Le cahier des charges

Dans cet article nous définirons dans un premier temps ce qu’est un cahier des charges. Puis, nous vous parlerons des circonstances qui peuvent vous amener à vous en servir.

Ensuite, nous vous préciserons quelles sont les fonctions et la forme de ce document, et pour finir, nous vous donnerons quelques conseils qui vous aideront dans sa réalisation.

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Qu’est-ce qu’un cahier des charges (cdc) ?

Le cahier des charges fonctionnel permet de lister avec précision les attentes et les exigences du donneur d’ordre (maître d’ouvrage ou maître d’œuvre). Il prend la forme d’un document pouvant contenir toute sorte d’éléments permettant d’expliciter précisément les exigences liées au projet (plans, documents techniques, arborescences, diagrammes, chartes graphiques …).

Le cahier des charges fonctionnel ne se contente pas de lister les fonctionnalités du projet, il spécifie, explique et délimite le projet ainsi que les conditions de sa réalisation (contraintes techniques, respect des normes, refonte de l’existant … Son rôle est essentiel, car c’est le lien factuel et concret qui assure la compréhension entre les parties prenantes du projet.

Le cahier des charges est un document essentiel à l’élaboration et la réalisation d’un projet. Il permet de formaliser les attentes et les besoins du donneur d’ordre (ou de la maîtrise d’ouvrage) de manière exhaustive.

Le cahier des charges est très utilisé dans de nombreux domaines(réalisation d’un produit, d’un projet web, d’un bâtiment …). Ses fonctions sont multiples :

• préciser et définir les objectifs et la finalité d’un projet,
• détailler le contexte du projet (contraintes techniques, parties prenantes, exigences particulières, charte graphique, livrable attendu …)
• répertorier l’ensemble des besoins et des caractéristiques du projet,
• identifier les contraintes, les intervenants et les interactions  internes et externes au projet,
• rassembler l’ensemble des éléments dans un même document afin que chaque intervenant dispose des mêmes informations,
• répartir les charges et missions de chaque intervenant,
• faciliter les consultations pour une mise en concurrence des différents prestataires.

Au final le cahier des charges synthétise les informations nécessaires à l’établissement d’un projet afin que les objectifs et les caractéristiques soient fournis et compris par l’ensemble des acteurs impliqués. C’est un support qui reprend les aspects généraux et techniques et peut servir de base de travail.  Les informations fournies visent à clarifier la situation et de mettre tout le monde d’accord.

Le cahier des charges prend des formes variables selon le type d’activité, et selon l’entreprise elle-même. Il pose le cadre de travail et permet également de cadrer les missions qui vont être données à tous les acteurs du projet en vue de son bon déroulement.

Pourquoi s’en servir ?

Chaque entreprise ou secteur d’activité élabore et utilise le cahier des charges à sa manière. On peut toutefois distinguer l’utilisation interne du cahier des charges de son utilisation externe.

L’utilisation externe du cahier des charges

Un cahier des charges est un socle de travail qui sert notamment à cadrer un projet ou une mission. Il peut aussi être utilisé comme support organisationnel ou de travail, d’échange et de discussion entre une entreprise et ses partenaires économiques (intervenant, prestataire, fournisseurs…).

Le voir comme un document définitif et immuable fourni par un client à ses fournisseurs est réducteur et peut être sujet à discussion en cas d’imprécisions, d’oublis ou d’erreurs. S’il comporte bien un côté juridique et contractuel (lorsqu’il est signé ) il est aussi une base d’échange et doit pouvoir faire l’objet d’améliorations qui seront alors validées par chacune des parties pour le bien du projet.

Le cahier des charges est un document servant à définir les critères de sélection lors d’un appel d’offres… On parle ici de support contractuel.

Il est important d’y apporter une attention toute particulière, car il revêt souvent une connotation contractuelle et peut concerner des sujets aussi divers et importants que :

• La sécurité (des personnes, des immeubles, des biens, assurances, responsabilité…),
• Les conditions de réalisation du projet (mise en place d’un chantier, horaires, respect des réglementations …)
• La tarification (tarifs, phases de règlements, conditions de paiement, pénalités …)
• Le planning et phasage de l’opération,
• La répartition des missions, et des compétences requises,
• Les critères techniques à respecter : (matériaux à employer, conditions d’exécution …)
• Les conditions particulières (confidentialité, concurrence exclue …),
• …

L’utilisation interne du cahier des charges

La rédaction d’un cahier des charges est une démarche contraignante et parfois compliquée. Elle est cependant souvent utile, car elle impose d’une part de clarifier la notion de projet et d’autre part de communiquer autour du projet au sein de l’entreprise.

