La matrice SEPO Définition et Utilité

La Matrice SEPO, dont le nom provient des initiales Succès, Potentialités, Échecs et Obstacles permet à une équipe de s’appuyer sur ses expérimentations pour améliorer son mode de fonctionnement. Ce dossier vous explique ce qu’est une matrice SEPO, dans quels cas peut-on l’utiliser et comment la faire ?

La matrice SEPO : définition et utilité

Qu’est-ce que matrice SEPO ?

La matrice SEPO est un outil d’auto-évaluation prospectif permettant de de tirer profit des expériences vécues pour améliorer la performance d’une équipe lors des missions à venir.

Elle est principalement utilisée de manière participative afin que chaque membre de l’équipe puisse profiter de la démarche.

Qui est concerné par matrice SEPO ?

Cette matrice, très simple d’utilisation est adaptable à de nombreux projets et actions. Elle peut être utilisée par tous les entrepreneurs et les équipes qui portent des projets de plus ou moins grande envergure.

Pourquoi faire une matrice SEPO ?

Plusieurs raisons peuvent vous amener à réaliser une matrice SEPO.

Elle vous aidera notamment à :

• Evaluer si les objectifs d’un projet ont été atteints ;
• Evaluer l’avancement et la pertinence d’un projet ou d’une étape afin d’établir ou corriger la planification de l’étape ou du projet suivant ;
• Animer l’avancement d’un projet grâce à une évaluation participative avec l’équipe et/ou les partenaires concernés.

Les bénéfices attendus d’une matrice SEPO ?

Réaliser une matrice SEPO permet dans un premier temps d’identifier et d’organiser les expériences et les attentes des membres d’une équipe. Dans un second temps la démarche aide à évaluer les réalisations de l’équipe et de se projeter vers les cibles et les nouvelles actions à entreprendre.

C’est un outil de management qui, lorsqu’il est correctement utilisé contribue à souder l’équipe. Il est souvent combiné avec d’autres outils comme la matrice SWOT ou l’analyse Pestel dans le cadre d’une démarche stratégique

Quand peut-on mettre à profit une analyse SEPO ?

L’analyse SEPO est un outil de management permettant d’améliorer les process d’une équipe. Il est particulièrement adapté aux équipes qui portent un projet existant ou en création et qui sont destinées à continuer de travailler sur des projets identiques.

Il est aussi très utile lorsque de nouveaux intervenants intègrent le processus afin de les aider à comprendre le fonctionnement de l’équipe. Ils contribueront pour leur part à enrichir l’évaluation grâce à leurs observations.

Les limites de l’analyse SEPO

La matrice SEPO est un outil dont l’utilité dépend de la qualité des interventions et des observations des participants. Ainsi, la qualité de ses apports dépendra de plusieurs critères comme :

• Sa fréquence d’utilisation ;
• La qualité de l’implication de chaque participant ;
• Prendre en considération l’ensemble des éléments (positifs et négatifs, …) ;
• Le fait de ne pas se contenter de déplacer les éléments de positif en négatif (si échec) car cette démarche n’apporte aucun élément supplémentaire permettant d’approfondir et nourrir l’analyse ;
• …

Comment réaliser une analyse SEPO ?

A quoi ressemble une matrice SEPO ?

L’outil SEPO est assez simple, il consiste en une matrice de deux colonnes et deux lignes ce qui constitue 4 cases (Succès, Potentialités, Échecs et Obstacles)  dans lesquelles l’équipe va disposer les avis de l’ensemble des membres d’une équipe (expériences, ressentis, opinions, attentes, alertes, …) à propos du projet ou de l’action concerné.

La matrice SEPO sert de support pour la démarche d’identification et de tri des avis du groupe. Comme le montre le tableau ci-dessus, le tri se fait selon deux critères : la temporisation de l’avis (passé ou futur) et la nature de l’avis (positif ou négatif).

La notion de groupe est importante, puisqu’il facilite la démarche d’expression des différents avis. A l’image du Brain Storming, la dynamique de groupe permettra d’inhiber certaines craintes individuelles et de dynamiser la réflexion et la participation de chacun.

La constitution du groupe a aussi une importance car il est nécessaire que l’ensemble des participants prennent parti au projet. Il est conseillé de diversifier les groupes d’évaluation d’un même projet  tout en étant attentif à ce que chaque partie prenante puisse être représenté sans que l’une domine l’autre de part son nombre ou la personnalité des intervenants. Cela permet d’avoir une diversité d’opinions qui enrichira le l’évaluation SEPO et donc la phase de recherche prospective.

La matrice fait un lien entre l’analyse des actions passées et la projection vers de nouveaux objectifs et actions à mener. Elle facilite le passage entre la phase d’analyse rétrospective permettant de faire le point sur ce qui s’est bien ou moins bien passé, et la validation ou la correction des objectifs fixés.

