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Logiciel de gestion d’association : Quelle utilité pour votre association ?
Le 25/09/2023
4 min.
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Introduction
S’il est vrai que la gestion d’une association peut être une tâche complexe et fastidieuse, l’utilisation d’un logiciel de gestion d’association peut grandement faciliter cette tâche.
En effet, les logiciels de gestion d’association offrent une gamme de fonctionnalités conçues pour aider les associations à gérer efficacement leurs opérations quotidiennes, à communiquer avec leurs membres et à prendre des décisions stratégiques éclairées.
Définition de logiciel de gestion d’association
Un logiciel de gestion d’association est une solution informatique spécifiquement développée pour simplifier et organiser les activités des associations.
Il regroupe une variété de fonctionnalités qui centralisent et automatisent les tâches administratives, financières et de communication au sein de l’association.
En général, ces logiciels offrent des fonctionnalités telles que la gestion des membres, des adhésions et des cotisations, ainsi que la planification et la gestion des événements.
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Fonctionnalités d’un logiciel de gestion d’association
Voici les fonctionnalités les plus courantes.
La gestion des membres
Cette fonctionnalité permet à une association de gérer de manière centralisée les informations relatives à ses membres.
En effet, un logiciel de gestion d’association propose une base de données pour enregistrer et organiser les informations des membres : coordonnées, informations personnelles, historiques d’adhésion, préférences, etc.
La base de données facilite la mise à jour des informations de contact et la recherche rapide d’informations ciblées.
La gestion des adhésions
Un logiciel de gestion d’association propose souvent :
- L’édition automatique des appels à cotisation
- L’envoi automatique des appels
- Un tableau de suivi des appels à cotisations
Cette fonctionnalité permet à une association d’automatiser les processus liés aux adhésions et aux cotisations de ses membres.
La gestion des événements
Certains logiciels de gestion permettent aux associations de planifier, de promouvoir et de gérer efficacement leurs événements (soirée, collecte de dons, atelier, réunion…).
La communication interne et externe
Les logiciels de gestion d’association contribuent à :
- faciliter les échanges d’informations
- coordonner les actions
- maintenir une communication fluide et efficace
D’autres fonctionnalités
Les logiciels de gestion pour association peuvent également assurer :
- Le suivi des dons
- Les tableaux de bord de suivi de trésorerie
- L’édition et le stockage dématérialisé de documents
Le logiciel de gestion d’association : les domaines non traités
Un logiciel de gestion d’association classique ne traitera pas :
- La gestion de projets spécifiques
- La gestion des ressources humaines
- La gestion des subventions ou la conformité légale.
Ces aspects peuvent nécessiter des solutions logicielles supplémentaires ou une personnalisation du logiciel existant en fonction des besoins spécifiques de l’association.
Quels sont les avantages à utiliser un tel logiciel ?
1 – Optimisation de la gestion des membres
Les associations peuvent, à l’aide d’un logiciel de gestion d’association, centraliser et gérer de manière plus efficace les informations des membres ou encore automatiser les processus de renouvellement des adhésions.
Cet avantage permet de maintenir une base de membres active et engagée, favorisant ainsi la croissance et le succès de l’association.
2 – Automatisation des tâches administratives
L’automatisation des tâches administratives offerte par les logiciels de gestion d’association permet de réduire les erreurs, de gagner du temps et de libérer des ressources pour se concentrer sur des activités plus importantes.
3 – Facilitation de la communication interne et externe
Grâce aux outils de messagerie, de collaboration et de partage de documents offerts par les logiciels de gestion d’association, la communication interne et externe de l’organisation se voit améliorée.
Cela contribue favorablement à la cohésion, la coordination et la transparence au sein de l’association, tout en facilitant les échanges avec les partenaires, les bénévoles et la communauté en général.
4 – Accès à des données et des informations pertinentes
Dans un contexte organisationnel tel que celui d’une association, l’accès aux bonnes informations en temps et en heure est capital.
Le logiciel couvre bien cet aspect grâce à sa capacité à fournir une visibilité accrue sur les performances de l’association grâce à des outils de reporting et d’analyse avancés.
Cela permet aux dirigeants de prendre des décisions éclairées, d’optimiser les ressources, de mesurer l’impact des actions entreprises et d’ajuster les stratégies en conséquence.
Quels sont les inconvénients ?
1 – Temps d’apprentissage
Un temps d’apprentissage pourrait s’avérer nécessaire pour maîtriser toutes les fonctionnalités du logiciel et en tirer pleinement parti.
2 – Coût
Un logiciel de gestion d’association fiable et efficace sera payant :
- Généralement pas abonnement mensuel pour un logiciel disponible en ligne (logiciel Saas)
- Généralement au coût unique pour un logiciel à télécharger sur son poste de travail
Le coût moyen des logiciels de gestion est en baisse d’année en année. Les formules tarifaires démarrent à quelques dizaines d’euros par mois. Il est donc intéressant de se doter d’un tel outil pour gérer son association.
En savoir plus :
- La fiscalité en association
- Comment embaucher un salarié dans une association ?
- Changer le nom d’une association : comment procéder ?
Sommaire
- Définition de logiciel de gestion d’association
- Fonctionnalités d’un logiciel de gestion d’association
- Le logiciel de gestion d’association : les domaines non traités
- Quels sont les avantages à utiliser un tel logiciel ?
- Quels sont les inconvénients ?
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