Les frais professionnels du président de SAS ou de SASU : Ce qu'il faut savoir

Les frais professionnels du président de SAS ou de SASU : Définition 

Les frais professionnels du président de SAS ou de SASU correspondent aux dépenses engagées pour la réalisation d’une mission essentielle au bon déroulement des activités de la société. 

Avant de demander le remboursement de ces frais professionnels, le président sera amené à les supporter à titre personnel ou à les payer avec le compte de l’entreprise en conservant les justificatifs.. 

Les SASU ou les SARL sont autorisées à déduire les frais professionnels du résultat. En effet, ceux-ci étant comptabilisés comme des charges. 

La SASU est une forme juridique intéressante. En ce sens, qu’elle permet d’être imposé sur les bénéfices réellement dégagés.  

Pour qu’une dépense soit qualifiée de frais professionnel, il doit être réel et engagé pour l’intérêt de l’entreprise. 

De quels frais s’agit-il ? 

Pour qu’un frais professionnel soit considéré comme tel, il est impératif que la somme ait été déboursée dans l’intérêt de l’entreprise et que la transaction a bien eu lieu. 

Il existe une multitude de frais professionnels déductibles : les frais de repas, les dépenses liées au fait que la SASU est domiciliée chez son président, les frais liés à l’utilisation d’un véhicule pour déplacements professionnels, les frais de formation et les autres frais déductibles. 

Les frais de repas 

Les frais de repas correspondent aux dépenses de restauration du président de la SASU. Il convient de distinguer deux types de frais de repas : 

Les frais de repas d’affaires  

Les frais de repas d’affaires peuvent être intégralement remboursés par la société. Toutefois, il convient de ne pas en abuser. En effet, ceux-ci doivent avoir un caractère exceptionnel. Pour que ces frais professionnels du président de SAS ou de SASU soient remboursés, ce dernier doit conserver les tickets de caisse. Si le montant du repas dépasse 150 euros HT, le président doit demander une facture. L’idéal est de noter le nom des participants du repas sur la facture afin de faciliter d’éventuelle recherches.

Les frais de repas pris seuls 

S’agissant des frais de repas pris seuls, il convient de distinguer si la SASU est soumise à l’impôt sur les sociétés ou à l’impôt sur le revenu. 

• La SASU est soumise à l’impôt sur les sociétés (IS) 

Le remboursement des frais de repas n’est possible que s’ils sont pris dans le cadre d’un déplacement professionnel. Toutefois, la prise en charge des repas par la société n’est pas possible si celui-ci est pris sur le lieu de travail ou à proximité. En effet, le repas du midi est déjà couvert par la déduction forfaitaire de 10% pour frais professionnels ou par le calcul des frais réels. 

• La SASU est soumise à l’impôt sur le revenu (IR) 

Les frais de repas pris seuls peuvent être déduits s’ils sont pris sur le lieu de travail ou à proximité de celui-ci. Cependant, pour que ces frais professionnels du président de SAS ou de SASU soient remboursés, ils doivent être dûment justifiés. De plus, il faut que les conditions d’exercice ne permettent pas au président de SASU de rentrer déjeuner à son domicile. Par exemple, ce peut être le cas si la distance entre son domicile et son lieu de travail est trop conséquente. 

Les frais liés au fait que la SASU soit domiciliée chez son président 

Lorsque la SASU est domiciliée chez son président, certaines dépenses courantes peuvent être comptabilisées comme des frais professionnels. En effet, peuvent être considérées comme des frais professionnels, les dépenses suivantes : 

• Le loyer 
• Les factures d’eau et d’électricité 
• Les taxes d’habitation 
• Les frais de communication 

Toutefois, les biens affectés à l’activité doivent être dissociés des autres biens au sein de l’établissement. 

Les frais professionnels liés à l’utilisation d’un véhicule 

Si le président de SASU utilise son véhicule personnel pour effectuer des déplacements professionnels, il peut se faire rembourser. En effet, les frais professionnels du président de SAS ou de SASU sont en principe remboursés en cas d’utilisation du véhicule personnel. Il convient de fournir le montant réel et justifié. Ce dernier comprend notamment les frais de péage et de stationnement, les frais de réparation et d’entretien courant et les frais de carburant. 

Afin de simplifier le calcul de ce montant, le remboursement prend la forme d’une allocation forfait. Il s’agit des indemnités kilométriques. Elles vont être calculées à partir du nombre exact de kilomètres parcourus.

Pour le remboursement de ces frais professionnels, le président de SASU devra justifier ses déplacements. Il est donc conseillé de conserver toutes les factures. 

Les frais de formation 

Les frais de formation peuvent être entièrement remboursés à condition qu’elles soient dispensées par un organisme agréé. 

Les autres frais professionnels déductibles 

Parmi les autres frais professionnels du président de SAS ou de SASU, on retrouve notamment les frais de réception ou les cadeaux. 

• Les frais de réception 

Pour être remboursables, les frais de réception doivent être engagés dans l’intérêt de l’entreprise. Ils doivent notamment être déboursés pour l’entretien et le développement de la clientèle. 

Toutefois, les dépenses somptuaires ne sont pas remboursables. 

