Le processus budgétaire

Lorsque vous prévoyez un déplacement :
A => Vous choisissez toujours l’itinéraire le plus rapide
B => Vous préférez partir à l’aventure, peu importe quand vous arriverez et où vous arrivez.
C’est la même chose pour le développement de votre entreprise. Il est important de prendre les décisions qui sont les plus efficaces.
Lorsque vous choisissez l’itinéraire le plus court, cela signifie :

• Que vous avez défini votre point d’arrivée => c’est la vision stratégique de votre entreprise c’est-à-dire le point que vous voulez atteindre à moyen ou long terme
• Que vous avez défini au moins un point d’étape => c’est votre objectif à 1 an
• Et que vous avez choisi le chemin pour y arriver => c’est la construction budgétaire

La vision stratégique vous donne le cap à atteindre.

Ensuite, traduire cette vision en budget vous permet d’intégrer :

• Le résultat escompté
• Les moyens à mettre en œuvre pour y arriver
• Compte tenu d’un certain nombre d’hypothèses identifiées

Le résultat escompté : le budget des ventes

Le budget des ventes est particulièrement important car les ventes sont la source de revenu principale de l’entreprise.
Le budget des ventes doit être établi à la fois en volume et en valeur afin de bien comprendre les leviers prévisionnels de croissance de l’entreprise.
En cas de dérapage, on pourra ainsi analyser d’où vient la difficulté.

Les moyens à mettre en œuvre

Établir un budget est un exercice difficile mais nécessaire qui permet de lier des notions parfois éloignées (rentabilité, besoin d’investissement, ROI, plan de trésorerie, besoin en fonds de roulement, stockage, …).

L’exercice consiste à réaliser les budgets des différents services en travaillant sur des estimations (évolution de l’activité commerciale dans les mois et les années à venir, lancement d’un produit, …) en tenant compte :

• des éléments externes (évolutions réglementaires, évolution du marché),
• des contraintes dues à l’exploitation (besoin de matériel, …),
• et des capacités financières.

Le budget de production

Le budget de production est la conséquence du budget des ventes de l’entreprise et de sa politique de stockage. Le budget de production vise à optimiser l’allocation des ressources (financières, taille de stockage, matériel, temps, place, …) en tenant compte des contraintes matérielles, financière, humaines et organisationnelles de l’entreprise.

Le budget d’approvisionnement

Le budget d’approvisionnement permet de prévoir quelles quantités de quels produits seront achetées et à quelle fréquence.

Ce budget doit également être calculé en volume et en valeur.
Il vous servira pour votre gestion mais aussi dans la négociation avec vos fournisseurs.

Le budget des frais généraux

Le budget des frais généraux vous permet de prévoir les coûts induits par la réalisation de votre budget de ventes.

Il regroupe les charges salariales, administratives et commerciales de votre entreprise.
Le budget des frais généraux doit être suivi parallèlement aux ventes.
Si vos frais restent constants alors que votre chiffre d’affaires diminue fortement, c’est la rentabilité globale de votre entreprise qui est en risque.
Si vos frais restent constants et que votre chiffre d’affaires augmente fortement, vous risquez la surchauffe dans le système : c’est le surmenage qui guette vos salariés et votre qualité de service client qui est en risque.

L’ensemble des budgets seront regroupés pour constituer le budget prévisionnel qui sera composé de différents éléments (plan d’investissement, objectifs commerciaux, plan de trésorerie, …). Ce budget prévisionnel sera décomposé pour valider le budget de chaque service et établir les objectifs de chaque service. Il pourra selon les sociétés être utilisé pour cadrer certains éléments opérationnels ( planifier les opération commerciales,  caler les investissements et les dépenses, prévoir les recrutements, …).

Les tableaux de bords et indicateurs de gestion permettront de suivre les écarts, prendre les décisions au fil du temps ou, si nécessaire établir un budget correctif en cours d’année afin d’adapter les différentes dépenses  la réalité économique.

Les risques identifiés : les hypothèses budgétaires

Les différentes hypothèses budgétaires permettent de définir un niveau de risque probable et accepté par l’entreprise.
Par exemple, le budget des ventes est construit sur une hypothèse d’évolution de la clientèle.
Plus la probabilité de vos hypothèses est élevée, plus vous avez de chances de réaliser votre budget.
Il est parfois nécessaire de tester plusieurs hypothèses voire d’établir plusieurs versions budgétaires avant d’obtenir un budget définitif.

Tout l’enjeu du processus budgétaire est dans la coordination des différentes étapes. Celles-ci mettent en lien des personnes différentes au sein de l’entreprise et qui doivent se coordonner sur un intervalle de temps court. Chaque modification sur l’un des budgets a potentiellement des conséquences sur les autres budgets de l’entreprise qui doivent donc être revus. La communication et la coordination des différents acteurs concernés sont donc un gage de cohérence et de crédibilité du processus budgétaire.