La gestion des notes de frais en entreprise : explications !

La gestion des notes de frais peut vite devenir chronophage au sein de l’entreprise, surtout lorsque cette dernière compte un certain nombre de collaborateurs, et qu’ils sont amenés à engager de nombreux frais pour leurs besoins de leurs vies professionnelles. 

Qu’est ce qu’une note de frais ?

Une note de frais est un document utilisé pour enregistrer les dépenses effectuées pour le compte de l’entreprise par les collaborateurs de cette dernière.

Les employés peuvent utiliser une note de frais pour se faire rembourser les coûts liés à leur travail, tels que les déplacements, les repas, les hôtels et les frais généraux. Les notes de frais sont souvent utilisées pour vérifier que les dépenses sont en adéquation avec les politiques de l’entreprise et pour les déclarer à des fins fiscales. Les employés peuvent soumettre leur note de frais à leur employeur pour obtenir un remboursement des dépenses liées à leur travail.

L’utilité d’une note de frais est multiple :

1. Remboursement des frais professionnels : les employés utilisent les note de frais pour demander le remboursement des coûts liés à leur travail, tels que les déplacements, les repas, les hôtels et les frais généraux.
2. Suivi des dépenses : Une note de frais permet à une entreprise de suivre les dépenses liées à ses activités, et les dépenses effectuées par chacun des collaborateurs ce qui peut aider à gérer le budget de manière plus efficace.
3. Conformité fiscale : Les notes de frais sont utilisées pour déclarer les dépenses à des fins fiscales. En effet, les notes de frais sont ajoutées aux charges de l’entreprise, ce qui permet de réduire l’assiette imposable. La conservation des justificatifs des dépenses est donc obligatoire, pour pouvoir les présenter en cas de contrôle fiscal et de gestion de l’entreprise.
4. Transparence financière : Les notes de frais peuvent aider à maintenir une transparence financière en veillant à ce que les dépenses soient en adéquation avec les politiques de l’entreprise.
5. Amélioration de la productivité : Les notes de frais, mais surtout les logiciels de gestion de notes de frais,  peuvent aider à améliorer la productivité en permettant aux employés de se concentrer sur leur travail au lieu de se soucier de la gestion de leurs dépenses.

L’établissement de notes de frais est donc obligatoire pour chaque dépense réalisée par les collaborateurs dans le cadre de leur travail, pour pouvoir se faire rembourser les dépense professionnelles avancées. Pour l’entreprise, le remboursement et la conservation des notes de frais est également une obligation, dans la mesure où les justificatifs seront demandés par l’administration en cas de contrôle fiscal.

Comment réaliser une note de frais ?

Afin de réaliser une note de frais, vous devez :

1. Rassembler les informations nécessaires : Il est important de rassembler toutes les informations nécessaires, tels que les reçus, les billets de train ou d’avion, les factures d’hôtel, etc.
2. Remplir un formulaire de demande de remboursement : La plupart des entreprises utilisent un formulaire standard pour les notes de frais. Il est important de remplir ce formulaire avec soin et de fournir toutes les informations requises.
   Il est également possible que l’entreprise dans un souci de meilleur gestion se soit équipée d’un logiciel de note de frais. Ces logiciels, en fonction du logiciel choisi facilitent la saisie des justificatifs pour les collaborateurs, et peuvent classer automatiquement les notes de frais.
3. Joindre les justificatifs : Il est important de joindre tous les justificatifs pertinents à la demande de remboursement, tels que les reçus et les billets. Il est donc primordial de bien les conserver.
4. Envoyer la demande : Une fois que la demande de remboursement est complète, il faut la soumettre à l’employeur pour approbation.
5. Suivre l’approbation : Il est important de suivre la progression de la demande de remboursement et de vérifier que toutes les informations ont été correctement prises en compte.
6. Recevoir le remboursement : Une fois la demande approuvée, le remboursement sera effectué par l’entreprise directement sur le compte du collaborateur.

Il est important de conserver les reçus et les autres justificatifs pendant au moins une année pour des fins de vérification éventuelle.

