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Comment organiser la gestion de la trésorerie d'une association ?
Le 29/07/2024
8 min.
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Introduction
Comment organiser efficacement la gestion de trésorerie d’une association ? Cela passe bien sûr par un trésorier compétent mais pas seulement. Cet article vous explique l’importance de la gestion de la trésorerie d’une association et vous donne même des conseils pour l’optimiser.
La création d’une association ne dispense pas de la gestion de trésorerie, semblable à celle des entreprises.
C’est le trésorier qui est chargé de la gestion de la trésorerie de l’association, il faut donc se pencher sur son rôle.
L’importance du trésorier pour la gestion de la trésorerie de l’association
Le trésorier fait partie des membres du bureau, sa présence est obligatoire au sein des associations. Il est élu au cours d’une assemblée générale ou d’un conseil d’administration. Son rôle est défini expressément dans les statuts de l’association. Il assure la tenue de la comptabilité de l’association et la gestion de la trésorerie. C’est lui qui se charge des subventions, du suivi de la caisse et de la conservation des documents comptables. En cas de mauvaise gestion de trésorerie, il peut engager sa responsabilité.
La responsabilité du trésorier de l’association
Le trésorier qui ne remplit pas les fonctions qui lui ont été attribuées peut voir sa responsabilité civile, pénale et financière engagée.
En effet, une mauvaise gestion de la trésorerie de l’association peut être considérée comme une faute de gestion imputable au trésorier.
Si la faute va à l’encontre des statuts de l’association, il peut également voir sa responsabilité pénale engagée.
La responsabilité financière du trésorier ne peut être engagée que dans de rares cas :
- Si l’association est en redressement judiciaire ;
- Dans le cas où le trésorier s’est porté caution de l’association ;
- Si l’association est en faillite.
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L’obligation de gestion de la trésorerie d’une association
Toute association a l’obligation de tenir une comptabilité. Il est, en effet, nécessaire de contrôler les flux financiers qui entrent et sortent de l’association. L’écriture comptable doit être rigoureuse pour rédiger les documents comptables obligatoires :
- Le compte de résultat ;
- le bilan comptable ;
- dresser les dettes et créances de l’association.
La comptabilité doit être tenue afin de permettre aux adhérents de comprendre la gestion de la trésorerie de l’association. Elle permet aussi au dirigeant de suivre la gestion de l’association. La comptabilité permet de mener une politique de développement pérenne. De plus, il faut avoir connaissance des états financiers d’une association pour pouvoir demander une subvention.
Comment s’organise le suivi de la caisse de l’association ?
Le trésorier doit s’occuper de tous les flux financiers. C’est à lui de s’occuper des cotisations des différents adhérents et si besoin, de relancer leur paiement. Le trésorier doit préparer le budget prévisionnel et effectuer les dossiers pour les différentes subventions. Il traite également tous les salaires et les frais relatifs au bénévolat. Il doit s’occuper du compte bancaire de l’association et procéder à une classification des documents comptables.
C’est en s’appuyant sur les dires du trésorier que l’association adopte le régime fiscal qui correspond le mieux à ses besoins. En effet, le trésorier a une connaissance totale de la situation financière de l’association grâce à sa gestion de la trésorerie. Le trésorier a donc un rôle important lors de toutes les décisions du bureau visant à l’état et au développement de l’association.
Les différents types de comptabilité d’une association
Il existe deux types de comptabilité que l’association peut se voir appliquer : la comptabilité de trésorerie également appelée comptabilité simplifiée et la comptabilité d’engagement.
La comptabilité de trésorerie/comptabilité simplifiée
s’adresse aux petites associations. Le principe est simple, il n’y a qu’à enregistrer les opérations comptables, dès lors que l’opération est réalisée, dans un registre. Ce dernier ne comprend que les dépenses et les recettes. Cette comptabilité ne porte que sur les opérations de base comme : le loyer, les cotisations, les achats. L’enregistrement est réalisé chronologiquement sur un livre journal. Tous les enregistrement donnent lieu à des factures permettant de justifier l’enregistrement.
La comptabilité d’engagement
s’appuie sur le principe de la comptabilité de la partie double. Chaque opération fait donc l’objet d’une double écriture afin d’être équilibrée. Ce type de comptabilité ne s’applique qu’aux grandes associations. Chaque opération se voit attribuer un numéro qui correspond à un compte spécial. Par exemple, les comptes commençant par un 6 sont relatifs aux charges, ceux qui débutent avec un 4 concernent les tiers. Le trésorier doit enregistrer l’opération une fois qu’il la constate. Cela se fait même si le paiement n’a pas encore eu lieu.
