Tout savoir de la méthode Agile Kanban

Au même titre que toutes les autres méthodes Agile, Kanban suit aussi des règles strictes en ce qui concerne sa mise en œuvre. Ainsi, pour y recourir, il faut en premier lieu déterminer si la méthode convient à l’entreprise concernée et au projet à exécuter.

Lorsqu’elle est convenablement mise en œuvre, la méthode présente divers avantages au cours du déroulement des activités. Découvrez dans les lignes à suivre toutes les informations utiles sur la méthode Agile Kanban.

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De quoi s’agit-il ?

L’origine de la méthode Agile Kanban remonte à l’année 1947. C’est l’entreprise Toyota au Japon qui en fut le précurseur avant de passer la main à Microsoft quelques années plus tard. Initialement, il s’agissait simplement d’une méthode permettant de fluidifier la production et de gérer les stocks.

Kanban signifie littéralement « carte de signalisation » en langue japonaise. Concrètement, la méthode Kanban est une stratégie qui se fonde plutôt sur la demande que sur l’offre.

Dans sa mise en place, les utilisateurs se servent d’étiquettes pour se retrouver dans leurs tâches à accomplir. Suivant la méthode, une nouvelle tâche ne débute que lorsque la précédente est définitivement achevée.

Lorsqu’elle est appliquée à un processus de production, le processus n’est déclenché qu’à la condition qu’une demande ait été effectuée. Autrement dit, si personne ne passe une commande pour une tâche spécifique, cette dernière n’a pas lieu d’être.

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Quel est le rôle de la méthode Agile Kanban ?

La méthode Kanban est un outil d’aide à la gestion de projet. Elle a initialement été conçue afin de mieux gérer la production, mais elle permet également d’assurer une production de qualité. La méthode remplit sa fonction tout en faisant participer activement chaque acteur impliqué.

L’objectif ici consiste avant tout à s’adapter aux besoins du consommateur. Cela conduit à éviter toute surproduction et, de manière générale, tout gaspillage de ressources. De même, les délais de production sont relativement raccourcis, de même que les coûts.

De plus, pour une mise en œuvre plus simple et plus aisée, cette méthode est axée sur une approche visuelle. Il existe donc des tableaux Kanban sur lesquels sont inscrites les tâches à faire, celles en cours et celles qui sont terminées, le tout à l’aide de petites cartes.

Pourquoi et comment l’utiliser ?

La méthode Agile Kanban apporte flexibilité et facilité à l’accomplissement des tâches. Elle exclut d’attribuer de gros volumes de tâches à un nombre limité de personnes, mais commande plutôt de scinder chaque activité en petites sous-activités facilement exécutables.

Les domaines d’application

La méthode Agile Kanban a de multiples applications, mais ne convient pas à tous les secteurs. En effet, pour un projet ne comportant pas de tâches chronologiques à effectuer, la méthode ne convient pas.

Kanban repose en outre sur la visualisation. Les tâches à faire doivent être clairement spécifiées et faciles à comprendre. Un tableau Kanban aide à suivre l’évolution des tâches et en y jetant un coup d’œil, il est possible de savoir exactement quelles tâches sont déjà effectuées et lesquelles sont en cours.

La mise en place

L’instauration de la méthode Agile Kanban passe par cinq étapes essentielles :

• L’identification du projet ;
• La modélisation du processus ;
• La construction du tableau Kanban ;
• Le suivi de l’évolution du projet ;
• L’amélioration avec des outils spécifiques.

Il faut, dans un premier temps, définir les rôles ainsi que les attributions des membres de l’équipe projet. Il faut aussi, s’il y a lieu, mentionner des demandeurs de même que les types de leurs demandes.

Il faut ensuite définir le processus global ainsi que ses différentes étapes. L’établissement du workflow du projet et la définition de la liste des tâches viennent en dernière position.

L’application

C’est à l’aide d’une feuille de papier ou sur un tableau mural que sont matérialisées les colonnes de tâches. L’on y colle ensuite les étiquettes qui mentionnent la demande, la personne qui en a la charge ainsi que l’objectif de la tâche.

Viennent ensuite le passage en revue des différentes étapes du projet et la détermination du temps alloué à chacune d’elles. Au fur et à mesure que les tâches sont effectuées, les étiquettes sont déplacées suivant les statuts :

• À faire ;
• En cours ;
• Terminé.

Cela aide aussi à déterminer les blocages et à instituer des mesures correctives. La mise en œuvre de la méthode Kanban doit être ponctuée de petites réunions matinales de 15 minutes en moyenne. Au cours de ces dernières, chaque participant fait le point sur ce qu’il a à faire, quand et comment le faire.

De nombreux logiciels peuvent être employés en complément à cette approche. Il s’agit entre autres de :

• KanbanFlow ;
• Trello ;
• Asana ;
• Jira.

Ces outils permettent de tenir informé et de faire participer les membres de l’équipe qui sont sur le terrain ou en télétravail.

Quels sont les avantages et les limites de la méthode ?

La méthode Agile Kanban, comme toutes les autres méthodes Agile de gestion de projet, a ses avantages, mais également ses limites.

Les avantages de la méthode Kanban

Au nombre des avantages, figurent :

• La facilité d’installation et de compréhension ;
• La réduction des coûts ;
• La transparence du système ;
• Une correspondance de la méthode avec toutes les formes d’organisation d’équipe ;
• La possibilité d’anticiper les obstacles et de limiter les travaux multitâches ;
• L’optimisation des délais de production.

Les limites de la méthode

En dépit des avantages évoqués, la méthode Agile Kanban est jugée :

• Inefficace pour certaines entreprises ;
• Difficile à appliquer si le principe n’est pas compris de tous les membres de l’équipe ;
• Inutilisable pour des demandes de production trop irrégulières.

En définitive, loin de se réduire à l’affichage d’une sorte de liste de tâches, cette méthode de gestion de projet requiert une forte dose de communication et de collaboration : deux éléments essentiels à une mise en œuvre correcte de la méthode Agile Kanban.