Les frais remboursés par l’entreprise dans le cadre des notes de frais

Les frais pouvant être remboursés par une entreprise dépendent des politiques de l’entreprise. Cependant, certains frais couramment remboursés incluent :

1. Déplacements professionnels : Les frais de transport, d’hébergement et de repas liés à des déplacements professionnels sont généralement remboursés.
   Les frais d’hébergement sont pris en charge à minimum 50 km du domicile de l’employé et la distance ne doit pas pouvoir être parcourue en moins de 90 minutes en transports en commun.
   Pour les frais kilométriques, ceux-ci peuvent remboursés si le trajet dépasse 50 km du domicile du collaborateur la distance ne doit pas pouvoir être parcourue en moins de 90 minutes en transports en commun. L’employé doit pouvoir le justifier à la carte de grise du véhicule, le lieu où il s’est rendu, le kilométrage ou la puissance fiscale du véhicule.
2. Frais de téléphone et d’internet : Les frais liés à l’utilisation d’un téléphone portable ou d’une connexion internet pour les besoins professionnels peuvent être remboursés
3. Frais de formation et de développement professionnel : Les frais liés à la formation et au développement professionnel peuvent être remboursés
4. Frais de représentation : Les frais liés à la représentation de l’entreprise, tels que les frais de nourriture et de boissons, peuvent être remboursés
5. Frais de matériel de bureau : Les frais liés à l’achat de matériel de bureau, tels que les stylos, les blocs-notes et les ordinateurs portables, peuvent être remboursés

L’obtention du remboursement grâce à la note de frais

Il existe deux types de remboursement : soit le remboursement réel soit la déduction forfaitaire.

Le remboursement réel : définition

Le remboursement réel consiste à rembourser l’employé à hauteur des frais engagés. Ainsi, il faudra se munir de tous documents pouvant justifier des dépenses afin que la note puisse être contrôlée et approuvée par la comptabilité de l’entreprise.

La déduction forfaitaire : définition

La déduction forfaitaire est un moyen de rembourser les frais professionnels sans avoir à fournir de justificatifs pour chaque dépense. Cela signifie que l’entreprise accordera une somme déterminée pour couvrir les frais professionnels sans avoir à vérifier les factures et les reçus individuels. Par exemple, si le coût est de 30€ mais la somme à dépenser était de 50€, l’entreprise remboursera 50€.

La déduction forfaitaire peut être utilisée pour couvrir des frais tels que les déplacements professionnels, les frais de téléphone et d’internet, les frais de formation, etc. Le montant de la déduction forfaitaire dépend des politiques de l’entreprise et peut varier en fonction du type de frais et de la fréquence de l’utilisation.

Bien que la déduction forfaitaire soit plus facile et plus rapide que le remboursement sur la base de justificatifs, elle peut entraîner des pertes pour les employés si le montant de la déduction forfaitaire est inférieur aux frais réels. De plus, les déductions forfaitaires ne sont souvent pas considérées comme des dépenses déductibles d’impôt, ce qui peut entraîner une réduction de la déduction totale pour les frais professionnels.

En conclusion, la déduction forfaitaire est un moyen pratique de rembourser les frais professionnels, mais il peut y avoir des avantages et des inconvénients pour les employés. Il est important de comprendre les politiques de l’entreprise en matière de déduction forfaitaire et de les comparer aux frais réels pour déterminer la meilleure approche pour le remboursement des frais.

Il existe également un barème de remboursements établi par l’URSSAF en ce qui concerne les frais d’hébergement et des frais de repas. L’URSSAF décrit sur son site toutes les informations intéressantes, le barème est consultable ici.

Le remboursement de la note de frais par l’entreprise

Pour obtenir le remboursement effectif de la note de frais, il faudra :

1. Rassembler tous les justificatifs pertinents : assurez-vous d’avoir tous les reçus, les factures et tout autre document prouvant les dépenses que vous voulez faire rembourser.
2. Respecter les politiques et les procédures de remboursement de votre entreprise : assurez-vous de connaître les politiques et les procédures de remboursement de votre entreprise et de les suivre correctement.
3. Remplir le formulaire de demande de remboursement : remplissez correctement le formulaire de demande de remboursement et assurez-vous de joindre tous les justificatifs pertinents.
4. Soumettre la demande de remboursement : envoyez la demande de remboursement à la personne ou au département compétent dans votre entreprise.
5. Suivre l’état de votre demande : assurez-vous de suivre l’état de votre demande de remboursement et de vous tenir informé de l’avancement.