Logiciel de comptabilité pour association : quelle utilité pour votre association ?

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Pourquoi utiliser un logiciel pour association ?

Comme évoqué, les associations ne sont pas soumises aux mêmes obligations que les entreprises à propos de comptabilité.

Les associations doivent en revanche tenir une comptabilité si elles envisagent de solliciter des dons ou des subventions. Le recours à un expert-comptable en plus de l’utilisation d’un logiciel comptable est la meilleure option.

L’expert-comptable réalise les comptes annuels de l’association et les obligations déclaratives.

Le logiciel permet au gérant de l’association d’organiser ses pièces comptables et d’automatiser certaines tâches quotidiennes.

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Définition du logiciel de comptabilité pour association

Un logiciel de comptabilité pour association est disponible au téléchargement ou directement en ligne (on parle alors de logiciel Saas pour software as a service).

Dans tous les cas, il regroupe des fonctionnalités nécessaires au traitement comptable :

• automatiser certaines opérations récurrentes telles que la facturation
• dématérialiser et centraliser les justificatifs comptables
• fournir des tableaux de bord de suivi de gestion

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Les fonctionnalités d’un logiciel de comptabilité pour association

La création de devis et de factures

Une fonctionnalité clé consiste à pouvoir générer rapidement des devis pour l’association et des factures personnalisés, incluant le logo de l’association et ses coordonnées. Ces documents peuvent être émis à la suite du paiement d’une adhésion, par exemple.

Dans un logiciel comptable, il est possible d’automatiser :

• l’édition des devis-factures
• l’envoi des documents commerciaux aux membres et adhérents

Il est aussi possible d’exporter ces documents sous format PDF.

L’enregistrement des justificatifs

Chaque achat doit être justifié par une facture, une facturette ou une note de frais. Un logiciel comptable prévoit généralement un dossier pour centraliser ces documents dématérialisés.

Les meilleurs logiciels de comptabilité vont jusqu’à analyser les données des justificatifs pour réaliser les écritures comptables associées de manière automatique.

La gestion de trésorerie

La surveillance étroite du budget est d’une grande importance pour les associations. Grâce à l’utilisation d’un logiciel de comptabilité pour association, il devient facile d’obtenir une vue d’ensemble de la trésorerie, en temps réel.

Un logiciel comptable qui se connecte au compte bancaire de l’association pourra fournir un suivi de trésorerie basé sur les flux bancaires + une trésorerie prévisionnelle selon les données de facturation.

Connexion au compte bancaire

Un logiciel comptable qui se connecte au compte bancaire :

• identifie automatiquement la nature des flux bancaires
• réalise toutes les écritures comptables

Le travail du gérant consiste à valider les catégorisations qui ont été faites et à exporter les écritures pour l’expert-comptable.

La génération de rapports

La génération de rapports permet d’obtenir les états financiers, l’analyse détaillée de trésorerie (par période, par type de charge…), une analyse chiffrée par projet, etc.

La création de rapports revêt une importance particulière lorsque l’association fait des demandes de financement.

Contours des logiciels comptables : Quels sont les domaines traités et les domaines non traités ?

Les logiciels de comptabilité traitent généralement des domaines liés à la gestion financière et comptable d’une organisation que sont :

• La comptabilité générale
• La facturation et gestion des créances
• Le rapprochement bancaire
• La gestion des budgets
• L’établissement de rapports et les analyses financières

Cependant, il est important de noter que les logiciels de comptabilité ont des domaines non traités ou moins développés. Il s’agit :

• Des ressources humaines
• De la gestion de projets
• De la gestion des stocks
• De la fiscalité et de la conformité légale

Avantages du logiciel de comptabilité pour une association

1 – Accessibilité et disponibilité

Un logiciel comptable en ligne permet de travailler de manière flexible, sur n’importe quel poste de travail, avec une simple connexion Web sécurisée.

2 – Mises à jour automatiques

Les mises à jour automatiques offertes par les logiciels de comptabilité en ligne garantissent que l’association dispose toujours de la dernière version du logiciel avec toutes les améliorations et les nouvelles fonctionnalités.

3 – Collaboration et partage facilités

Un logiciel de comptabilité en ligne facilite la collaboration. Il permet à plusieurs utilisateurs d’accéder et de travailler sur les données financières de manière simultanée et en temps réel.

Il facilite également le partage d’informations avec les parties prenantes internes et externes, améliorant ainsi la communication et la prise de décision au sein de l’association.

Inconvénients du logiciel de comptabilité en ligne

1 – Dépendance à Internet

La dépendance à Internet est un inconvénient potentiel des logiciels de comptabilité en ligne. Les pannes de réseau ou la connectivité instable peuvent entraîner des interruptions de travail et un accès limité aux données financières.

Il est important d’évaluer la disponibilité et la fiabilité en matière de connexion Internet avant de choisir d’utiliser un logiciel de comptabilité pour association en ligne.

2 – Sécurité des données

La sécurité des données est une préoccupation majeure lorsqu’il s’agit d’utiliser un logiciel de comptabilité en ligne.

En effet, des informations financières sensibles sont confiées à un fournisseur tiers, ce qui signifie qu’il est essentiel de s’assurer que des mesures de sécurité adéquates sont en place pour protéger les données contre les cyberattaques, les piratages ou les fuites.

Il est important de choisir un fournisseur réputé qui met en œuvre des protocoles de sécurité solides.