Comment remplir la matrice SEPO ?

Le meilleur moyen de trouver les éléments et les sujets qui seront à indiquer dans la grille SEPO est de poser des questions au groupe de participants.

Pour cela rien de tel qu’une liste de questions indicatives qui seront à adapter en fonction de deux critères :

• Le projet en question. Les questions différeront selon que l’objet de l’analyse sera un projet de création, un processus existant.
• La nature du groupe qui se servira des résultats de l’analyse. Les résultats différeront selon que le projet est réalisé par les porteurs du projet ou des personnes externes au projet (associés, bénéficiaires, partenaires ou clients du projet.

Les questions peuvent être posées au hasard ou au contraire être présentées en suivant l’ordre de la grille.

Les questions permettant d’évoquer les Succès :

• Quelles ont été les réussites qualitatives ?
• Quels ont été les réussites quantitatives ?
• Quels objectifs ont été atteints ?
• Quels sont été les éléments qui ont contribué positivement au projet ?
• Comment est perçu le projet :
  • Au sein des équipes ?
  • Auprès de tiers (partenaires, employés, fournisseurs, concurrents, …)?
  • Auprès des participants au projet ….

Les questions permettant d’évoquer les Echecs

• Quels ont été les faiblesses qualitatives du projet ?
• Le projet a-t-il atteint tous ses objectifs chiffrés
• Quels éléments ont gênés le déroulement du projet ?
• Quels ont été les principaux freins et difficultés des participants ?
• Des limites ont-elles été atteintes (compétences, capacités machines, humaines, …) ?
• Y a-t-il eu de mauvaises surprises ou des effets négatifs imprévus ?

Les questions permettant d’évoquer les Potentialités :

• Avez-vous identifié de nouveaux potentiels et/ou des opportunités ?
• D’anciennes actions ou mesures vouées à l’échec peuvent-elle être reprises ?
• Avez-vous identifié de nouveaux projets ou de nouvelles opportunités ?
• Certaines ressources inexploitées peuvent-elles utiles ?
• De nouvelles idées intéressantes peuvent-elles être envisagées ?
• Les innovations, invention ou autres nouveautés peuvent-elles représenter de nouveaux potentiels intéressants ?
• Les changements réglementaires vont-ils ouvrir de nouvelles possibilités ?

Les questions permettant d’évoquer les Obstacles :

• Quels sont les difficultés, les freins, les obstacles et les contraintes qui vous dérangent ?
• Quels risques pourraient se concrétiser prochainement ?
• Certaines habitudes ou résistances pourraient perturber la démarche ?
• Allez-vous dépassé certaines limites non prévues (budget, règlementation, …) ?
• Y a-t-il des blocages réglementaires pénalisants ?
• L’actualité est-elle source de problèmes

Quelles sont les ressources nécessaires pour une analyse SEPO ?

Peu de ressources sont nécessaires. La seule contrainte est de réunir l’équipe afin d’évaluer le projet puis de se projeter sur sa suite ou sur le suivant. En termes de support, un tableau avec quelques marqueurs et des post-il suffiront amplement.

La démarche pour réaliser une grille SEPO

Comme nous l’avons évoqué ci-dessus, la démarche est assez simple et consiste en trois étapes successives.

Première étape la collecte des avis

La première étape consiste à identifier les éléments issus de l’expérience passée.

On évoquera à la suite les succès et les échecs. Puis on évoquera les potentiels et les obstacles.

Deuxième étape le tir et la synthèse des avis

La seconde étape consiste à regrouper, trier les avis puis de les synthétiser en étant attentif à conserver le sens profond de chaque remarque et éviter de caricaturer les avis.

La synthèse doit faire état des principaux avis tout en identifiant les points remarquables afin de ne pas aseptiser l’analyse en enlevant tout ce qui pourrait paraitre trop original ou différent.

Troisième étape l’analyse

La troisième étape consiste à acter de décision et si nécessaire à regrouper les avis pour clarifier les décisions prises ou à prendre.

Les regroupements peuvent différer selon la nature du projet (budget, compétence, formation, management, communication, …).

Les résultats

Les résultats seront présentés en utilisant le cadre matriciel. Un surlignage de couleur permettra d’identifier le domaine auquel appartient l’avis, ou les personnes ou équipes concernés pas sa mise en œuvre (commerce, production, Ressources Humaines, direction, stocks, …)

Conclusion

La matrice SEPO a été créée dans les années 1970 afin de compléter d’autres outils comme la matrice ou grille SWOT. Elle peut être utilisée dans le cadre de l’analyse stratégique mais son intérêt réside essentiellement dans le coté participatif qu’elle propose. Elle est souvent utilisée dans les organisations humanitaires et les fonctionnements participatifs et tend à se développer au fil des ans dans les entreprises qui voient dans la matrice SEPO un outil de management participatif intéressant.