• Les cadeaux 

Dans le cadre d’une relation commerciale, des cadeaux peuvent être offerts aux clients ou aux prospects. Ceux-ci peuvent être remboursés lorsqu’ils sont offerts dans l’intérêt direct de l’entreprise. Pour autant, ces cadeaux ne doivent pas être d’une valeur excessive. 

S’agissant de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), elle n’est déductible que sur les cadeaux conçus spécialement pour la publicité de l’entreprise et dont la valeur unitaire n’excède pas la somme de 73 euros TTC. 

• Les frais divers

Le remboursement de certains frais peut être accepté en fonction de la nature de l’activité. Par exemple, dans certains cas, les frais d’achat d’un costume ou d’une chemise peuvent constituer des frais de représentation.

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Comment les frais professionnels du président de SAS ou de SASU sont-ils remboursés ? 

Les frais professionnels du président de SAS ou de SASU peuvent être remboursés de deux manières : 

• Le président conserve les notes de frais datées afin d’avoir connaissance du montant réel dépensé ; 
• Si ces dépenses sont récurrentes, la société peut prévoir une indemnisation forfaitaire ; 

Pour que les frais professionnels soient remboursés, le président de SAS ou de SASU devra produire les notes de frais, ainsi que les pièces justificatives. Il est essentiel de les produire ces pièces, elles joueront notamment un rôle en cas de contrôle fiscal. 

Doivent notamment figurer sur les notes de frais, les éléments suivants : 

• La date de paiement ;
• La somme qui a été déboursée ;
• La nature de la dépense effectuée ; 

Il conviendra d’annoter des observations sur les personnes concernées par les dépenses, le motif de la dépense et le nom de l’enseigne. De plus, il faudra préciser les sommes à débourser (si le prix est HT, TTC et avec ou sans TVA). 

Les notes de frais ne constituent pas en elles-mêmes des pièces justificatives. En ce sens qu’elles permettent, simplement, au président de notifier une dépense. 

Les entreprises doivent mettre en place une stratégie efficace pour assurer la traçabilité des notes de frais. 

Est-il intéressant de déduire les frais professionnels du président de SAS ou de SASU ? 

Le fais de déduire les frais professionnels du président de SAS ou de SASU permet une réduction de l’assiette imposable. En ce sens, qu’il permet d’alléger la fiscalité de l’entreprise. 

Par ailleurs, il convient de préciser que les micro-entreprises ne bénéficient pas de cette avantage. Raison qui les pousse souvent à opter pour la création d’une SASU. Créer une SASU permet que l’imposition soit calculée sur la base des bénéfices réels dégagés par l’activité. 

Également, l’entreprise récupère la TVA qu’elle a payé ; contrairement aux particuliers. De plus, le fait de facturer des frais professionnels va permettre de ne pas à avoir de cotisations sociales à titre personnel et au président de SASU de se faire rembourser par l’entreprise les frais engagés par la société. 

Cela représente évidemment un moyen d’augmenter son revenu à moindre frais. Attention de ne pas abuser et de pouvoir prouver l’intérêt de la prise en charge des frais pour l’activité de la SASU.

Le régime fiscal de la SASU

Optimiser la pression fiscale sur l’entreprise permet aussi de réduire la pression fiscale. Quel est le régime fiscal de la SASU ?

La SASU est, de droit fiscalisée à l’IS. Toutefois, dans les 5 ans de la création d’entreprise le président de la SASU peut, sous conditions choisir sa manière d’être imposé. En effet, il peut opter pour une durée de 5 exercices pour l’impôt sur le revenu (IR) ou pour l’impôt sur les sociétés (IS).

Le président opte pour l’impôt sur le revenu (IR)

Cette option ne peut être exercée que par l’associé unique de la SASU. Pour ce faire, il doit produire une demande écrite. Dans les trois premiers mois de l’ouverture de l’exercice comptable, cette demande doit être envoyée au service des impôts des entreprises territorialement compétent.

Plusieurs conditions doivent être remplies :

• La SASU doit avoir moins de 5 ans à la date d’ouverture du premier exercice d’application de l’option ;
• Le capital social doit obligatoirement être détenu par le président associé unique ;
• La SASU doit employer moins de 50 salariés ;
• La SASU doit réaliser un chiffre d’affaires ou avoir un total bilan inférieur à 10 000 000 euros ;
• La société ne doit pas exercer une activité de gestion de patrimoine mobilier ou immobilier ;

Le président opte pour l’impôt sur les sociétés (IS)

L’impôt sur les sociétés

s’apparente à une taxe prélevée sur le résultat annuel des entreprises. Il correspond à un taux forfaitaire applicable sur les bénéfices réalisés par la SASU. On distingue deux taux :

• Le taux réduit de 15 % : Depuis le 1er janvier 2023, le taux réduit s’applique pour la tranche des bénéfices inférieurs à 42 500 euros ;
• Le taux normal de 25 % : Ce taux est applicable pour les bénéfices au-delà de 42 500 euros ;

Pour que la partie des bénéfices de la SASU soit imposable aux taux réduits, il faut que :

• Son chiffre d’affaires HT soit inférieur à 10 millions d’euros (à noter que cette limite de 10 millions se calcule par exercice comptable complet ou d’une période de 12 mois).
• Le capital social de la SASU doit entièrement être reversé et détenu a au moins 75% par des personnes physiques ;