Gérer un projet pour créer ou développer une activité

Les acteurs chargés de la mise en œuvre d’un projet ont des missions souvent diverses et des appellations spécifiques : chef de projet ou directeur de projet, équipe projet et comité de pilotage. Ils ont pour mission de gérer le projet. Cela consiste à préparer et suivre le projet, ce qui implique :

• de planifier les tâches à accomplir,
• d’assurer l’acheminement et la mise à disposition des ressources,
• d’organiser et de coordonner les équipes,
• de mettre en place les processus d’élaboration,
• de suivre chacune des étapes définies pour sa gestion,
• d’organiser la communication indispensable à la réalisation du projet.

Afin de mieux comprendre la notion, découvrez ci-dessous l’essentiel à savoir sur la gestion de projet au sein d’une entreprise et sur son importance.

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Gérer un projet : Caractéristiques et illustrations

Dans les sphères privée et professionnelle, tout responsable est amené plus ou moins fréquemment à devoir mettre en œuvre des projets de différentes natures, bien souvent, dans le cadre de son travail quotidien. La notion de gestion de projet est particulièrement mise en exergue en entreprise où elle mobilise plusieurs acteurs autour d’un problème ou d’une tâche commune.

Gérer un projet : définition

Un projet désigne un ou plusieurs objectifs à réaliser dans un contexte ou un domaine bien précis, avec des ressources prédéterminées et en respectant un délai défini. En entreprise, le projet réunit des acteurs auxquels sont octroyés des moyens matériels, techniques et financiers définis au préalable.

En d’autres termes, gérer un projet désigne une action définie dans le temps, disposant de ressources préétablies et destinée à élaborer un produit ou un service permettant d’apporter une réponse déterminée à un besoin identifié. Il implique la mobilisation de ressources humaines, financières et matérielles.

Gérer un projet se caractérise généralement par :

• Un ou plusieurs objectifs à atteindre ;
• Les contraintes liées au projet ;
• Un délai à respecter ;
• Les ressources mises à disposition ;
• Le coût de son exécution.

Gérer un projet sous entend aussi le fait de suivre son évolution de de rendre des comptes (lorsque le projet n’est pas personnel).

Il doit ainsi être défini et planifié de façon explicite, suivant la méthode QQOQCCP (Quoi – Qui – Où – Quand – Comment – Combien – Pourquoi). Le résultat attendu après sa mise en application constitue un « livrable ».

Quelques exemples de projet

Les exemples suivants de projets envisageables dans le cadre professionnel permettent de mieux cerner la notion :

• Mise en place dans un délai de 3 mois, d’un logiciel de gestion comptable au sein d’une entreprise de services financiers ;
• Développement d’une stratégie de marketing pour générer plus de leads en 12 mois ;
• Conception d’une application ou d’un site web pour l’entreprise ;
• Lancement d’un nouveau modèle d’un produit existant ;
• Création d’un site annexe de l’entreprise.

Chacun de ces cas illustre la gestion de projet. En entreprise, une équipe dédiée est même constituée afin de s’en charger.

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Qu’est-ce que la gestion de projet ?

Encore appelée management de projet, la gestion de projet est le mode de réalisation d’un projet, du début de l’évaluation de son opportunité jusqu’à son achèvement.

Gérer un projet nécessite des outils, des méthodes et des techniques de gestion visant à assurer le bon déroulement et l’exécution des tâches pendant le cycle de vie du projet. Cette démarche sert à :

• Planifier et organiser les activités pour l’atteinte des objectifs dans les délais prédéterminés ;
• Anticiper les besoins en ressources ;
• Suivre la progression du projet ;
• Faire un bilan de l’exécution avec un livrable.

Il est possible de gérer des projets de toutes natures. Cela se fait en plusieurs étapes. L’équipe chargée de sa mise en application est communément appelée « équipe projet ». L’une des grandes différences est que le fondateur porte le projet pour lui-même.

Les étapes pour gérer un projet efficacement

En matière de gestion de projet, la réussite dépend avant tout de l’élaboration et de l’exécution du processus de réalisation. Ce processus qui varie selon les exigences du projet et la maîtrise d’ouvrage, peut être scindé en 4 étapes.

