La démarche pour créer un tableau de bord efficace

Dans cet article, le blog du dirigeant vous explique pourquoi, en matière de gestion, le tableau de bord sécurise les prises de décision.

Du volume des données disponibles à la réalité du tableau de bord

Les informations disponibles dans les différents outils de pilotage sont utiles à plusieurs niveaux :

• décider au bon moment,
• orienter différemment nos projets,
• répondre à la rapidité de nos modes de vie,
• prendre du recul,
• améliorer et perdurer dans l’action
• …

Et communiquer à travers des indicateurs de performance n’a d’intérêt que si ceux-ci sont mis à disposition dans des délais appropriés.

L’entreprise évolue dans un environnement complexe, mouvant et parfois hostile dans lequel ses actions se heurtent à de nombreux obstacles.

Un dirigeant a bien entendu besoin de confirmer la réalisation de sa vision et des objectifs qu’il a fixés. Les cadres, commerciaux, administratifs, industriels, ont besoin de suivre l’efficacité de leurs actions. Enfin, les collaborateurs ont besoin de donner du sens à leurs activités ; ils ont besoin de comprendre où ils en sont.

Connaître « son cap » avant de créer son tableau de bord

Avant de concevoir votre tableau de bord, prenez donc un temps pour savoir où vous allez. Comme la boussole, le tableau de bord n’est utile que si vous connaissez votre cap.

Que faut-il mesurer pour suivre l’évolution de votre entreprise, de votre département, de votre service ? Chaque fonction aura besoin de mesurer les actions mises en œuvre pour atteindre les objectifs. La fonction sociale mesurera un taux de formation, la fonction financière son Besoin en Fonds de Roulement (BFR), la fonction logistique un taux de retour….

Un tableau de bord synthétique

Le tableau de bord synthétise les quelques indicateurs permettant de surveiller l’activité et le fonctionnement de l’entreprise.

Aujourd’hui les systèmes d’informations rassemblent un nombre important de données, mais attention, l’efficacité d’un tableau de bord repose avant tout sur sa simplicité de lecture, sur sa fluidité.

Pour concevoir un tableau de bord, n’oubliez pas de laisser place à la simplicité. Ne soyez pas simpliste, mais essentiel !

Ne vous noyez pas dans la multitude d’informations collectées à travers vos outils de gestion. Quelques ratios pertinents valent bien plus que de nombreux chiffres réunis dans un même et unique tableau de bord, devenu illisible.

Comment construire un tableau de bord ?

Pour être efficace votre tableau de bord doit vous permettre de répondre à trois éléments essentiels, le quoi, le pourquoi et le comment. Il sera produit et publié sur une périodicité appropriée, avec des indicateurs simples et essentiels. Enfin il sera connu pour contribuer à une dynamique d’amélioration continue en appui des opérationnels. Enfin, il devra idéalement être en lien avec le terrain.

Pour construire un tableau de bord, la démarche est habituellement la suivante :

1. Les indicateurs du tableau de bord attirent l’attention sur les points à surveiller et dérapages.
2. Le dirigeant étudie les données qui ont permis de constituer l’indicateur puis analyse les raisons du dérapage, si tel est le cas.
3. Le dirigeant prend les mesures correctrices et fixe quelques objectifs opérationnels de court terme pour corriger le dérapage.
4. La bonne application et l’efficacité des mesures prises seront étudiées pendant quelque temps – grâce à une attention particulière portée sur l’indicateur synthétique du tableau de bord ou par l’ajout d’un ou deux indicateurs opérationnels pendant la durée des mesures correctives.
5. Une fois les choses rentrées dans l’ordre, ces indicateurs ou alertes complémentaires disparaissent du tableau de bord.

En général, un tableau de bord comporte au maximum une dizaine d’indicateurs.

Le tableau de bord, en bref

Avoir un cap, donner une vision globale et être spécifique sont les clés d’un bon tableau de bord !

Pour mettre en place un tableau de bord efficace à la gestion de votre entreprise, avant toutes choses fixer vos objectifs, votre cap. Ensuite, fixer les actions à mener et les priorités pour atteindre votre cap. Puis, identifiez vos indicateurs de suivi (vos statistiques, les informations sur votre marché, sur vos concurrents…). Le marin consultera la météo, contrôlera l’état de son navire avant de décider de quitter la France pour l’Amérique.