Top 10 des fonctionnalités à avoir dans son logiciel de facturation

Facturer vite et mieux, réduire ses délais de paiement, sécuriser son chiffre d’affaires, simplifier sa comptabilité, tout en gagnant un temps considérable, n’est plus une utopie ! Aujourd’hui, les logiciels de facturation facilitent la vie des entreprises au quotidien. Découvrez les 10 fonctionnalités essentielles à un logiciel de facturation? 

Via des fonctionnalités innovantes et performantes, elles sont en mesure de mener de façon efficiente la gestion complète de leur processus de facturation. Quels sont les bons outils à adopter pour économiser du temps et des coûts ? En quoi vont-ils vous aider pour augmenter votre productivité ? 

Nous avons passé à la loupe les 10 fonctionnalités indispensables à intégrer à votre logiciel de facturation en ligne pour optimiser et booster votre efficacité.

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1)  La création de devis

Point de départ essentiel à toute relation commerciale, le devis est un document non-comptable précédent la facture à ne pas négliger. Non seulement il doit comporter des mentions obligatoires, mais il doit aussi être rédigé de manière à être facilement compréhensible pour le potentiel client.

Avec une  fonctionnalité de création de devis, votre logiciel de facturation est votre meilleur allié pour établir des devis conformes. Une fois rédigé, inutile de l’envoyer par mail, vous pouvez l’adresser directement à votre interlocuteur via la plateforme.

Pour rappel, un devis doit impérativement mentionner quelques obligations, comme :

• La date de rédaction du devis
• Le nom et l’adresse des parties concernées
• La forme juridique et l’activité de votre entreprise
• Les frais de déplacement éventuels
• La durée de validité de l’offre (généralement d’un délai de 3 mois)
• Etc.

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2) La conformité des factures

L’émission de factures en bonne et due forme est bien évidemment un point primordial. Rappelez-vous que votre logiciel de facturation en ligne est là pour vous aider à gagner du temps.

Il doit donc être en mesure de transformer votre devis préalablement établi en facture, et ce en quelques secondes. S’il est bien entendu possible de faire une facture sur un tableur, à partir d’un certain volume, le logiciel de facturation est la solution idéale pour vous simplifier la tâche. Le numéro de facture doit être bien incrémenté, ainsi que toutes les informations importantes mentionnées sur votre devis (comme l’identité complète du vendeur et de votre entreprise, la somme totale à payer hors taxe et toutes taxes comprises, etc.), ainsi que les mentions légales.

Tout comme pour les devis, vous pouvez ensuite envoyer directement les factures à vos clients depuis votre logiciel de facturation (en y faisant apparaître leur délai de paiement).

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3) La facturation récurrente en tant que fonctionnalité essentielle

Gérer ses factures récurrentes peut vite devenir un véritable casse-tête. Pourtant, facturer est essentiel pour faire rentrer de l’argent dans les caisses ! Le logiciel de facturation est le parfait outil pour mettre en place un processus d’automatisation de la gestion des factures.

Vous allez ainsi programmer de manière automatique la création de factures sur une période donnée, sans avoir à le faire manuellement pour chacune d’entre elles. Elles seront ainsi envoyées au bon moment, à la bonne personne, sans que vous soyez obligé d’intervenir.

Vous optimisez ainsi les tâches administratives, bénéficiez de tableaux de bord précis pour mieux gérer votre trésorerie, apportez une sécurité dans les process, et bien sûr gagner un temps fou !

4) Le catalogue Produits/Services

Afin de faciliter la création de devis, votre logiciel de facturation en ligne doit vous permettre de créer un catalogue Produits/Services, ainsi que vos tarifs de vente en toute simplicité. Cela vous permet, entre autres, de suivre vos achats et dépenses en un clin d’œil.

Vous facilitez ainsi l’ensemble de votre processus de facturation dans une puissante suite CRM de gestion d’entreprise.

5) La gestion de la TVA

La gestion de la TVA peut s’avérer complexe. Avec votre logiciel de facturation, elle devient un jeu d’enfant. En effet, elle peut être calculée et ensuite générée automatiquement.

Il vous suffit d’entrer dans le logiciel les données relatives à votre TVA lors de la création d’un compte. Vous renseignez ensuite son taux applicable en fonction des services et/ou produits vendus, et le tour est joué !

6) La relance client au sein du logiciel de facturation

Pour accélérer le paiement de vos factures, mais aussi la validation de vos devis, les relances automatiques sont très utiles. Cette fonctionnalité vous permet de relancer vos contacts de dans les plus brefs délais grâce à des scénarios personnalisés envoyés par email.

De ce fait, vous améliorez vos délais de paiement et le recouvrement de vos factures via un dispositif d’alerte actif à toutes les étapes du processus pour relancer vos clients au bon moment (envoi d’emails automatiques, relance en masse grâce à des listes automatiques, planification des prochaines actions de suivi,  etc.). Vous gardez ainsi le contrôle pour relancer efficacement les différents acteurs de la chaîne de traitement en activant les bons leviers.

7) Le paiement en ligne

Pour simplifier et accélérer le règlement de vos factures, pensez au paiement en ligne ! En effet, vous faciliterez le passage à l’acte en proposant à vos clients cette solution. En automatisant vos processus de paiement, comme les virements ou cartes bancaires, vous êtes assuré de générer automatiquement le règlement de vos factures via un lien de paiement direct en ligne, en quelques clics.

Non seulement vous êtes payé plus vite, et par conséquent, vous sécurisez votre trésorerie, mais de plus vous maximisez votre productivité grâce à une gestion automatisée du règlement de vos factures. Côté clients, c’est aussi pour eux l’assurance d’un gain de temps et d’une comptabilité simplifiée. Vous avez tout à y gagner de part et d’autre !

8) La gestion des remises

De même, avec un logiciel de gestion tel que Sellsy, vous serez en mesure de gérer les codes comptables des remises. En effet, les remises seront comptabilisées sur un code spécifique, et cela par défaut. Lorsque vous enverrez ensuite un document en comptabilité mentionnant une remise, une ligne distincte apparaîtra à l’écran avec un de ces codes.

Enfin, il est important de faire un rapide point sur l’API ouverte. Il est préférable, et fortement recommandé, de disposer de cette interface de programmation d’application. Le principal avantage résulte dans le fait que vous pouvez ainsi connecter vos logiciels existants avec votre logiciel de facturation en ligne.

En effet, en mettant en relation plusieurs interfaces, ces dernières vont pouvoir échanger des données dans un langage web commun. Cela vous permet de gagner en traçabilité et en efficacité, mais aussi de simplifier le développement d’applications.

9) Le reporting

L’objectif premier du reporting est la visualisation afin de mieux matérialiser les données. Avec une telle fonctionnalité intégrée à votre logiciel de facturation en ligne, elles seront reportées et automatiquement calculées en limitant considérablement les risques d’erreurs (il n’y a plus besoin d’intervention humaine). Cela vous permet d’obtenir une image fidèle de la situation financière de votre entreprise et de mieux surveiller l’état de votre trésorerie.

10) Les exports comptables

Vous souhaitez simplifier vos tâches de comptabilité et gagner du temps ? Votre logiciel de facturation vous en donne la possibilité. Grâce à cet outil intelligent et agile, vous exportez les écritures comptables et intégrez ensuite les données directement dans votre logiciel de comptabilité en toute facilité.

Si vous travaillez avec un expert-comptable, certains logiciels de facturation, comme Evoliz, offrent un accès gratuit pour partager avec lui toutes ces informations.