Les grandes associations dont la gestion de leur trésorerie doit suivre une comptabilité d’engagement sont celles qui :
- Reçoivent des aides publiques supérieures à 153 000 € ;
- Réalisent des activités économiques avec : un bilan supérieur à 3 100 000 € et/ou plus de 50 salariés ou un bilan supérieur à 1 550 000 € (deux des trois critères doivent être remplis) ;
- Sont reconnues d’utilité publique ;
- Émettent des valeurs mobilières ;
- Les groupements sportifs et les fédérations sportives…
La comptabilité associative prévoit expressément les associations tenues à la comptabilité d’engagement.
De plus, le trésorier peut tenir un journal auxiliaire pour répertorier la nature des différentes opérations réalisées.
La gestion de la trésorerie de l’association permet de comparer ses évolutions financières. Cela aide à prévoir et à assurer la pérennité des prochaines années de l’association. La gestion de la trésorerie est nécessaire pour que l’association calcule tous ses besoins de financement.
Les documents comptables nécessaires à la gestion de trésorerie d’une association
L’association a l’obligation de fournir certains documents comptables à la fin de son exercice annuel. Pour pouvoir clôturer les comptes de l’association, il faut avoir établi au préalable :
- Un bilan comptable : afin de présenter la situation financière de l’association survenue durant l’année. Il se compose de comptes spéciaux relatifs aux fonds associatifs, aux fonds dédiés et aux comptes d’usagés.
- Le compte de résultat : il établit l’ensemble des charges et des produits générés par l’association durant son exercice. Le résultat d’une association est soit un excédent soit un déficit.
- Un budget prévisionnel : il se réalise généralement sur un an. L’objectif est de permettre à l’association de prévoir les coûts de sa future année. Le budget prévisionnel doit prévoir le montant des encaissements et des décaissements qui pourront survenir au cours de l’année.
- Des annexes : en s’appuyant sur le bilan et sur le compte de résultat, les annexes informent les membres sur les engagements pris par l’association au cours de l’année ainsi que toutes les informations permettant de mieux comprendre le fonctionnement de l’association.
Quelques conseils pour la gestion de la trésorerie de votre association
L’élaboration d’un budget prévisionnel vous permet de prévoir vos encaissements et vos décaissements attendus sur une année. Pour cela, il faut regarder vos flux de trésoreries des années précédentes. Vous devez vous fixer des objectifs ainsi que des seuils à atteindre ou à ne pas dépasser. N’hésitez pas à vous adapter au fur et à mesure de l’année. Cela vous permet de bien répartir vos ressources tout au long de l’année et d’éviter de vous retrouver face à un projet impossible à financer.
Selon l’importance des flux financiers de votre association, vous pouvez simplement envisager de tenir vos comptes sur papier. Cependant, il vaut mieux passer par un modèle Excel ou par des logiciels de gestion de trésorerie.
En cas de difficulté de trésorerie au sein de l’association
Si vous avez anticipé les différents problèmes financiers grâce à la gestion de la trésorerie de votre association, vous pouvez trouver un moyen de pallier ces problèmes.
- Vous pouvez procéder à une augmentation des cotisations payées par les adhérents de l’association. L’augmentation peut se mettre en place sur le long terme puisque les cotisations sont généralement versées annuellement. Si vos besoins de trésorerie apparaissent soudainement ce n’est peut-être pas la solution la plus adaptée. De plus, une augmentation brutale des cotisations peut avoir pour effet négatif de faire fuir vos adhérents.
- Recourir à une avance sur une subvention : si votre association a obtenu une subvention, mais que cette dernière tarde à arriver, il est possible de négocier une avance avec la banque. Les banques acceptent facilement ce genre d’avance, car elles reçoivent une créance publique en échange.
Ainsi, il est nécessaire d’avoir une bonne gestion de la trésorerie d’une association. C’est ce qui assure son fonctionnement. Anticiper au préalable vos besoins de financements vous permet d’éviter de mauvaises surprises en cours d’année et assure la pérennité de votre activité.
Pour aller plus loin :
- Comment se déroule l’élection du bureau d’une association ?
- Peut-on créer son entreprise sous la forme d’une association ?
- L’approbation des comptes annuels : définition et procédure
- Les codes promo pour créer son entreprise.
Sommaire
- L’importance du trésorier pour la gestion de la trésorerie de l’association
- L’obligation de gestion de la trésorerie d’une association
- Les différents types de comptabilité d’une association
- Les documents comptables nécessaires à la gestion de trésorerie d'une association
- Quelques conseils pour la gestion de la trésorerie de votre association
- En cas de difficulté de trésorerie au sein de l’association
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