Gestion des ressources : zoom sur l'impression

En 2016 (rapport Quorcirca), un employé imprimait encore 12 000 pages par an, soit… près de 60 kilos de papier. En 2021, à l’heure où la problématique du gaspillage des ressources écologiques et économiques est sur toutes les lèvres, un petit tour dans la politique interne de l’entreprise peut s’avérer utile.

Des pratiques d’impression obsolètes

Pourquoi imprimer ce qui a été dématérialisé ? Bonne question, quand on sait que 38% des salariés impriment TOUS leurs emails, et qu’au final, un document sur 4 imprimé finit… à la poubelle dans les 5 minutes qui suivent son impression. Vous avez dit gaspillage ?

La responsabilité collective du gaspillage de papier en entreprise ne peut se faire comprendre que comme une somme de responsabilités individuelles. L’écologie, c’est l’affaire de tous, on ne cesse de le rappeler. Et pourtant, il est encore trop facile de se dire que c’est surtout l’affaire des autres…

Quand on sait que le cabinet Gartner a chiffré le budget annuel d’impression papier entre 1 et 3% du CA, et que 70% des entreprises ne contrôlent pas ce poste, comment s’étonner que ces mauvaises habitudes perdurent ? Il est vrai que le poste d’impression ne semble pas vital en entreprise, au regard des factures énergétiques par exemple, et pourtant, il est important de maîtriser ces dépenses. Cela se passe à deux niveaux : le matériel d’impression et les pratiques des collaborateurs.

Du matériel d’impression adapté

Savez-vous combien de périphériques d’impression compte votre entreprise ? Devez-vous faire le choix d’une imprimante jet d’encre ou laser ? Couleur ou noir et blanc ? Disposez-vous d’un logiciel de gestion des impressions ? Pour mettre en place une politique d’impression mieux contrôlée, commencez par vous pencher sur le choix du matériel d’impression et des accès que vous autorisez ou non. Vous devrez aussi estimer si votre parc d’impression actuel est en adéquation réelle avec vos besoins : il existe peut-être des imprimantes moins chères pour une qualité identique, pour peu que vous vous adressiez à un autre fournisseur.

Par exemple, l’imprimante jet d’encre est souvent meilleur marché que l’imprimante laser, mais elle permet surtout de changer les cartouches d’encre au fur et à mesure qu’elles se vident et non de changer tout le toner d’un coup lorsqu’une couleur est épuisée. Et tant qu’on parle de couleur : est-ce vraiment nécessaire d’imprimer un email en couleurs ? Une imprimante noir et blanc pour entreprise ne serait-elle pas plus intéressante ? Petite note, les cartouches d’encre peuvent sécher, contrairement aux toners : attention aux excès de stockage qui peuvent finalement conduire à une perte de consommables.

L’avantage des imprimantes jet d’encre, c’est que vous pouvez acheter des cartouches reconditionnées, re-remplies, ce qui vous permet de faire des économies sur les consommables. Et d’ailleurs, à propos de consommables, il y a aussi le type de papier à prendre en compte : vous pourriez faire un geste pour l’environnement en choisissant du papier recyclé par exemple, et imprimer en recto/verso et en noir et blanc de manière préférentielle. Pensez également à recycler le papier usagé !

Commencez par vérifier l’état de votre parc de périphériques avec un audit qui va vous permettre de savoir exactement combien de machines sont en état de marche, combien sont obsolètes, s’il y a des services qui manquent d’imprimantes alors que d’autres en sont surchargés, etc.

La politique d’impression en entreprise

On peut penser que la mise en place d’un logiciel de gestion des impressions va suffire à réduire le budget impression, mais non : il est essentiel de travailler dans le même temps à éduquer les collaborateurs aux bonnes pratiques. Déployer un outil de gestion des impressions va permettre d’optimiser, de gérer et de contrôler les dépenses en impression en monitorant l’usage qu’en fait chaque employé : quota de pages à ne pas dépasser, autorisation d’imprimer en grand format ou non, pas d’impression couleur, etc. Le suivi des consommations et des stocks de consommables est essentiel pour tout dirigeant d’entreprise qui souhaite optimiser ses postes de dépense.

Par exemple, un code personnel va permettre à l’employé de débloquer manuellement une impression lancée depuis son poste de travail directement sur l’imprimante : vous avez ainsi la certitude qu’il viendra chercher ses documents, et que ces feuilles imprimées ne resteront pas oubliées dans le bac de sortie papier. Mais le logiciel de gestion offre aussi de nouvelles possibilités comme l’impression mobile, l’impression à distance, la question de la confidentialité, etc. Il se paramètre précisément sur chaque appareil, imprimante ou copieur en fonction des besoins et des objectifs.

Le problème majeur avec ce genre d’outil, c’est surtout de le faire accepter par les salariés. Si tout le monde trouvera le code d’authentification normal, imposer tout d’un coup un quota d’impression peut en revanche générer des tensions, surtout s’il n’est pas en adéquation avec les besoins réels. Pour éviter d’impacter négativement l’ambiance au bureau, ne décidez pas seul d’imposer des quotas qui “tombent du ciel” : concertez-vous avec les employés et ne paramétrez le logiciel qu’après que ces discussions ont abouti.

Travailler ensemble à améliorer la politique d’impression

Vous ne voulez pas “perdre de temps” à concilier les besoins des uns et des autres ? Vous pouvez auditer les besoins de vos collaborateurs au moyen de questionnaires à remplir. Rédiger une charte d’impression en collaboration avec les salariés est essentiel pour les impliquer et les responsabiliser. Leur imposer de nouvelles pratiques d’impression par la force n’est pas la solution idéale.

Vous devez leur donner envie de mieux faire, et non pas leur rejeter la faute. Offrez-leur par exemple des solutions pour imprimer en mobilité, et pour éviter le gaspillage : ils apprécieront d’aider à la préservation de l’environnement et à faire faire des économies à l’entreprise s’ils en saisissent tous les enjeux et qu’ils voient que vous êtes également impliqué dans le procédé. Donnez le bon exemple en déployant des solutions adaptées et surtout, en donnant les moyens à vos collaborateurs de travailler avec vous pour atteindre vos objectifs sans impacter leur productivité ou leur confort de travail.