Le sous-traitant : missions, droits et responsabilité

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Rôle et missions du sous-traitant

Le rôle

Le sous-traitant joue un rôle très important dans la gestion des opérations de l’entreprise.  En effet, il permet aux entreprises de se concentrer sur leurs activités principales.

Un sous-traitant effectue des tâches précises pour l’entreprise donneuse d’ordre. Cette intervention concerne souvent les domaines où la société donneuse d’ordre n’a pas les ressources ou l’expertise nécessaires.

Les missions

Les missions du sous-traitant sont divisées en 5 phases principales.

Phase 1 : L’élaboration d’un plan

A ce stade, le sous-traitant doit exécuter les missions suivantes :

• Analyser les besoins du donneur d’ordre et les exigences précises de la mission en étudiant le cahier des charges, les spécifications techniques, et toute autre documentation fournie par son client.
• Identifier les résultats attendus, les délais, et les critères de qualité qui doivent être respectés afin de répondre aux attentes du client.
• Déterminer les ressources nécessaires (humaines, matérielles, technologiques) pour atteindre les objectifs requis et établir un calendrier d’exécution.
• Formaliser l’accord avec le client à travers un contrat de sous-traitance. Il faut préciser dans ce dernier les responsabilités, les délais, les coûts, et les modalités de paiement.

Phase 2 : La mise en œuvre du plan

Afin d’appliquer efficacement le plan mis en place à la première phase, le sous-traitant doit exercer 3 missions. Celles-ci sont :

• Démarrer la mission en suivant le plan établi. Le sous-traitant peut organiser un point de départ avec le client pour aligner l’exécution avec les attentes de ce dernier.
• Exécuter les travaux prévus dans le plan (par exemple, les travaux de fabrication, de développement, d’installation, ou d’autres activités liées à la mission). Le sous-traitant effectue le travail de manière autonome. Cependant, parfois, il est nécessaire de collaborer avec le client afin d’exécuter certaines tâches.
• Effectuer des contrôles réguliers pour s’assurer que le travail respecte les exigences et les normes mises en place par le donneur d’ordre.

Phase 3 : Le suivi et l’ajustement

A ce stade, afin de garantir que l’exécution du plan réussisse et aboutisse aux objectifs requis, le sous-traitant doit exercer 3 missions. Ces dernières sont :

• Fournir des rapports d’avancement au client. Ces derniers peuvent inclure des points de contrôle, des données sur l’état des travaux, et des indicateurs de performance.
• Réajuster le plan de travail (par exemple, des changements dans le cahier des charges ou des imprévus) au cours de l’exécution du plan. Cette modification doit être en concertation avec le client.
• Organiser des réunions de suivi pour discuter des progrès, résoudre les problèmes éventuels et assurer que les objectifs intermédiaires sont atteints.

Phase 4 : La finalisation et la livraison

Le sous-traitant finalise son travail en effectuant les missions suivantes :

• Effectuer une vérification finale de la qualité pour s’assurer que les résultats livrés répondent aux critères définis et aux attentes du donneur d’ordre.
• Livrer le travail achevé selon les termes convenus (documents, rapports, produits, ou services). Parfois, une période de test ou d’essai est incluse avant l’acceptation finale.
• Recevoir une validation formelle du client afin de clôturer la mission. Un retour d’expérience ou une évaluation peut être menée pour améliorer les futures collaborations.

Phase 5 : Le suivi post-mission

Cette étape est facultative pour le sous-traitant. Cependant, il peut l’effectuer pour se différencier de ses concurrents. Ce suivi post-mission est effectué en exerçant 2 missions. Celles-ci sont :

• Offrir, dans certains cas, un suivi après la livraison pour garantir le bon fonctionnement ou apporter des corrections si des problèmes sont détectés.
• Proposer un contrat de maintenance ou support technique pour prolonger l’accompagnement après la clôture de la mission principale.

Les droits, obligations et responsabilités du sous-traitant

Les droits

Si le donneur d’ordre ne rémunère pas le sous-traitant dans un certains délais, ce dernier peut directement s’adresser au client final pour réclamer les sommes dues, sous certaines conditions légales.

Les obligations

Les obligations du sous-traitant peuvent varier selon le type de contrat signé. En effet, lesdites obligations peuvent être de moyen ou de résultat. Dans une obligation de moyen, le sous-traitant doit déployer tous les efforts nécessaires pour atteindre les objectifs fixés, sans garantie de résultat. En revanche, dans une obligation de résultat, il est obligé d’atteindre un objectif précis (engagement plus contraignant).

Les responsabilités

Le sous-traitant est responsable d’assurer la sécurité au lieu du travail.

En effet, premièrement, il doit maintenir un environnement de travail sûr et propre. En conséquence, il doit identifier les dangers et observer l’état de fonctionnement des biens et infrastructures. Certains Etats imposent des réglementations qui encadrent ces aspects. En conséquence, les sous-traitants seront soumis à une obligation légale de garantir des pratiques de sécurité strictes pour protéger les travailleurs et les biens.

Deuxièmement, concernant la protection des données, le sous-traitant doit se conformer au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Ceci implique qu’il faut respecter les principes fondamentaux de protection des données (par exemple, la minimisation et la licéité des traitements) et de mettre en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées (par exemple, le cryptage, la pseudonymisation). Le sous-traitant doit également informer le responsable de traitement en cas de violation de données afin que celui-ci puisse évaluer la situation et prendre les mesures nécessaires.

La responsabilité du sous-traitant peut être engagée en cas de non-respect de ses obligations. En effet, en cas de manquement à ses obligations, le sous-traitant peut subir des sanctions financières par les autorités de contrôle.