Matrice Eisenhower : comment gagner du temps et de la productivité ?

Qu’est-ce que la matrice Eisenhower ? Comment utiliser la matrice d’Eisenhower ? Comment prioriser les actions ? Qu’est-ce qui est urgent ? Qu’est-ce qui est important ? Dans cet article, nous expliquons ce qu’est la matrice Eisenhower ainsi que quand et comment l’utiliser pour améliorer votre organisation personnelle et celle de vos équipes.

Qu’est-ce que la matrice d’Eisenhower ?

En matière de stratégie et de management, de nombreuses innovations ont été apportées par des organismes structurés comme de grands groupes internationaux, des startups florissantes (dont l’organisation est plus structurée qu’on le pense généralement) ou l’armée. Comme l’indique son nom, la matrice Eisenhower à été inventée par un militaire mondialement connu : Dwight David Eisenhower surnommé « Ike » .

Ses illustres responsabilités (chef d’État-Major général des Forces armées des États-Unis et commandant suprême des forces alliées en Europe, il deviendra aussi le 34e président des États-Unis) l’ont amené à devoir optimiser son temps et s’organiser pour être efficace et productif.

Pour y parvenir, il classait les tâches à accomplir dans une matrice à double entrée. Il affectait à chaque tâche un degré d’urgence (urgent ou non urgent) et un degré d’importance (important ou non important). Il obtenait ainsi la matrice (dite Eisenhower) composée de 4 cases :

• Case 1 : les tâches pas importantes, mais urgentes,
• Case 2 : les tâches importantes et urgentes,
• Case 3 : les tâches pas importantes et pas urgentes,
• Case 4 : les tâches importantes, mais pas urgentes.

Pour bien s’organiser, on s’attachera évidemment à traiter au plus vite les éléments situés dans la case « Important et urgent ».

Les tâches situées dans la case « pas importante et pas urgente » seront remises à plus tard, voire abandonnées.

Nous verrons dans la suite de l’article comment traiter les tâches intermédiaires à savoir : les cases « importantes, mais pas urgentes » et « pas importantes, mais urgentes ».

Pourquoi utiliser cette matrice ?

L’intérêt de la matrice

L’intérêt de cet outil est qu’il s’applique à de nombreuses situations appartenant à nos activités professionnelles, associatives ou privées. Elle nous aide à :

• Trier et prioriser les tâches à réaliser ;
• Gérer, planifier et organiser notre travail ;
• Mieux gérer notre temps ;
• Choisir les tâches à déléguer ;
• Prendre des décisions ;
• …

D’une manière générale, on utilisera cet outil pour prioriser les tâches à accomplir et prendre du recul par rapport à des situations confuses.

Limites et faiblesse de l’outil

Si la matrice Eisenhower représente une grande aide pour de nombreux responsables, elle présente deux grandes faiblesses :

• elle n’offre pas de graduation possible ;
• elle reste subjective.

Le manque de graduation

Si le classement en seulement deux critères (urgence et importance) disposant chacune de deux possibilités (oui et non) apporte de la simplicité et de la clarté, cela rend le procédé un peu réducteur.

On le sait tous, tout n’est pas blanc ou noir. Il existe une infinité de nuances que la matrice Eisenhower ne prend pas en considération. Ces nuances aideraient peut-être l’utilisateur à mieux hiérarchiser les tâches présentes dans une même case.

La subjectivité du classement

Si certains éléments sont faciles à placer, d’autres sont plus délicats. C’est alors l’avis de l’utilisateur qui permet de les affecter. La subjectivité de nos analyses ne garantit en rien la qualité de la décision finale, surtout quand les caractéristiques permettant le classement ne sont pas factuelles (pas de date d’échéance, évaluation de l’importance, conséquences imprécises …).

Comment utiliser la matrice ?

Le manque de précision et la subjectivité de classement rendent difficile l’utilisation de la matrice dans le cadre de l’élaboration d’une stratégie.

Elle sera par contre plus utile en management, notamment comme outil pour identifier les tâches qu’il conviendra de traiter soi-même et celles qui pourront être déléguées.

Les critères de disponibilité, d’importance, d’action à réaliser, de compétence et des conséquences potentielles permettront d’aider à choisir les tâches qui peuvent être déléguées de celles qui ne le peuvent pas. Le but final étant de conserver la maîtrise de son temps de travail et d’affecter les missions en fonction de la valeur ajoutée de chacun.

S’organiser consiste à donner du temps à ce qui est important

C’est en se concentrant sur ce qui est essentiel et non pas ce qui est opportun qu’on parvient à mieux gérer son temps.

Prendre l’habitude de traiter les tâches importantes permet de réduire les urgences.

L’habitude permet de mieux percevoir l’important du superflu et de s’intéresser à l’essentiel. Il faut pour cela savoir gérer nos émotions, savoir dire non à certaines envies et sollicitations. Au final on parvient à définir ce qui doit être fait ce qui réduit notre stress et nous évite de brasser du vent.

Comment utiliser la matrice Eisenhower ?

Comme nous l’avons vu la matrice classe les éléments selon deux critères : l’importance et l’urgence. Pour remplir la matrice Eisenhower, l’utilisateur doit s’attacher à être objectif. Pour ce faire, il se basera le plus possible sur des éléments factuels, chiffrés et concrets. Il privilégiera les scénarios réalistes.

