La fiche de paie en association

En association, bien que le fonctionnement et l’objectif soient différents d’une entreprise, il arrive que l’association ait à embaucher des salariés. Dans cette hypothèse, il faut que l’association réalise une fiche de paie. Explications sur la réalisation d’une fiche de paie en association !

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Comment faire une fiche de paie en association ? 

La fiche de paie d’une association doit présenter les mêmes informations légales que n’importe quelle fiche de paie, en vertu de l’article R3243-1 du Code du travail. On retrouve (entre autres) :

• des informations sur l’employeur : adresse, SIRET, code APE, convention collective…
• des informations sur le salarié : nom du poste, numéro de Sécurité sociale, coefficient hiérarchique et/ou ancienneté…
• des informations sur la rémunération : salaire de base brut, caisses sociales et taux des cotisations
• les variables mensuelles à mettre à jour, car susceptibles de modifier le montant du salaire : prime, jours d’arrêt maladie, jours d’absence en sans solde, congés payés… (notez que toutes les variables mensuelles ne modifient pas forcément le salaire) 

Embaucher un salarié en association

suit les même règles que l’embauche d’un salarié en entreprise.

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Quelles différences entre le calcul de la paie en association et dans une entreprise ?

Embaucher un salarié est une action qui est toujours régie par le droit du travail, quel que soit le statut juridique de l’entité qui l’emploie (association, société, entreprise individuelle).

De fait, les modalités de calcul du salaire sont les mêmes dans toutes les structures. Les seuls éléments qui peuvent faire varier le calcul du salaire sont :

• la convention collective de l’employeur
• l’accord de branche / entreprise.

La différence de calcul dans la fiche de paie dépendra plus de la convention collective que du statut associatif en tant que tel.

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Dans quels cas l’association est-elle soumise à une convention collective ?

Ce n’est pas parce que l’entité qui embauche le salarié est une association, que cette dernière est dispensée du respect des conventions collectives.

L’association peut donc se trouver soumise à des conventions collectives avec plusieurs conditions :

• si l’activité de l’association rentre dans le champ d’une convention collective, et entre dans le périmètre géographique
• si un arrêté ministériel étend le champ d’application d’une convention collective

Il faut savoir que si une convention collective s’applique à l’association, alors tous les salariés de l’association doivent en bénéficier. Il faut également que la convention collective figure sur le contrat de travail ou la fiche de paie du salarié.

Comment faire une fiche de paie en association ?

Dans ce contexte, faire une fiche de paie en association suit les mêmes règles qu’en entreprise du secteur privé.

Pour établir ce document conformément à la loi, vous pourrez :

• externaliser la paie en déléguant la mission à un expert de la paie (en interne ou via un cabinet d’expertise-comptable)
• utiliser un logiciel de paie, à condition que celui-ci embarque la convention collective de votre association

Les avantages du logiciel de paie pour une association

Un logiciel de paie est un outil capable de calculer les salaires et d’éditer les bulletins de salaire automatiquement, à partir des données de base issues du droit du travail, des informations que vous renseignez sur vos salariés (salaire de base brut…), mais aussi de la convention collective que vous renseignez dans les paramètres de l’outil.

En utilisant un logiciel de paie pour votre association, vous avez la garantie de respecter la loi avec des documents au format légal, sans erreur de calcul.

Les logiciels de paie pour les associations

L’outil 123 Paie intègre 150 conventions collectives. Il s’adapte au calcul de la paie des salariés des entreprises et des associations, pour des effectifs allant de 10 à 150 personnes.

Pour une association de moins de 10 salariés, vous pouvez vous tourner vers les logiciels Listo Paie ou PayFit (vous pouvez retrouver ici notre test du logiciel Payfit) : ces logiciels gèrent également de nombreuses conventions collectives. À vous de vérifier en amont si votre convention fait partie de leur liste.

Notez que leur tarif démarre à 8 ou 10 € par mois et par salarié.

Des logiciels de paie gratuits pour les associations

Il existe des outils de calcul de la paie gratuits à destination des associations. Intéressant, mais attention, ces outils sont peu automatisés. Ils nécessitent une certaine connaissance de la paie pour effectuer certains calculs et intégrer certaines données.

Vous trouvez les outils Oxygène, Mega Paye, ABZ Paie.

Consultez notre article sur ce sujet : Quel logiciel de paie gratuit pour association ?