Devenir freelance : quel outil de facturation pour réussir ?

Devenir freelance nécessite d’utiliser un outil de facturation pour accélérer au maximum cette étape chronophage.

En tant que freelance, vous devez dégager un maximum de temps pour vous concentrer sur votre cœur de métier. Tout ce qui relève de la gestion administrative et des fonctions support de l’entreprise doit être automatisé, organisé, optimisé… Pour ne pas empiéter sur votre production ou sur votre temps libre.

Devenir freelance n’est pas de tout repos ! De nombreux entrepreneurs enthousiastes travaillent les soirs et weekends en plus des journées. Souvent, ils passent leur samedi ou leur dimanche à faire leur comptabilité, suivi administratif, déclarations sociales ou éditions de devis facture.  En tant que dirigeante de société, ex-freelance, je sais de quoi je parle ! Que dire des heures passées à budgéter un projet, construire un devis ? Et la facturation ! Quand j’ai commencé à avoir beaucoup de clients, la mission de facturation – que je mensualisais – me prenait une demi-journée, voire une journée entière. Je repoussais ce moment pour rester en production, au final j’encaissais mes factures en retard, ce qui se répercutait sur ma trésorerie (et son suivi). Je finissais par m’emmêler les pinceaux.

Le workaholisme, ce côté « H24 pour ma boîte » marche un temps. Mais ce n’est pas durable.

Pour un modèle d’entreprise plus sain, plusieurs solutions s’offrent au freelance :

• externaliser la facturation en payant une entreprise de gestion administrative
• embaucher (changement de modèle économique, nécessite un coussin financier conséquent)
• automatiser la facturation pour accélérer le processus -> utiliser un logiciel de facturation

La valeur ajoutée d’un outil de facturation va de soi. C’est pourquoi le marché est en pleine expansion (à la vitesse de l’explosion du travail en freelance, quand on y pense). Vous trouvez des outils de facturation à divers prix avec des fonctionnalités plus ou moins étendues.

Après avoir testé une quinzaine d’outils de facturation (et opté pour l’un d’eux), voici ma sélection sur ce vaste marché. De mon avis, les 5 outils suivants sont les plus performants pour un modèle de freelance : 100 % adaptés pour gagner en liberté tout en restant efficace.

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Ma sélection : Outils de facturation pour devenir freelance

Deux outils de facturation sont particulièrement adaptés aux freelances :

• Evoliz pour commerçant ou artisan en solo
• Axonaut pour libéral, digital ou événementiel. Il est conseillé pour le travail en équipe (à partir de 2 : travail avec un associé, des stagiaires, un commercial, des partenaires sur un projet commun…).

Mon avis sur l’outil de facturation Evoliz

Evoliz s’adresse aux métiers du commerce et de l’artisanat :

Les fonctionnalités

• Outil de facturation
• Suivi de gestion
• CRM

Module de gestion complet pour les commerçants / artisans :

• Suivi des impayés
• Connexion au compte bancaire
• Suivi de trésorerie et prévisionnel
• Suivi des stocks
• Suivi de la caisse
• Suivi des chèques
• Suivi de la TVA
• Suivi des dépenses et notes de frais
• Calcul des soldes de gestion
• Calculateur de marge

Module CRM complet pour un tarif accessible

• Base de données client avec accès aux informations, documents commerciaux et suivi des paiements
• Possibilité de qualifier ses contacts et de les visualiser dans votre tunnel de conversion

Les plus

• L’outil est intuitif et ergonomique
• Le module dédié à la gestion est ultra complet pour un commerçant /artisan. Il propose des fonctionnalités que l’on retrouve rarement sur les autres outils de facturation (une fonctionnalité pour suivre sa caisse et ses chèques). Il est un réel outil de pilotage avec le prévisionnel de trésorerie ou encore le calcul automatique des soldes intermédiaires de gestion.
• Le CRM est ultra qualitatif avec la possibilité de visualiser son tunnel de conversion et de faire évoluer ses contacts dans le tunnel : un vrai confort pour ceux qui veulent monter en puissance dans leur prospection commerciale

Es moins :

• Le calculateur de marge apparaît uniquement dans le cadre de la réalisation d’un devis
• Il n’y a pas de connexion de l’outil au site de e-commerce pour générer des factures via son site
• Il n’y a pas d’option pour proposer le paiement en ligne à ses clients
• Certains modules ne sont pas intuitifs
• L’outil propose tout de même de nombreuses fonctionnalités, vous mettrez donc un certain temps à toutes les maîtriser

Voir mon test complet sur Evoliz avec avis

Mon avis sur l’outil de facturation Axonaut

Axonaut s’adresse aux activités libérales, du web et événementielles.

