Fiche de paie stagiaire : quelles sont les règles ?

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La gratification d’un stagiaire

Le stagiaire n’est pas considéré comme un salarié de l’entreprise. A ce titre, il ne perçoit pas de salaire, pas de rémunération, ni d’indemnité.

Toutefois, l’entreprise est tout de même obligée de verser une rémunération appelée « gratification » à partir d’un certain seuil de temps passé par le stagiaire dans l’entreprise.

La gratification est donc obligatoire dans une des deux conditions temporelles suivantes sont dépassées :

• Deux mois consécutifs dans l’entreprise, soit 44 jours travaillés à un rythme de 7 heures par jour
• A partir de la 309^ième heure de stage, même dans l’hypothèse ou le stage n’est pas effectué d’une façon continue.

Pour que le stagiaire puisse bénéficier de sa gratification, il faut qu’une de deux conditions suivantes soient remplies au cours de la même année universitaire ou d’enseignement.

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Est-il obligatoire de payer un stagiaire ?

L’obligation de payer un stagiaire dépend donc du temps effectué par ce dernier dans l’entreprise, en nombre d’heures travaillées et non sur une plage de jours, dans la mesure où il peut être rémunéré même sur une période discontinue.

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Fiche de paie stagiaire : quelles sont les règles ?

Dans la mesure ou les sommes versées au stagiaire ne sont pas considérées comme des salaires ou de la rémunération, la question de l’obligation d’établir une fiche de paie se pose.

Le principe est le suivant : si l’entreprise délivre au stagiaire la gratification minimale imposée par la loi, alors cette dernière n’a pas à établir une fiche de paie à proprement parler. En revanche, bien qu’elle ne soit obligée d’établir une fiche de paie, l’entreprise est dans l’obligation de délivrer au stagiaire une attestation écrite certifiant des sommes versées.

En revanche, dès lors que le montant de la gratification du stagiaire dépasse la gratification minimale légale, alors l’entreprise doit établir une fiche de paie. Cela est également le cas dans l’hypothèse où l’entreprise désire offrir une prime de stage à son stagiaire.

Dans l’hypothèse ou vous avez à faire une fiche de paie pour un stagiaire, il est possible de faire une fiche de paie simplifiée.

Cette dernière doit contenir au minimum :

• L’identité de l’employeur : nom et adresse de l’entreprise, le SIREN, le code APE, ainsi que la convention collective applicable
• Identité du stagiaire : nom et prénom, adresse, intitulé du poste
• La mention selon laquelle le bulletin de paie doit être conservée sans durée limitée
• La mention du nombre d’heures réalisées, avec les sommes perçues et les cotisations sociales versées.

Il faut également que la fiche de paie mentionne l’exclusion de certaines cotisations du fait que la personne employée a le statut de stagiaire. Cela exclut notamment : la retraite complémentaire, l’assurance chômage, la contribution aux organisations syndicales, ainsi que la prévoyance.

Il faut également mentionner l’exclusion des taux réduits concernant l’assurance maladie, les allocations familiales…

La fiche de paie doit être remise en même temps que la gratification à ce dernier.

Il est également possible pour les entreprises de passer par un logiciel de paie pour réaliser la paie de leurs salariés et stagiaires. Cela permet de réaliser une fiche de paie en ligne, et de gagner du temps sur cette tâche souvent chronophage au sein d’une entreprise.

Quelles sont les charges sociales pour un stagiaire ?

La gratification d’un stage n’est pas considérée comme un salaire, elle ne subit donc aucune cotisation sociale, et ce jusqu’à 15 % du plafond de la Sécurité sociale.

Au-delà de cette somme, les cotisations salariales et patronales sont dues, hormis les cotisations de retraite complémentaire et d’assurance chômage.

Qu’est-ce qu’un stage en entreprise ?

Un stage est une période qui permet à un étudiant de découvrir une entreprise, un métier, un secteur d’activité, afin d’acquérir de l’expérience dans le monde de travail et de gagner des compétences terrain, en complément des connaissances théoriques acquises en cours.

Le stage est toujours réalisé dans le cadre d’un parcours pédagogique pour une durée maximum de 6 mois consécutifs.

Qu’est-ce qu’une prime de fin de stage ?

La prime de fin de stage est un complément versé lors de la dernière gratification du stagiaire ou au moment de son départ.

La prime de fin de stage doit être prévue en détail dès le démarrage de la mission (montant, éventuels critères d’obtention et moment du versement). En fait, elle doit apparaître dans la convention de stage qui est signée par l’employeur et le stagiaire pour officialiser la mission.

L’intégration d’une prime de fin de stage est d’autant plus importante dès le départ qu’elle va déterminer la réalisation – ou non – d’une fiche de paie (selon le montant total de la gratification).

En cas de fiche de paie au stagiaire, la prime de fin de stage apparaît dans le document.