Gestion efficace : les bases d'une bonne organisation d'entreprise

La qualité de l’organisation d’entreprise est un élément important qui joue sur l’efficacité des différents services ainsi que sur la cohérence du fonctionnement global de la société. L’organisation touche le processus de création de la valeur ajoutée sur le long terme et permet d’optimiser la rentabilité de la société.

Dans cet article, Le Blog du Dirigeant vous aide à appréhender ce qu’est une bonne organisation d’entreprise et à comprendre en quoi elle peut vous être utile.

L’organisation de l’entreprise

Une bonne organisation d’entreprise est un outil efficace pour soutenir son développement.
Optimiser une organisation d’entreprise, c’est :

• d’une part, perfectionner ses processus et la qualité de son fonctionnement interne,
• et d’autre part, mobiliser le personnel de manière à ce que tous les employés focalisent leur énergie pour atteindre les objectifs fixés par la direction.

La mise en place d’une organisation définie

Lors d’une création ou reprise d’entreprises, le dirigeant met en place une organisation adaptée à son fonctionnement. Il y a autant d’organisations possibles… que de dirigeants ! La mise en place d’une organisation passe en premier lieu par la mise en place et le respect de règles. Même lorsqu’elles ne sont pas parfaites, les règles ont le mérite d’ordonner les choses.

Il faut ensuite améliorer le fonctionnement, le plus souvent au fil du temps en confrontant les avis de chacun. L’encadrement a pour mission de fixer un cap avec des objectifs clairs, des moyens définis et les grandes lignes de l’organisation à mettre en place. Les responsables de terrain (équipe, service …) ont quant à eux la mission de mettre en œuvre les décisions prenant en compte les réalités du terrain.

Dans les PME le principal objectif du dirigeant est souvent de développer l’activité. Pour cela, il doit s’attacher à maîtriser chacun des aspects qui influencent le processus de création de richesse.  Pour cela il doit s’assurer d’avoir :

• les moyens de piloter l’entreprise. Dispose-t-il de la liberté d’action nécessaire pour mener à bien le projet (confiance des associés, choix du statut juridique …),
• la trésorerie et/ou le financement suffisant,
• une base commerciale solide et un modèle économique clair.

La mise en place d’une organisation repose sur la capacité du dirigeant à coordonner le travail des collaborateurs afin que ceci œuvre pour des objectifs communs et partagés. La principale ressource d’une entreprise se trouve dans la qualité des collaborateurs et le management qui permet de les motiver.

Pour parvenir à mener sa mission à bien, le dirigeant doit s’attacher en premier lieu à :

• Trouver les collaborateurs qui seront ses relais : Cela repose sur la qualité des collaborateurs ainsi que sur la mise en place d’un encadrement intermédiaire auquel le dirigeant pourra confier la mise en place de sa stratégie opérationnelle.
• Mettre en place une organisation souple, évolutive, et réactive : De nombreux schémas sont possible pour organiser et manager les équipes de collaborateurs. L’important est d’identifier et mettre en place celui qui correspond le mieux à l’activité et la situation de l’entreprise.

La mise en place d’un suivi

L’organisation est faite autour et par l’entrepreneur. Le dirigeant d’entreprise doit mettre en place des indicateurs qui lui parlent, et qui lui permettent de déléguer tout en contrôlant le travail et  la rentabilité de ses équipes.

Sa mission dont un dirigeant à la charge le contraint a plus de stratégie. Un entrepreneur à de multiples missions:

• La gestion et le suivi des gros contrats, le suivi de la clientèle
• Le suivi des ressources humaines (salaire, rémunération du personnel, planning de travail, planning de congés …)
• La mise en place d’un fonctionnement structuré au sein de ses services, mais aussi inter services pour améliorer l’efficacité administrative
• …

Les missions et la manière de travailler du dirigeant impactent la société en profondeur et notamment les relations humaines et le management des équipes. C’est sous son impulsion que sont abordés les points sur l’organigramme, les missions de chacun, la mise en place de réunion d’objectifs par service ou individualisés …)

Après la création de l’entreprise ou une reprise par un nouveau dirigeant, la structure évolue au fil du temps. Les services naissent, s’étoffent, se structurent et l’organisation globale prend une forme pyramidale. Une bonne organisation et une bonne gestion entraînent la naissance :

• Du suivi de la production (qualité, quantité, délais …) et des approvisionnements (stockage …),
• De la veille technologique, concurrentielle
• Du financement de l’activité avec suivi des indicateurs (ROI, rentabilité, BFR, Tableau de bord …) le suivi du recouvrement des créances clients et du suivi de la trésorerie…,
• les dossiers administratifs (imposition, assurance, loyers …)
• …

Les bases d’une bonne organisation d’entreprise

Nous vous proposons deux articles complémentaires. Ils traitent la définition de l’organisation d’entreprise et l’organisation managériale d’une entreprise vue par le « pape du management » Peter Drucker :

• La définition de l’organisation de l’entreprise et le but d’opter pour une bonne organisation
• Le management des organisations dans les entreprises d’après Peter Drucker

Conseille le blog du dirigeant.com

L’organisation d’entreprise est un processus à bien intégrer du début d’une aventure de création, de gestion ou de reprise d’entreprise jusqu’à la fin de celle-ci, car le dirigeant d’entreprise a une responsabilité de résultats. Une des meilleures formations est celle de l’expérience terrain. Vos expériences propres et nos conseils ci-dessus vous permettront, nous l’espérons, de mieux rentabiliser votre Entreprise.