Il est idéal pour le travail en équipe, dès 2 personnes

Les fonctionnalités

• Outil de facturation
• Suivi de gestion
• Pilotage d’activité complet (module gestion de projet, édition des notes de frais, suivi des performances par collaborateur)
• CRM

Module de gestion et pré-comptabilité

• Suivi des impayés
• Connexion au compte bancaire
• Suivi de la trésorerie
• Calcul des soldes intermédiaires de gestion
• Suivi des stocks
• Suivi des dépenses avec possibilité d’enregistrer ses dépenses via photo prise sur Smartphone (le top !)

Module CRM complet pour un tarif accessible

• Base de données client avec accès aux informations clés, documents commerciaux et suivi des paiements
• Possibilité de qualifier ses contacts et de les visualiser dans votre tunnel de conversion
• Module marketing pour créer des campagnes emailing

Les plus

• L’outil remporte tous les suffrages en matière d’expérience utilisateur
• Le module dédié à la gestion est complet avec la connexion au compte bancaire qui permet un suivi de la trésorerie + calcul des soldes de gestion
• On apprécie la possibilité d’enregistrer ses justificatifs de dépenses en prenant simplement une photo Smartphone (gain de temps)
• Il y a une option pour proposer le paiement en ligne à ses clients
• Le CRM est ultra qualitatif avec la possibilité de visualiser son tunnel de conversion, de faire évoluer ses contacts dans le tunnel + de proposer un service SAV à ses clients
• Les fonctionnalités pour le travail en équipe sont inédites, on ne trouve pas d’équivalent sur les autres outils disponibles actuellement sur le marché : un module pour la gestion de projets à plusieurs (agenda, to do liste + une sorte de Trello en mieux, pour ceux qui connaissent) + possibilité de suivre les performances commerciales détaillées pour chaque collaborateur

Les moins :

• Il n’y a pas de calculateur de marge ni de suivi de la caisse ou des chèques, ce qui est un peu limité pour les entrepreneurs des secteurs du commerce et de l’artisanat
• Il n’y a pas de connexion au site e-commerce pour générer des factures sur un son site directement. Là encore, l’outil est moins pertinent pour un commerçant / e-commerçant
• L’outil est complet et clairement axé sur le travail à plusieurs : il y a trop de fonctionnalités pour un entrepreneur qui veut simplement facturer vite et bien avec quelques indicateurs clés de gestion (voir ci-dessous ma sélection d’outils plus simples d’utilisation).

Voir mon test complet sur Axonaut avec avis

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Ma sélection d’outils de facturation simplifiés pour freelance et auto-entrepreneur

Deux outils de facturation simplifiés sont adaptés aux freelances et aux auto-entrepreneurs :

• NeedMe -> métier digital, libéral, service
• INFast -> métier du commerce, de l’artisanat ou du service

Mon avis sur l’outil de facturation NeedMe

Axonaut s’adresse aux métiers du digital, digital nomade, libéral ou service

Les fonctionnalités

• Outil de facturation
• CRM pour suivi de clientèle
• Tableaux de bord de suivi du chiffre d’affaires et des paiements par client
• Des alertes (alerte facture impayée, alertes spéciales auto-entreprise : à l’approche du seuil de dépassement de TVA, alerte date limite des déclarations sociales)

Les plus

• L’outil est intuitif : expérience d’utilisation agréable, tableaux de bord visuels
• Le CRM est bien conçu -> le module « Dossier » permet un accès par client : pour chaque client, accès à ses coordonnées, documents commerciaux + une partie « note libre » pour mettre ses remarques + Récupération des emails = listing des échanges directement sous les yeux
• Les notifications et alertes

Cet outil de facturation est aussi un outil pour piloter son activité, plus spécialement une activité en micro-entreprise (suivi du chiffre d’affaires, tableaux analytiques).