L’étude préliminaire ou cadrage

Cette étape qui amorce le projet est primordiale dans la gestion de projet en entreprise. Si elle n’est pas concluante, le projet ne peut être lancé. Elle sert entre autres à étudier la faisabilité du projet, à en définir le périmètre et à identifier avec précision ses objectifs.

C’est également à cette étape qu’il faut déterminer les enjeux du projet pour l’entreprise concernée. Il s’en suit une analyse qui permet d’élucider les éventuelles difficultés à affronter à l’occasion du déroulement du projet.

Ainsi, les contraintes liées au marché, à la technologie ou au budget et qui risquent de mettre à mal la gestion du projet sont écartées. Les ressources humaines à mettre à disposition sont identifiées et les délais d’exécution fixés.

Généralement, à la fin de cette étape, un cahier des charges est rédigé et prêt à l’emploi.

La planification ou la conception

Après la définition initiale, l’étape de la planification ou de la conception vise à peaufiner quelques aspects spécifiques du projet. Elle sert à structurer, organiser et planifier la gestion du projet. Cette phase comprend notamment :

• La nomination du chef ou directeur de projet et la transmission de sa lettre de mission ;
• La mobilisation des membres de l’équipe projet ;
• L’identification des experts ou sous-traitants à solliciter durant la mise en œuvre du projet ;
• La constitution du comité de pilotage ;
• La consolidation du budget alloué ;
• La mise en place d’un plan de communication ;
• L’élaboration d’un plan de conduite face aux changements et aux risques.

Par ailleurs, le chef ou directeur de projet doit planifier les tâches à effectuer avec leur ordonnancement ainsi que leurs durées respectives. En accord avec l’équipe chargée de la gestion du projet, il doit définir la démarche ou la méthode à suivre pour atteindre les objectifs.

Cette méthode peut être séquentielle ou agile. Un accent est également mis, au cours de cette étape, sur les moyens techniques à employer et sur les différentes ressources à engager pour la réalisation de chaque tâche.

La conduite ou l’exécution

Au cours de cette phase, les acteurs impliqués dans la mise en œuvre du projet sont appelés à dérouler le planning élaboré à la phase de conception. Le chef de projet, en sa qualité de manager, doit faire preuve de rigueur et contrôler l’action des membres de l’équipe pour assurer le respect de l’échéancier.

Gérer un projet nécessite des réunions journalières, hebdomadaires ou mensuelles afin de suivre l’évolution des tâches assignées à chaque membre de l’équipe. Le directeur de projet peut également se servir d’outils de gestion pour :

• Vérifier le niveau d’avancement des tâches ;
• S’assurer du bon acheminement des ressources ;
• Informer sur les délais ;
• Faciliter la collaboration entre collègues ;
• Replanifier les tâches après un retard ou un dépassement.

L’équipe peut procéder à des tests afin de vérifier le niveau d’exécution du projet en général et d’effectuer les corrections qui se révéleraient nécessaires.

Par ailleurs, les activités marquant la phase d’exécution dépendent de la méthode de gestion choisie pour le projet, du type de projet concerné, de sa complexité ainsi que du temps imparti à cet effet.

La clôture de projet

La clôture du projet marque l’atteinte des objectifs de départ et la disponibilité des livrables. Le chef de projet et son équipe peuvent procéder à des tests rigoureux ou à des vérifications visant à contrôler la conformité des livrables avec les clauses du cahier des charges.

Les acteurs impliqués doivent également faire le bilan de leurs activités et des ressources restantes. À la fin de cette étape, un procès-verbal de réception définitive est signé pour symboliser la fin des activités entrant dans le cadre de la réalisation du projet.

Pourquoi gérer un projet est essentiel ?

Gérer un projet avec attention permet à l’entreprise de gagner un temps considérable dans la réalisation de ses projets. Elle s’assure également l’emploi à bon escient de ses ressources financières, humaines et techniques pour l’accomplissement de chacune des tâches planifiées.

D’autre part, gérer un projet permet d’avoir un contrôle total sur son cycle de vie. La communication préalable autour du projet, l’étude de faisabilité et la mise en place d’une équipe compétente permettent d’optimiser les chances d’obtenir un résultat de bonne qualité.

De plus, l’utilisation d’outils ou de logiciels innovants de gestion de projet permet d’optimiser les activités de chaque membre de l’équipe projet.