La rédaction du plan d’action en 10 étapes : la procédure des 4 C

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C1 : La Compréhension

Il faut que responsable de l’élaboration du plan d’action comprenne et maitrise plusieurs facteurs (internes et externes) concernant la société dans laquelle il exerce ses activités professionnelles.

Etape 1 : La maîtrise et la définition des objectifs de la société

La définition des objectifs est la première étape pour la construction du plan d’action. Pour garantir l’efficacité de ce dernier, le dirigeant de l’entreprise doit suivre la méthode SMART.

Selon cette méthodologie, les objectifs doivent être :

• Spécifiques : le but doit être clair et précis.
• Mesurables : l’objectif doit permettre au dirigeant de l’entreprise de suivre les progrès.
• Atteignables : l’objectif doit être réalisable avec les ressources disponibles.
• Réalistes : le but doit prendre en considération les contraintes actuelles auxquelles la société fait face.
• Temporels : il doit être fixé dans une période précise.

La définition des objectifs SMART augmente les chances de succès du plan d’action qui sera mis en place.

Etape 2 : L’analyse SWOT

L’analyse SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities et Threats) est un outil stratégique essentiel pour la construction d’un plan d’action. Cette analyse aide à mieux comprendre la position de l’entreprise sur le marché et à concevoir des stratégies adaptées. En effet, elle permet de maitriser la situation de l’entreprise, en identifiant ses atouts et ses faiblesses internes, ainsi que les opportunités et les menaces provenant de l’environnement externe.

Cette analyse doit être accompagnée d’une étude approfondie de la concurrence pour mieux comprendre les points de différenciation potentiels. Une analyse SWOT bien menée renforce la cohérence du plan d’action et résultent en l’adoption de décisions stratégiques efficaces.

Etape 3 : L’identification des besoins des clients actuels et potentiels

Le responsable de la construction du plan d’action doit identifier et maitriser les besoins des clients afin de pouvoir créer un plan d’action qui aidera la société à présenter des biens ou services qui répondront auxdits besoins.

C2 : La Construction

A ce stade, le rédacteur du plan d’action doit effectuer 5 étapes afin de construire le plan d’action.

Etape 4 : La définition des actions qui doivent être exécutées

Après avoir maitrisé la situation de l’entreprise au sein du marché ainsi que les objectifs de celle-ci, il faut déterminer les mesures requises afin d’atteindre ces derniers. Ces mesures sont appelées « actions ». Chaque action doit être détaillée, spécifique, liée à un objectif final, et doit avoir un délai d’exécution précis.

Afin de bien déterminer les actions nécessaires, il faut d’abord lister toutes les actions possibles. Ensuite, en se basant sur l’analyse de l’étapes précédente (l’analyse SWOT), le developpeur du plan d’action devra trier ces actions afin d’éliminer celles qui manquent de cohérence ou d’utilité. Le but est d’identifier les actions qui, effectivement, comblent les faiblesses, saisissent les opportunités et répondent aux besoins immédiats de l’entreprise et des clients. Et enfin, il est essentiel de s’assurer que chaque action est bien priorisée et alignée avec les ressources disponibles et les délais imposés. Ceci garantit une exécution efficace et l’atteinte des objectifs.

Vu la multiplicité des types de plans d’actions (plan d’action commercial, plan d’action de développement durable, plan d’action marketing, plan d’action opérationnel, etc…), la détermination des actions dépendra du type de plan d’action qui sera construit. 

Etape 5 : La hiérarchisation des actions

La hiérarchisation des actions dans un plan d’action est essentielle pour garantir une utilisation optimale des ressources et un avancement cohérent vers les objectifs. Il faut déterminer quelles tâches sont prioritaires par rapport à d’autres et d’établir une séquence logique d’exécution. Ceci permet de suivre une progression ordonnée et de ne pas oublier ou négliger des étapes importantes.

D’abord, il faut organiser les actions selon leur importance et leur enchaînement naturel. Par exemple, si l’objectif est de créer un site internet pour vendre des produits, il est évident que la création du site précèdera la mise en ligne des produits. Entre ces deux actions, d’autres tâches devront être classées de manière logique (par exemple, la création d’une page Instagram).

Parfois, certaines actions prévues deviennent inutiles à mesure que le projet progresse. Dans ce cas, la suppression de celles-ci peut s’avérer avantageuse. En effet, l’élimination de ces actions permettra de gagner du temps et de se concentrer sur les actions essentielles.