Les moins :

• Pas de calcul des marges par produit / service
• Un peu light sur le suivi des achats et sur le volet comptabilité (on peut simplement enregistrer ses dépenses pour réaliser le registre des achats en auto-entreprise)
• Pas de connexion au compte bancaire pour suivi automatique de trésorerie

Voir mon test complet Sur NeedMe avec avis

Mon avis sur l’outil de facturation INFast

INFast est adapté pour de nombreux métiers, y compris commerçant, artisan ou prestataire de service

Une offre spéciale pour les artisans RGE (possibilité d’apposer le label sur les documents commerciaux) + devis personnalisé pour les associations

Les fonctionnalités

• Outil de facturation avec option pour paiement en ligne
• CRM
• Tableaux de bord : suivi du chiffre d’affaires, des encours et des impayés

Les plus

• L’option paiement en ligne : vous envoyez une facture par email qui intègre un bouton « paiement en ligne »
• Le CRM est bien conçu -> il permet un accès par client : pour chaque client, accès à ses coordonnées, documents commerciaux + une partie « note libre » pour mettre ses remarques
• Le calcul automatique de la marge par produit / service : idéal pour un commerçant ou un artisan
• L’édition de plusieurs factures qui se suivent sur un même projet

Cet outil de facturation est aussi un outil pour piloter son activité quand on fait un petit chiffre d’affaires il concerne par conséquent plutôt les auto-entrepreneurs et les micro-entrepreneurs.

Les moins :

• Un peu light sur le suivi des achats et sur le volet comptabilité
• Pas de connexion au compte bancaire pour suivi automatique de trésorerie
• Inapproprié pour une activité avec un volume de charges plus conséquent

Voir mon test complet sur INFast avec avis

L’outil de facturation que j’utilise aujourd’hui pour miser sur la relation avec mes clients

Quand je suis devenue freelance, la question de la relation client a tout de suite été primordiale : que faire pour proposer une expérience agréable, fluide, qui permette à mes clients de se souvenir de moi comme le prestataire « facilitateur » au sein de leur équipe ?

Étant très à cheval sur l’expérience client, j’ai tilté quand j’ai découvert le logiciel de facturation Vcita.

Mon avis sur l’outil de facturation vcita

C’est un logiciel en ligne plutôt axé prestataire de service, métier du digital ou profession libérale. Il est particulièrement pertinent pour un indépendant ou une équipe de une à dix personnes environ.

Les fonctionnalités

• Outil de facturation
• CRM
• module marketing (création & envoi de campagnes email)
• portail client (gestion de projet partagé avec son client

Les plus

1. J’ai choisi VCITA pour le module « portail client ». Il s’agit d’une interface partagée avec son client (en mode privé). Dans cette interface, vous et votre client accédez à tous les documents commerciaux passés et en cours (notamment accès aux factures à payer) ainsi qu’à tous les documents que vous souhaitez partager avec votre client. L’interface dispose aussi d’une messagerie instantanée pour communiquer en live chat. Vous et votre client recevez une notification lorsque l’un de vous communique sur la messagerie ou ajoute un document.

Enfin, l’interface propose des boutons à votre client pour : prendre rdv automatiquement (accès à votre planning) – vous téléphoner – effectuer un paiement (paiement en ligne directement depuis l’interface)

2. Le module marketing permet de créer et d’envoyer des campagnes email à partir des adresses extraites de la base de contacts utilisée pour la facturation. Il existe des campagnes pré-créées à personnaliser, pour gagner du temps. Ce module est conçu sur le même format que MailChimp, mais le fait qu’il soit centralisé dans le même outil que la facturation est un gain de temps ; cela facilite la vie.

Les moins :

• il n’y a pas de conditions générales pré-rédigées en bas des factures. Vous devrez créer votre propre texte (en vous inspirants d’autres factures dont vous savez que le format est légal).
• Il n’y a pas de volet comptable MAIS VCITA se synchronise à l’outil de comptabilité Quickbooks pour un suivi complet : facturation – relationnel client – suivi de comptabilité et tableaux de bord de suivi de gestion.

