionnels. Le gain de temps apporté vs coût de l’outil donne un retour sur investissement vraiment bon.

Vous pouvez faire un test gratuit de 30 jours.

Tarifs et fonctionnalités N2F

Tarifs :

Entreprise	Business	Advanced
4,60 € HT / mois	6,60 € HT / mois	Sur devis
3,45 € HT / mois si engagement annuel	4,95 € HT / mois si engagement annuel	Sur devis

 

Fonctionnalités :

• Gestion des dépenses professionnelles et notes de frais
• Gestion des indemnités kilométriques
• Processus de validation des notes de frais
• Gestion de la TVA
• Tableaux de reporting

Résiliation :

Libre. Pas de remboursement de la période engagée (mensuelle ou annuelle).

Récupération des données :

CSV ou Excel

Gérer son entreprise avec N2F

La promesse

Saisir une dépense en moins de 5 secondes.

Quel service – pour qui ?

• Un logiciel de gestion des dépenses professionnelles et des notes de frais : pour toutes les entreprises qui ont beaucoup de frais variables, de type déplacement, déjeuner d’affaires, hôtel, salon…
• Pour les frais professionnels des dirigeants et des collaborateurs.
• Un service en ligne : sur navigateur ou application Smartphone.

Les fonctionnalités N2F en détail

La gestion des frais professionnels

Il suffit de prendre en photo votre facture et de l’envoyer à N2F.

Le logiciel va alors :

• Saisir la dépense en comptabilité
• Classer la facture et la stocker

Vous ajoutez autant d’étapes de validation que vous voulez dans ce processus : notamment pour valider les notes de frais des salariés (cliquer sur « ok » pour valider la dépense et lancer la saisie comptable. Définir quelle personne peut valider les dépenses).

N2F fonctionne avec la technologie optique OCR qui reconnaît et analyse les documents (montants, catégorie de dépense, date, HT, TVA…).

Plafonds et notifications

Vous pouvez paramétrer des alertes de montants par collaborateur, par période et/ou par catégorie de dépense.

La valeur probante des justificatifs

Il faudra ajouter 1,50 € / Mois / Utilisateur pour offrir une valeur probante aux justificatifs numériques conservés dans N2F.

Sans cet ajout, vous devrez conserver tous les justificatifs papier en cas de contrôle URSSAF.

Le suivi comptable automatisé

À la fin de la période de votre choix, vous exporter les écritures comptables de N2F pour les ajouter à votre comptabilité générale. IL n’y a rien à faire de particulier, puisque toutes les écritures sont prêtes. Vous les donnez tel quel à votre comptable / expert-comptable.

Gestion des frais kilométriques

N2F vous permet de choisir entre le barème fiscal ou un barème personnalisé.

Vous paramétrez votre flotte de véhicules.

Vous renseignez vos trajets. Le logiciel fonctionne avec Google Map pour calculer automatiquement les distances avec les indemnités adéquates.

Gestion de la TVA

N2F propose un module dédié au calcul et au suivi automatique de la TVA à récupérer sur les dépenses professionnelles et notes de frais.

Reporting

N2F propose des tableaux de bord de suivi très complets pour mieux comprendre vos postes de dépenses et mieux les piloter.

Processus de validation et remboursement

Pour les notes de frais

Chaque collaborateur de l’entreprise peut suivre le traitement de ses notes de frais : managers, salariés, dirigeants.

Les responsables accèdent aux listes des notes de frais qu’ils ont à approuver.

Le comptable accède à la liste approuvée pour faire les virements.

Les salariés suivent le processus de validation menant au remboursement.

Le dirigeant accède à une vue d’ensemble pour le suivi des dépenses (natures, montants, collaborateurs concernés…).

Adaptation par devise

L’outil gère les notes de frais en plusieurs devises si vos collaborateurs sont répartis à travers le monde.

Gestion des avances et des notes de mission

Vos collaborateurs saisissent leurs demandes d’avance et notes de mission directement dans N2F afin que vous validiez leur demande.

Le module dédié est fluide et intuitif pour faire des demandes facilement.

Traitement comptable des factures fournisseurs

Vous pouvez transférer les factures fournisseurs reçues par email directement dans N2F afin que le logiciel le traite en comptabilité.

Support technique et service client

Une messagerie en ligne et un numéro de téléphone sont fournis avec une disponibilité en semaine aux heures ouvrées.

Les utilisateurs ont aussi accès à une aide en ligne directement depuis le logiciel.

Récapitulatif : avis clients

Sur Google Play Store, N2F a plus de 2000 avis pour une note de 4,8/5.

Avis final sur N2F

De notre avis, le logiciel N2F est efficace et puissant :

• pour toutes les entreprises qui gèrent des équipes avec des collaborateurs réalisant plusieurs notes de frais chaque mois.
• Pour les entreprises unipersonnelles qui ont beaucoup de dépenses professionnelles variables (restaurants, frais de déplacement, hôtels, indemnités kilométriques…).

Ce logiciel est utile dès lors que les demandes de remboursements et notes de frais s’entassent et qu’il convient de structurer un véritable poste dédié.

Les tarifs sont hyper compétitifs : vous perdrez plus de temps (et d’argent) à gérer les notes de frais manuellement qu’à utiliser N2F. Donc la question ne se pose pas : cet outil est puissant et vous fait gagner en temps, en charge mentale et – finalement – en compétitivité.