Quelle importance de l’archivage en entreprise ?

Qu’est-ce que l’archivage en entreprise ?

Cela inclut la collecte, le tri, la classification, le stockage et, éventuellement, la destruction sécurisée des documents. L’objectif principal de l’archivage est de garder les documents organisés de manière qu’ils puissent être facilement accessibles et utilisables lorsque nécessaire, tout en respectant les exigences légales et réglementaires.

Les entreprises disposent de plusieurs options pour archiver les documents et données nécessaires à leur fonctionnement et activité. Parmi ces options, le stockage autonome en physique ou dématérialisé, ou une société d’archivage spécialisée par exemple.

Quelles sont les caractéristiques de l’archivage en entreprise ?

La classification des documents

Les documents doivent être classés selon leur nature et leur importance. Cela peut inclure des documents financiers, des contrats, des correspondances, des dossiers du personnel, des documents juridiques, etc.

La durée de conservation

Chaque type de document a une durée de conservation qui peut être déterminée par des exigences légales, des besoins opérationnels ou des politiques internes. Après cette période, les documents peuvent être détruits, si cela est approprié et légal.

La sécurité et la confidentialité

Les documents doivent être stockés de manière sécurisée pour protéger les informations sensibles et confidentielles contre l’accès non autorisé ou les pertes accidentelles.

L’accessibilité

Les systèmes d’archivage doivent permettre un accès rapide et facile aux documents pour les personnes autorisées, souvent à travers des systèmes de gestion électronique des documents (GED).

Le respect des réglementations

Les entreprises doivent se conformer à diverses réglementations concernant la conservation et la protection des données, telles que le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) en Europe, qui impose des règles strictes sur la gestion des données personnelles.

Quel support pour l’archivage ?

Les documents peuvent être archivés sous forme papier ou électronique. L’archivage électronique est de plus en plus courant en raison de sa facilité de gestion et de la réduction des coûts de stockage.

Quelles sont les options dont disposent les entreprises pour l’archivage ?

Les entreprises disposent de plusieurs options pour l’archivage de leurs documents.

L’archivage sur papier

Bien que de plus en plus dépassé, l’archivage sur papier est toujours utilisé, en particulier pour les documents officiels qui requièrent une signature originale.

Néanmoins l’archivage papier a des inconvénients comme les espaces de stockage physiques nécessaires, et la possibilité de perte de ces documents par des événements imprévus (incendie, innondation…) ou des erreurs humaines (perte, mauvais classement…)

L’archivage numérique

L’archivage numérique est devenu la norme en raison de sa facilité d’accès et de recherche. Elle permet d’avoir un stockage sur des serveurs d’entreprise pour un accès rapide et contrôlé de l’archivage.

Le stockage numérique permet également d’avoir des logiciels qui gèrent, classent et stockent de manière sécurisée les documents numériques.

Certains fournisseurs de services qui offrent des solutions d’archivage numérique complètes.

L’archivage sur supports spécifiques par le biais de sociétés spécialisées

Des supports spécifiques peuvent être utilisés pour les données et documents qui doivent être stockés de manière durable. Le fait de passer par des sociétés spécialisées permet de s’assurer de la sureté et de la fiabilité de la conservation.