La formule VCITA + Quickbooks est la formule pour laquelle j’ai opté en tant que freelance. Quickbooks est un outil de suivi comptable et de gestion extrêmement fluide. Par exemple : vous prenez une photo Smartphone de votre facture d’achat, vous l’envoyez dans Quickbooks d’un simple clic et celui-ci traite son montant automatiquement. Moi qui ai commencé mon activité en scannant chaque facture pour l’enregistrer dans la base de données (boring), je suis absolument fan de cette fonctionnalité.

Attention depuis le 1er janvier 2024, QuickBooks n’est plus disponible en France, pour les entrepreneurs comme pour les experts-comptables.

L’équipe du blog du dirigeant se tient à votre disposition pour vous aider à trouver un logiciel de remplacement et/ou un partenaire de confiance.

Voir mon test complet du logiciel VCita avec avis

Voir mon test complet du logiciel Quickbooks avec avis

Un outil de facturation en détail, comment ça marche

Pour résumer, disons que de base, un logiciel de facturation automatise l’édition de devis facture. Vous intégrez votre base de données client et votre catalogue produit/service au logiciel. Celui-ci est alors capable de pré-éditer automatiquement les documents commerciaux au format légal (devis, facture, avoir, bon de commande, éventuellement facture récurrente pour abonnement…).

En plus du logiciel de facturation en tant que tel, un outil de facturation propose des fonctionnalités complémentaires, par exemple :

• suivre ses impayés
• obtenir son taux de conversion de devis
• obtenir un suivi des performances commerciales par personne (si travail en équipe)
• suivre les encaissements avec tableau de suivi du chiffre d’affaires
• saisir ses dépenses et notes de frais pour faire une pré-comptabilité
• la possibilité d’enregistrer une photo Smartphone de ses notes de frais pour pré-comptabilité automatique, sans rien saisir (tous ceux qui saisissent leurs dépenses et/ou scannent leurs facturettes pour leur expert-comptable savent à quel point cette fonctionnalité est géniale)
• calculer automatiquement la TVA
• se connecter au compte bancaire pour suivi de la trésorerie
• intégrer l’édition de factures automatiques sur un site Internet (idéal pour e-commerce)
• suivre la caisse et l’enregistrement des chèques (idéal pour un commerçant ou un prestataire de service)
• proposer une facture avec possibilité de paiement en ligne en cliquant simplement sur la facture
• enregistrer des contacts et les suivre dans le tunnel de conversion (suivi du parcours client, indicateurs de conversion)
• obtenir une interface par client pour y noter tous les aspects de la relation avec accès aux documents commerciaux (équivalent CRM)
• obtenir des tableaux de bord automatiques de suivi de gestion

Tous les logiciels ne proposent pas toutes les fonctionnalités, c’est pourquoi il faut savoir repérer celles qui seront les plus utiles pour votre situation : votre type d’activité, votre modèle économique, vos besoins spécifiques, vos envies :

• axer le suivi des performances commerciales
• améliorer la prospection
• travailler en équipe ou en solo
• améliorer l’expérience client
• gérer et piloter sa trésorerie
• gérer du liquide et des chèques
• Certains logiciels sont hyper adaptés à un modèle de freelance (entrepreneur solo, des charges d’exploitation et un chiffre d’affaires de freelance).
• D’autres logiciels sont plutôt conçus pour des équipes de plusieurs personnes, pour la gestion de PME, ETI ou grande entreprise
• Certains outils de facturation proposent des fonctionnalités pour les commerçants et prestataires de services (un suivi de la caisse par exemple ou une connexion au site de e-commerce pour facturer directement sur le site Internet).
• D’autres outils de facturation sont plutôt adaptés aux freelances professions libérales ou prestataires de services.
• Certains outils axent la pré-comptabilité et l’édition de tableaux de bord de suivi de gestion
• D’autres logiciels sont axés CRM et relationnel client

Bref, le marché est diversifié et vraiment complet, comme vous pouvez le constater.

Contactez-nous si vous voulez en savoir plus sur nos tests et pour vous faire accompagner dans vos étapes entrepreneuriales !