La clarification du projet en vue de rédiger le cahier des charges entraîne souvent une amélioration de définition du projet en lui-même (objectifs, caractéristique, attentes des clients, budget …).

Par ailleurs la nécessaire implication de certains services ou certaines personnes permettent d’intégrer des aspects parfois oubliés.  Cela contribue aussi à mieux communiquer sur le projet et son importance au sein de l’entreprise. Dans certains cas, c’est l’occasion pour certaines personnes d’exprimer de nouvelles attentes ou d’intégrer des idées innovantes.

Au final le cahier des charges contribue à clarifier le projet et à impliquer, voire mobiliser, un certain nombre de personnes, ce peut donc être un bon outil de management.

Quelles sont les différentes fonctions du cahier des charges ?

Les fonctions du cahier des charges sont multiples. Il peut servir à :

• définir les caractéristiques d’une commande de bien ou de service (taille, composition, spécificité technique …). Le cahier des charges est d’autant plus important que la commande est spécifique et/ou importante.
• structurer un appel d’offres,
• servir de support de référence technique pour la réalisation d’une mission ou d’un chantier (réalisation d’un projet informatique, construction d’un bâtiment …) pour permettre de maîtriser l’ensemble des aspects (délais, réglementations, sécurité, aspects techniques, phasage entre les intervenants …),
• maîtriser les risques financiers. Pour la conception d’un produit par exemple, le cahier des charges permet de s’assurer que le produit correspondra aux objectifs fixés. Concevoir un produit sans étude ni cahier des charges exposerait l’entreprise à des risques importants (flop commercial, rejet réglementaire, problème technique …).

Ce cahier des charges peut avoir différentes fonctions liées à la conception d’un projet. Il ne doit donc pas se contenter des aspects techniques, mais doit aussi décrire le contexte économique, quantifier les objectifs, établir un périmètre d’action, faire une description précise de ce à quoi il servira.

La forme du cahier de charges

Il n’existe pas de format prédéfini pour un cahier des charges. L’important est qu’il soit précis, adapté à la situation et compréhensible par chacun des intervenants. Pour ce qui est du fond, le cahier des charges contiendra un ensemble de supports écrits permettant de décrire le résultat ou l’objectif attendu (éléments techniques, organigrammes, schémas techniques, spécificités, photos …). Il fera référence à la réglementation en vigueur dont il rappellera les principaux éléments, notamment en termes de sécurité.  Des jeux de plans spécifiques aux différents partenaires pourront être joints (plan éclectique, plan d’évacuation …).

Il comprendra aussi une partie administrative (règles, fonctionnement, rappel de sécurité, responsabilité de chacun …).

Le cahier des charges se présente la plupart du temps sous un format papier, il est cependant de plus en plus souvent fourni sous forme numérique ce qui permet de le diffuser et le mettre à jour à moindres frais.

Quelques conseils !

Si la réalisation d’un cahier des charges est fortement liée au contexte, à la nature du cahier des charges et au secteur d’activité, certaines étapes nous paraissent incontournables :

• Travailler par étapes. Ne brûlez pas les étapes et n’allez pas trop vite dans vos démarches.
• Formaliser la demande. Pour ce faire, répondez à des questions comme : à quoi servira votre projet ? Que fait la concurrence ? Qu’est-ce que cela donnera lorsque le projet sera abouti (se mettre en situation) ? Avez-vous pensé à l’ensemble des aspects (pratique, financier, commercial, gestion, sécurité …) ?
• Décrire les contraintes. En termes de temps, de budget, de planning, de juridiction… Un projet se déroule sur une période donnée, avec un budget prévu à cet effet.
• Consulter l’ensemble des personnes concernées. Il faut identifier les personnes et les compétences (internes et externes)  impliquées ou nécessaires pour le projet. Souhaitez-vous concevoir tout cela en interne ou faire appel à des prestations extérieures ? Il s’agit de la conception de la mise en œuvre.
• Décrire ce qui sera proposé concrètement au client. Produit, fonctionnalité,  services associés, avantages…
• Faire une relecture et une validation. Une relecture par des personnes compétentes permet d’éviter les oublis, erreurs, mais aussi de connaissance d’avis complémentaires.
• Planifier les interventions de chacun. Travailler sur un projet demande une certaine synchronisation dans les plannings de chacun, la prévision de réunion, etc.
• Faire un suivi du cahier des charges. Cela peut se faire en interne ou être sous-traité à un prestataire (bureau d’étude, maître d’ouvrages …)

N’oubliez pas qu’un cahier des charges est un exercice qui nécessite à la fois une grande rigueur et une très bonne vision d’ensemble du projet. C’est un document qui demande du travail et de l’investissement. Nous espérons vous avoir aidé et donné quelques bases qui vous seront utiles par la suite.