Qu’est-ce qui est urgent ?

L’urgence une caractéristique assez simple à comprendre. Elle désigne les tâches qui imposent l’attention immédiate de la personne (ou de l’équipe) concernée. Elle est fonction du temps nécessaire à sa réalisation, de l’échéance.

Certains facteurs externes peuvent compliquer l’identification du caractère urgent ou pas d’une mission.

Qu’est-ce qui est important ?

L’importance fait référence à ce qu’apporte de la tâche en question pour atteindre l’objectif en jeu. Elle s’évalue en considérant les conséquences qu’entraîne sa réalisation (ou non-réalisation) sur d’autres éléments et sur la valeur ajoutée que sa réalisation apportera.

Faut-il privilégier l’importance ou l’urgence ?

La question à cette question ne peut être que traitée au cas par cas. Toutefois, la plupart du temps on privilégiera l’important qui fait appel à un travail de long terme alors que l’urgent est souvent plus contextuel. L’urgent est souvent la conséquence d’un imprévu ou d’un travail important non traité.

Les tâches importantes et urgentes

Les tâches importantes et urgentes sont le plus souvent celles :

• Qui demandent une décision, une attention et/ou une intervention immédiate ou très rapide. L’échelle de temps étant différente en fonction de la nature du projet et de la tâche ;
• Ont des conséquences sur le but ou la mission générale ;
• Qui peuvent retarder ou bloquer l’avancement du projet ;
• Qui permettent de résoudre un problème urgent (besoin, crise, conflit …).

La procrastination peut entraîner le décalage de tâches non urgentes, voire non importantes dans cette case. Repousser au lendemain de petites tâches conduit souvent à devoir les traiter en priorité un peu plus tard.

Les tâches importantes, mais non urgentes

Les tâches importantes, mais non urgentes concernent les tâches importantes qui peuvent être accomplies un peu plus tard. On retrouve par exemple :

• La préparation d’un plan d’action, d’un budget, d’un projet …
• Pour une création d’entreprise, ce peut être un élément fondateur comme faire une étude de marché, un business plan, établir un business model Canvas ou le modèle économique du projet, trouver un financement …
• Les tâches dont l’échéance n’a pas été déterminée, mais qui devront nécessairement être réalisées pour atteindre l’objectif que vous vous êtes fixé ;
• Ce qu’il faudra faire dans les semaines à venir ;
• Les tâches liées à la surveillance de la concurrence, la veille stratégique, l’entretien des machines, l’information …
• Le suivi des équipes, le coaching, la formation …

S’organiser consiste à hiérarchiser, planifier et réaliser ces tâches.

La solution peut aussi consister à déléguer les tâches importantes et non urgentes. Toutefois, si cette solution peut être recommandée pour certaines d’entre elles, elle n’est pas systématiquement envisageable en raison de leur nature (confidentialité,  savoir-faire …), de leur importance (enjeu stratégique, connaissance du dossier …) et du niveau d’expérience des collaborateurs.

Les tâches non importantes, mais urgentes

Les éléments non importants, mais urgents sont généralement de petites tâches qui désorganisent ou perturbent le bon fonctionnement du projet. L’urgence du traitement tient plus au gain de performance (retrouver une organisation efficace) et à la pression qu’aux conséquences négatives qu’elles pourraient entraîner.

Ce sont souvent des tâches qui représentent une certaine importance pour les autres, mais pas pour vous. Elles sont urgentes, car votre entourage exigera qu’elles soient traitées rapidement.

On trouvera par exemple :

• le traitement de mails, appels téléphoniques …
• les demandes d’informations de la part de collaborateurs, prestataires, relations
• …

S’organiser consiste souvent à savoir refuser les sollicitations et parfois déléguer ces tâches à d’autres personnes. Elle peut consister aussi à gérer la communication.

Dans bien des organisations, les responsables sont noyés de mails inutiles envoyés par leurs collaborateurs qui “informent leur responsable” par une copie de mail plus pour se protéger que par nécessité.

Les tâches ni importantes ni urgentes

On retrouve ici les tâches inutiles, chronophages et perturbantes qu’il est souvent préférable de délaisser ou d’archiver pour éventuellement les traiter lorsque le temps sera venu. On trouvera :

• des distractions,
• des idées, théories ou projets qui n’ont pas de liens directs et immédiat avec le projet en cours ;
• des tâches issues d’habitudes désuètes et/ou improductives ;
• …

En conclusion, on peut dire que la matrice Eisenhower est un outil qui bien qu’imparfait et pas toujours simple à utiliser nous aide à gérer notre temps. Elle contribue en ce sens à améliorer notre organisation et notre performance au quotidien.

Les autres outils pour gérer ses priorités

D’autres outils permettent de gérer ses priorités, la matrice ABC, la méthode MOSCOW ou la matrice préférentielle. On peut aussi utiliser le diagramme de Gantt ou un simple rétroplanning. Il y a aussi la fameuse check-list qui permet de ne rien oublier et qui, lorsqu’elle est faite quotidiennement, est un excellent outil d’organisation.