Comment gérer les notes de frais avec une carte entreprise ?

C’est notamment le cas de la carte entreprise qui se présente comme une alternative viable aux logiciels de gestion des notes de frais.

Comment marche une carte entreprise pour la gestion de note de frais ?

La carte professionnelle individuelle répond à un besoin de praticité. Il s’agit d’une formule destinée à faire disparaître les notes de frais et à éviter le processus chronophage et complexe de sa gestion.

Elle permet à chaque employé de posséder et d’utiliser une carte corporate ou d’affaires dans un cadre prédéfini par l’employeur. Cette carte s’adresse surtout à des PME souhaitant suivre facilement les dépenses professionnelles de ses employés, mais qui n’ont pas les moyens de mettre en place un système de gestion poussé.

Proposée par les néobanques, la carte entreprise permet de générer un nombre illimité de cartes professionnelles individuelles pour les salariés. Pour ce faire, un compte bancaire centralisé est ouvert au nom de l’entreprise. Celui-ci intègre un abonnement mensuel auprès de la banque afin d’assurer les frais de gestion et la création des cartes.

En clair, il s’agit d’un réseau de cartes bancaires gravitant autour d’un point de contrôle central. Une application est mise à disposition permettant de visualiser et de justifier les notes de frais individuellement avec l’émission d’un reçu digital. Ainsi, elles permettent de tracer les différentes cartes et d’effectuer des contrôles directement depuis l’application de gestion de note de frais.

Quels sont les avantages d’une carte entreprise ?

La carte entreprise offre plusieurs avantages :

• Présence d’option de paramétrage avancée des différentes cartes professionnelles individuelles
• Contrôle des dépenses et des budgets des salariés grâce à l’application
• Solution sécurisée pour l’employeur qui garde le contrôle en direct sur les autorisations de chaque carte
• Facilitation du blocage des cartes peuvent en cas de besoin
• Établissement de plafonds sur chaque carte
• Possibilité de faire des exports, de visualiser et de modifier les notes de frais individuellement
• Élimination de la gestion manuelle des notes de fraîche grâce à l’utilisation de l’application dédiée
• Justification des dépenses effectuée par le salarié dans une application dédiée
• Centralisation et contrôle de chaque carte par le manager
• Solution d’automatisation évitant de courir après les justificatifs de remboursement
• Traçage des dépenses en temps réel permettant la mise en place des actions avec réactivité en cas de besoins : demande de justificatif, blocage temporaire, augmentation du plafond, etc.
• Évite les difficultés organisationnelles liées au partage d’une même carte au sein de l’entreprise

Quels sont les inconvénients d’une carte entreprise ?

Il faut savoir que la gestion de note de frais est une tâche intégrée dans un système de gestion plus large. Bien que les innovations soient prometteuses, il est difficile d’imaginer des connexions poussées avec d’autres applications de gestion.

Les formules à disposition sont encore jeunes et les systèmes de gestion intégrés de ces cartes gardent leur limite en manquant de personnalisation.

Cette solution a encore du mal à s’adapter à l’environnement de l’entreprise. À savoir que les banques proposent des applications adaptées plus aux mobiles qu’aux ordinateurs. Ainsi, elle peut poser d’autres limites en matière de gestion poussée et visualisation des données pour les membres de l’entreprise.

Aussi, le développement de cette formule dépend de sa capacité à se connecter aux autres postes de gestion au sein de l’entreprise.

Conclusion

Les cartes professionnelles individuelles offrent une alternative pratique et sécurisée pour la gestion des dépenses des employés. Ainsi, il n’y a plus besoin d’effectuer des remboursements, car tous les paiements se font depuis le même compte, au nom de l’entreprise.