La facture Pro Forma

La facture Pro Forma : qu’est-ce que c’est ?

C’est une facture provisoire comparable à un devis officiel. Le plus souvent, elle est utilisée pour des activités de prestations de services ou de vente, alors que l’on retrouve les devis de le domaine du BTP. Contrairement à une facture ordinaire, elle n’est pas définitive. Elle offre donc la possibilité aux partis de modifier les termes de l’accord puis d’être transformée facilement en facture ordinaire car leurs formes sont très semblables. La facture Pro Forma n’a aucune valeur comptable ou juridique, elle a un rôle purement informatif.

Quels sont les avantages de la facture Pro Forma ?

Une formulation précise de l’offre

L’un des avantages de la facture Pro Forma est qu’elle permet à l’acheteur potentiel d’avoir une idée précise de ce qui va lui être facturé et des conditions générales de la vente ( ristournes, délais de paiement, délais de livraison, etc.) Pour l’émetteur de la facture, ce document lui permet d’exposer clairement son offre et d’ainsi éviter tout malentendu avec un client ou un prospect. Faire preuve de rigueur et de clarté vous rendra plus crédible en tant que fournisseur.

En cas d’accord entre les partis, la procédure à appliquer sera la même que pour un devis. Un bon de commande sera édité et entraînera la livraison du bien ou la réalisation de la prestation. La date d’envoi de la facture définitive dépendra de la nature de la vente (voir Faire une facture).

Éviter les impayés

Un autre avantage de la facture Pro Forma est d’éviter la nécessité d’un recouvrement de créances. Grâce à ce document, le fournisseur va pouvoir se faire payer en avance sur la base de la facture Pro Forma. Une fois les fonds reçus, vous pourrez livrer la marchandise ou réaliser la prestation, puis établir la facture définitive.

Faire une demande de financement

Dans le but d’évaluer un projet de financement, ses risques et ses conditions, certains organismes financiers peuvent vous demander une facture Pro Forma.

Les mentions obligatoires d’une facture Pro Forma

Les factures Pro Forma sont soumises au cadre légal de la facturation. Vous devrez donc indiquer sur votre facture :

• L’identité complète du vendeur doit apparaître sur la facture :
  • • Nom
    • Adresse
    • Raison sociale de l’entrepreneur
    • Le numéro de SIRET et lieu d’immatriculation,
    • le n° d’identification TVA du vendeur et du client ou à défaut la désignation de l’article du code général des impôts qui régit l’exonération de  TVA (selon le statut de l’entreprise), la structure juridique, le montant du capital social.
    • Le n° d’Immatriculation et capital social ne sont pas obligatoires pour certains statuts.

• Le numéro et date de la facture Pro Forma : Il doit être unique et intégré une séquence chronologique continue. Les factures d’acompte doivent s’intégrer dans la même séquence chronologique que les autres factures.

• Les coordonnées du client Nom ou raison sociale et adresse complète du client à qui est adressée la facture.
• La désignation des produits ou services vendus Leur quantité, le montant unitaire hors taxe, le taux de la TVA ou son exonération, les ristournes éventuelles.
• Le montant total à payer C’est le montant final à payer par le client doit apparaître clairement sur la facture.
• Les modalités de paiement Doivent figurer les conditions d’un escompte négocié ou à défaut, la mention «sans escompte»
• Les pénalités de retard : Hors paiement comptant, des pénalités sont exigibles en cas de retard ou non-paiement, le taux et date limite de paiement doivent être apposés sur les factures (en cas d’absence de ce taux c’est celui légal en vigueur qui s’appliquera).