La gestion des notes de frais en entreprise

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Qu’est-ce qu’une note de frais ?

Une note de frais est un document par lequel un employé ou un dirigeant d’entreprise sollicite le remboursement de dépenses effectuées pour des besoins professionnels. Parmi les dépenses couramment incluses, on trouve :

• Frais de transport (ex : indemnités kilométriques)
• Frais de repas (ex : restaurant)
• Frais d’hébergement
• Abonnements (ex : téléphone, internet)
• Dépenses liées au télétravail

Si vos salariés sont régulièrement amenés à engager des dépenses professionnelles, il peut être judicieux de leur fournir une carte bancaire d’entreprise.

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Qui est responsable du paiement des notes de frais ?

Dans une entreprise, c’est généralement l’employeur qui rembourse les frais avancés par ses salariés, à condition que ceux-ci soient justifiés et raisonnables. Pour qu’une note de frais soit valide, elle doit répondre à trois critères essentiels :

• Caractère professionnel : les dépenses doivent être en lien direct avec l’activité professionnelle ;
• Montant raisonnable : la dépense doit être proportionnée à l’achat réalisé ;
• Justificatif : un document prouvant la dépense (ex : facture, ticket) est obligatoire.

En revanche, une entreprise peut fixer des limites sur certaines catégories de dépenses. Par exemple, un montant maximal peut être établi pour les repas ou l’hébergement, particulièrement en fonction du lieu géographique où la dépense est engagée.

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Quelle est la procédure pour se faire rembourser ?

La démarche pour obtenir le remboursement d’une note de frais varie selon les entreprises. Généralement, le salarié doit remplir un document (ou utiliser un logiciel spécifique) qui précise les détails de la dépense : date, nature de la mission, lieu, et montant engagé.

Le processus de remboursement d’une note de frais commence par une demande formelle de la part du salarié. Ce dernier soumet la note à son supérieur hiérarchique ou directement au service comptable de l’entreprise. Cette note doit inclure toutes les informations nécessaires, telles que les justificatifs des dépenses engagées, la nature des frais, et les raisons professionnelles qui les justifient.

Une fois la demande soumise, l’entreprise procède à une vérification minutieuse. L’objectif est de s’assurer que la note de frais est conforme aux critères internes et légaux. L’entreprise examine si les montants sont raisonnables et proportionnés, si les dépenses ont bien été engagées dans le cadre professionnel et si les justificatifs fournis sont valides. Ce processus de validation est essentiel pour éviter tout abus et garantir une gestion transparente des finances de l’entreprise.

Après validation, l’entreprise procède au remboursement des frais engagés. Le montant approuvé est versé au salarié, soit directement sur son compte bancaire, soit intégré à sa prochaine fiche de paie.

Certaines entreprises optent pour des solutions numériques qui facilitent ce processus en permettant au salarié de soumettre sa demande et ses justificatifs en ligne, accélérant ainsi le traitement. D’autres, notamment les plus petites entreprises, préfèrent un traitement manuel, par exemple en envoyant les documents par mail au service comptable.

Les notes de frais sont-elles imposables ?

Les sommes remboursées via les notes de frais ne sont pas soumises à l’impôt pour le salarié, à condition que le montant reste dans les limites fixées par l’administration fiscale. Si ces montants dépassent les seuils prévus, la différence peut être considérée comme un avantage en nature, lequel est imposable.

Pour l’entreprise, ces remboursements sont exonérés de charges sociales tant qu’ils respectent les règles fiscales. De plus, les frais remboursés sont déductibles du résultat imposable, ce qui permet de réduire le montant de l’impôt sur les bénéfices.

Voici un exemple des plafonds de remboursement en 2024 :

Comment comptabiliser une note de frais ?

Les notes de frais doivent être correctement intégrées dans la comptabilité de l’entreprise. Voici les principales étapes à suivre :

• Inscription au journal des achats : le montant de la dépense est saisi dans le registre comptable.
• Débit des comptes de charges : les frais sont enregistrés dans les comptes correspondants (ex : compte 6251 pour les frais de déplacement).
• Débit de la TVA déductible : si applicable, la TVA est déduite.
• Crédit du compte salarié : le compte du salarié concerné est crédité pour le remboursement.

Cette gestion minutieuse permet à l’entreprise de respecter les obligations comptables tout en garantissant que les dépenses professionnelles sont correctement remboursées.

Les bénévoles peuvent-ils bénéficier du remboursement de leurs frais ?

Les associations loi 1901 peuvent rembourser les frais engagés par leurs bénévoles, mais cela doit être fait avec soin pour éviter que ces remboursements ne soient considérés comme un salaire déguisé. Il est recommandé de se conformer aux barèmes fiscaux (kilométriques, hébergement, etc.) et de bien documenter la dépense, en précisant notamment :

• Le nom du bénévole
• La mission réalisée
• Le montant et la nature des frais
• La signature du bénévole et du responsable

Comment optimiser la gestion des notes de frais en entreprise ?

Pour éviter les complications dans la gestion des notes de frais, voici quelques recommandations à suivre :

1. Utiliser un logiciel dédié : une solution numérique permet de centraliser les demandes, de faciliter la validation et d’archiver les justificatifs.
2. Mettre en place des plafonds de dépenses : informez vos employés des limites de remboursement afin d’éviter tout dépassement non justifié.
3. Archivage rigoureux des justificatifs : conservez toutes les preuves de dépenses pendant une période minimale de trois ans en cas de contrôle fiscal.
4. Remboursement au réel ou au forfait : l’employeur peut choisir de rembourser les frais au réel (exactement ce qui a été dépensé) ou au forfait (montant préalablement fixé).