Quelles sont les fonctionnalités d'un logiciel RH ?

Alors qu’est-ce qu’un logiciel RH exactement ? Pourquoi l’utiliser ? Quelles sont les fonctionnalités que l’on peut trouver sur ce type de logiciel et comment faire son choix ? On vous explique tout !

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Qu’est-ce qu’un logiciel RH ?

Le logiciel RH est un outil de gestion du personnel dédié au service ressources humaines des entreprises. Il permet de gérer le quotidien des salariés, mais aussi leur recrutement. Il s’agit d’une solution pensée en fonction des besoins des entreprises comme le logiciel RH Factorial par exemple. On peut notamment distinguer deux types de logiciels :

• Le logiciel dit complet ou logiciel SIRH
• Le logiciel RH dit spécialisé

Le logiciel SIRH

Le logiciel SIRH est un logiciel très complet qui a pour but de répondre à toutes les attentes des services ressources humaines. Polyvalent, il est solution globale à la plupart des problématiques rencontrées et permet une gestion du personnel plus efficace, quel que soit le secteur d’activité de l’entreprise. En fonction de l’éditeur du logiciel et du format proposé, le service va donc permettre de gérer :

• Les absences
• Les notes de frais
• Les congés
• Le suivi du temps de travail
• Les bulletins de paie
• Le recrutement

Les logiciels spécialisés dans la gestion de paie

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Le logiciel RH spécialisé

Par comparaison au logiciel SIRH qui est une solution globale, il y a aussi les logiciels spécialisés. Ils ne vont donc pas prendre en charge l’ensemble des thématiques RH, mais plutôt se concentrer sur une tâche en particulier de manière plus complète. On trouve donc des logiciels dédiés à la gestion des congés payés ou encore des notes de frais par exemple. Ce type de logiciel RH répond à une demande bien précise, mais nécessite alors parfois d’être complété par d’autres solutions.

Pourquoi utiliser un logiciel de gestion RH ?

Si les services RH ont pu fonctionner durant de nombreuses années sans être équipés de logiciels dédiés, la multiplicité des tâches qu’ils ont à réaliser aujourd’hui nécessite la mise à disposition d’un outil adéquat. Dès lors, le logiciel RH se positionne bien entendu comme une solution tout indiquée et qui offre de nombreux avantages.

Fluidité

Le logiciel RH dispose d’une interface pensée pour la réalité des métiers des services ressources humaines, c’est donc une grande fluidité qui est proposée par son utilisation. On trouve notamment des logiciels avec une partie dédiée à l’employeur et une partie dédiée aux salariés ce qui permet de faciliter les échanges. Par ailleurs, l’interface de manière générale est très simple d’utilisation pour que les membres du personnel puissent facilement se familiariser avec l’outil et l’utiliser au quotidien.

Gain de temps

Un logiciel SIRH bien pensé permet de profiter d’un fabuleux gain de temps. L’automatisation de certaines tâches chronophages permet par ailleurs de se consacrer à des missions qui nécessitent davantage l’attention du personnel RH.

Centralisation des données

Par ailleurs, le fait de pouvoir centraliser les données du personnel au sein d’un seul et même logiciel permet de retrouver bien plus facilement certaines informations et documents. C’est aussi un véritable gain de place dans les bureaux puisqu’il ne sera plus nécessaire d’imprimer les contrats, notes de frais et autres documents pour pouvoir les archiver.

Quelles fonctionnalités pour un logiciel de ressources humaines ?

Lorsque l’on choisira son logiciel RH, il est important de prêter attention aux fonctionnalités qui sont proposées. Ce sont en effet elles qui vont permettre d’opter pour un logiciel de ressources humaines qui saura répondre avec précision à ses attentes. Si les fonctionnalités d’un logiciel SIRH peuvent varier d’un produit et d’un éditeur à l’autre, on retrouve cependant un certain nombre d’entre elles d’une solution à l’autre.

Planification des congés et absences

La gestion des congés et des absences représente une grande partie du travail en RH. En effet, avoir une connaissance précise de quel membre du personnel sera susceptible de s’absenter et pour combien de temps est le seul moyen d’avoir une gestion du personnel efficace. Les plannings de congés sont ainsi enregistrés directement dans le logiciel RH, mais ce sont aussi les maladies, les heures supplémentaires et le temps de travail de manière générale qui sont pris en compte. Une traçabilité de la présence de chaque salarié peut ainsi être effectuée depuis le logiciel de gestion en ressources humaines.

Prévoir les ressources en fonction des projets

L’organisation des ressources en fonction des projets fait aussi partie de ce que l’on peut faire grâce à une application de gestion des ressources humaines. Il s’agit ici de créer des plannings pour s’assurer que l’entreprise bénéficie de ressources suffisantes selon le besoin (d’ailleurs, plusieurs options pourront être automatisées pour faciliter la création de planning).

Qui plus est, cette section de planification peut aussi permettre de réserver à l’avance des espaces ou encore du matériel pour des réunions et autres formations.

Recrutement

Le logiciel RH peut aussi disposer d’une section recrutement. En effet, la gestion des annonces de recrutement et des candidatures sera largement facilitée par un logiciel de gestion de ressources humaines. Les candidatures les plus intéressantes peuvent ainsi être enregistrées et suivies, ce qui permet par ailleurs de disposer de toute une base de données de profils potentiellement intéressants pour les prochaines opportunités d’embauche. Le processus de recrutement est ainsi largement simplifié, ce qui permet de se consacrer à l’échange avec les candidats.

La gestion de la paie

Tout ce qui concerne la paie peut aussi être géré par un logiciel RH. La création et l’édition des bulletins de paie, la gestion des événements sociaux, les déclarations d’embauche, autant de tâches qui peuvent être effectuées directement depuis son logiciel SIRH pour gagner du temps.

Comment choisir son logiciel ?

Si effectuer la liste des fonctionnalités dont on aura besoin pour son logiciel est bien entendu la première étape pour choisir son application de gestion des ressources humaines, d’autres critères peuvent être pris en compte. On peut notamment citer l’accessibilité de la plateforme qui pourra être disponible sur les ordinateurs de l’entreprise, mais aussi sur smartphone et tablette par exemple.

Le prix entrera bien sûr en ligne de compte afin d’opter pour un logiciel de gestion RH qui correspond au budget de son entreprise (il peut être susceptible de varier en fonction des services et des options qui auront été choisis).

Enfin, le service après-vente et la formation de prise en main du logiciel peuvent aussi être des critères de choix qui permettront de s’assurer d’utiliser le plein potentiel de son outil et d’être accompagné par l’équipe de l’éditeur en cas de besoin. On peut notamment demander une démo si l’on souhaite se faire une première idée avant de se lancer.