Etape 6 : La répartition et l’attribution des rôles

L’affectation des actions aux responsables est une étape clé dans la construction d’un plan d’action efficace. Chaque tâche doit être confiée à une ou plusieurs personnes compétentes (employés internes ou de partenaires externes). Cette répartition de rôle présente de nombreux avantages :

• Elle garantit que chaque action sera réalisée de manière efficace et dans les délais prévus.
• Elle permet de préciser de manière claire qui sera en charge de la mise en œuvre de chaque action et d’assurer que toutes les parties prenantes sont bien informées de leurs responsabilités.
• Elle facilite aux membres de la société de suivre l’évolution du projet, d’anticiper les retards éventuels et de s’assurer que toutes les étapes sont correctement réalisées.
• Elle contribue à la réussite globale du plan d’action en renforçant la responsabilité individuelle et collective.

En outre, quand une tâche nécessite la collaboration de plusieurs personnes, il est recommandé de désigner un responsable principal. Ce dernier sera chargé de la supervision de l’avancement des travaux et de la coordination des efforts entre les membres de l’équipe.

Etape 7 : L’identification et la mobilisation des ressources nécessaires

Suite à la mise en place des actions nécessaires et ladite répartition de rôles, il faut allouer les ressources adéquates pour garantir la réalisation des actions. Ceci permet de s’assurer que chaque action dispose des moyens nécessaires à son exécution.

Ces ressources incluent les moyens humains, matériels, financiers et techniques. En conséquence, une bonne planification des ressources inclut l’affectation des équipes, la répartition du budget, ainsi que l’acquisition des outils technologiques indispensables.

La détermination des ressources nécessaires à l’exercice de chaque action facilite l’évaluation de la faisabilité du projet et l’ajustement des prévisions en fonction des ressources disponibles. En amont, ceci aide également à éviter les dépassements budgétaires et les pénuries de ressources.

La mobilisation efficace des ressources permet d’optimiser l’utilisation des moyens à disposition, de respecter les délais et d’assurer la réussite du plan d’action.

Etape 8 : La fixation des délais pour chaque action

La mise en place de délais d’exercice pour chaque action garantit non seulement la bonne exécution des différentes étapes, mais aussi une gestion proactive des potentiels retards. Les délais jouent ainsi un double rôle. D’une part, ils assurent le respect du calendrier d’exécution en évitant les retards accumulés. Et d’autre part, ils servent d’indicateur pour mesurer régulièrement l’avancement des tâches.

Pour optimiser la gestion du projet, il est conseillé de prévoir des échéances adaptées à la nature de chaque action, en distinguant celles à court, moyen et long termes. Cette approche permet une meilleure hiérarchisation des priorités et une flexibilité dans l’organisation.

De plus, il est fortement recommandé d’indiquer la récurrence de chaque tâche (hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle, etc…). Cette information permet de mieux structurer les activités répétitives et de s’assurer qu’elles sont réalisées à intervalles réguliers, contribuant ainsi à la fluidité et à la rigueur dans la mise en œuvre du plan d’action.

C3 : La Concentration

Cette phase consiste à concentrer toutes les indications mises en place au stade C2.

Etape 9 : Le regroupement de toutes les informations dans un tableau unique

La rédaction d’un planning de plan d’action est une étape essentielle pour assurer la bonne organisation et l’exécution efficace des tâches.

A cette étape, il faut regrouper toutes les informations importantes (les actions, objectifs, délais, personnes responsables, etc…) et les inclure dans un tableau unique, qui sera « le plan d’action ». Ce tableau sera un guide pour les parties prenantes puisqu’il présentera une vision globale et accessible du déroulement du projet.

C4 : Contrôle

Cette dernière phase concerne l’application du plan d’action.

Etape 10 : Le suivi et l’adaptation régulière du plan d’action

Le suivi et la modification du plan d’action sont des étapes indispensables pour garantir la réussite d’un projet. Le but de la mise en place d’un suivi régulier des actions est de s’assurer que le plan d’action est respecté.

Afin d’exercer une surveillance effective, il faut adopter deux pratiques principales. Celles-ci sont :

• L’usage des indicateurs de performance (les ICP) : ceux-ci offrent une vision claire sur les progrès réalisés et facilitent les adaptations nécessaires.
• La flexibilité : il faut être prêt à modifier le plan d’action en place afin d’adapter ce dernier aux circonstances actuelles imprévues.