La gestion de la paie en entreprise : définition, options de gestion

La paie en entreprise : définition

Définition

La paie est une notion recouvrant multiples facettes : élément indispensable à la qualification d’un contrat de travail, le salarié acceptant de se subordonner à son employeur en contrepartie d’une rémunération, élément de motivation et de performance des salariés, élément non négligeable de la gestion administrative du personnel…

Au sein d’une entreprise, la gestion de la paie représente un poste important. En fonction des entreprises, de leur taille, organisation ou secteur d’activité, il peut y avoir une ou plusieurs personnes, voire un département entier dédié à la gestion de cette dernière.

De manière générale, la gestion de la paie est du ressort du service comptabilité, mais également des ressources humaines. Ces deux services  travaillent la plupart du temps de concert pour assurer cette mission.

La gestion de la paie

Si dans un premier temps il est possible de penser que la gestion de paie se résume à l’établissement des bulletins de salaire pour les employés, il n’en est en réalité rien. Cette tâche implique de nombreuses implications.

Il faut tout d’abord savoir que la gestion de la paie est très formelle, et encadrée strictement légalement. La paie doit ainsi être formalisée par un bulletin de salaire, aussi appelé fiche de paie, qui doit respecter un certain nombre de règles à la fois légales et conventionnelles.

La paie en entreprise est un secteur complexe, car constamment soumise à une réglementation en constante évolution. Au-delà de la réglementation générale, il faut également tenir compte des conventions collectives de chaque secteur d’activité, qui peuvent avoir un impact sur les conditions de rémunérations ou le mode de calcul.

La gestion de la paie en entreprise, s’entend comme un processus qui rassemble diverses tâches pour pouvoir arriver à l’établissement du bulletin de paie.

Pour le service en charge de la gestion de la paie, il faut rassembler l’intégralité des données nécessaires à l’établissement du bulletin, éventuelles absences du salarié, planning de ce dernier, définition de la rémunération, mais également des différentes charges, contributions, et cotisations inhérentes à la paie. Il faut également prendre en compte les congés payés, les RTT, mais aussi les heures supplémentaires…

Divers documents sont également attachés à la délivrance d’un bulletin de paie, tels que la déclaration unique d’embauche, déclaration sociale nominative… Ces documents sont obligatoires, et le manquement à cette obligation peut donner lieu à de sanctions pour l’entreprise.

L’ensemble de ces tâches à effectuer et règles entourant la paie sont destinées à transmettre ensuite un certain nombre d’informations aux administrations compétentes, et notamment permettre à l’entreprise de payer les charges liées aux salariés, et aux administrations de contrôler les activités de l’entreprise, et le respect de la conformité.

En cas d’erreur dans la gestion de la paie, les entreprises s’exposent à des sanctions, notamment en cas de contrôle de l’URSSAF qui peut aboutir à des sanctions administratives, financières, voire pénales dans l’hypothèse où l’administration conclut à des fraudes. Vis-à-vis des salariés également, l’entreprise, en cas de mauvaise gestion de paie s’expose éventuellement à des contentieux prud’homaux.

Au-delà des sanctions objectives, une mauvaise gestion de la paie a pour conséquence une perte de temps pour l’entreprise.

La digitalisation au service de la gestion de paie

La digitalisation du monde de l’entreprise est venue modifier les règles établies en termes de gestion de paie dans l’entreprise. Diverses solutions existent aujourd’hui pour les entreprises pour la gestion de ce domaine.

Il est possible de recourir à un logiciel de gestion de paie, qui recense l’ensemble des informations nécessaires, automatise toutes les tâches pouvant donner lieu à automatisation, et qui demande simplement une vérification et validation humaine, réduisant de fait le risque d’erreur, et permettant à l’entreprise de gagner un temps considérable. Certains logiciels sont consacrés à la gestion de la paie, tandis que d’autres logiciels, comme les logiciels CRM peuvent également accompagner l’entreprise dans le recensement et la centralisation des informations nécessaires à la gestion de la paie. Pour voir les logiciels CRM existants sur le marché, n’hésitez pas à consulter nos articles à ce sujet !

Parmi les fonctions des logiciels de gestion de paie on trouve : l’édition du bulletin de salaire, la dématérialisation ainsi que l’archivage des bulletins de salaires, la télédéclaration de la DSN, la tenue du registre unique du personnel, l’intégration automatique de la paie dans les écritures comptables.

Il est également possible pour les entreprises de confier la gestion de la paie à un prestataire externe : cette solution bien que plus coûteuse permet à l’entreprise de se concentrer sur son cœur d’activité, tout en laissant une entreprise spécialisée prendre en charge cette mission complexe et chronophage. On évoque alors l’externalisation de la paie. Il existe plusieurs niveaux d’accompagnement à la gestion de paie, l’entreprise pouvant décider de sous-traiter en intégralité, ou en partie ce processus.