Faire une facture : comment, quand et pourquoi ?

Une facture doit respecter certaines conditions quant à son contenu, sa forme, son émission ou sa conservation afin de se conformer au cadre légal.

La facture : un document obligatoire ?

La facture est un document obligatoire pour toute vente réalisée dans le cadre d’une activité professionnelle (même pour les micro-entreprises). Elle peut être établie par l’entreprise elle-même, on parle alors d’auto-facturation, ou par un sous-traitant qui réalisera les factures au nom et pour le compte de l’entreprise.

Il y sera détaillé la quantité, la nature et les conditions d’achat ou de vente d’un produit ou d’un service ainsi que les mentions légales obligatoires. Un acheteur peut demander au vendeur une facture dès la vente, si celui-ci ne lui en a pas fourni.

Comment faire une facture ?

Pour respecter la législation en vigueur, il est impératif que la facture soit rédigée en français et que les montants soit en euro. Si vous établissez un document de facturation dans une langue étrangère, il vous faudra la faire traduire par un traducteur assermenté en cas de contrôle de l’administration fiscale.

Ce document doit être disponible en deux exemplaires, un pour le client et l’autre pour le vendeur. Il est également impératif de renseigner les mentions légales obligatoires sur chaque exemplaire.

Le document de facturation peut être établie au format papier ou électronique (en respectant la réglementation en vigueur). Et leur gestion peut se faire sur facturier papier, sur tableur ou grâce à des logiciels de facturation.

Quand la faire ?

La date d’émission va dépendre du type de vente réalisée :

• Pour une prestation de services, le prestataire doit émettre la facture une fois les services terminés ;
• Pour une vente de biens ou marchandises, le vendeur doit l’émettre le jour où l’accord a été trouvé entre les deux partis (date de commande).

Cependant, il existe des exceptions à ces règles :

• Si la livraison a lieu dans un délai de moins d’un mois après la commande, il est admis de délivrer la facture au moment de la livraison.
• En cas de livraisons régulières, il est également admis de délivrer un bon pour chaque livraison et d’émettre une facture récapitulative périodique.
• En cas d’éléments manquants, il est admis que l’émission peut être différée. Cependant, il faudra tout de même délivrer au client un document (bon de livraison par exemple) et y faire référence lors de la rédaction.

Le processus de création

Pour garantir sa légalité et son efficacité, le processus de création implique plusieurs étapes essentielles.

• Identification des informations essentielles : tout d’abord, vous devez identifier les informations pertinentes à inclure dans la facture. Par exemple, les coordonnées complètes de l’entreprise (dénomination, siège social, numéro de TVA, …) ainsi que celles du client. Vous devez spécifier la date d’émission et un numéro de référence unique pour faciliter le suivi.
• Description des biens ou services : ensuite, pensez à détailler les biens vendus ou les services fournis. C’est à dire que vous devez spécifier la quantité, la description détaillées des produits ou services ainsi que le prix unitaire.
• Calcul des montants : ce calcul inclus le montant total à payer ainsi que les taxes applicables telles que la TVA par exemple.
• Emission et envoi : lorsque vous avez complété votre document de facturation, vous devez l’émettre et l’envoyer au client dans un délai approprié. Cet envoi peut être par courrier postal, courrier électronique ou via des plateformes de facturation en ligne.
• Archivage et suivi : enfin, il est essentiel de conserver une copie de chaque document émis pour une période spécifiée par la réglementation fiscale. En archivant le document de facturation, vous facilitez la traçabilité des transactions financières de l’entreprise.

L’utilisation de logiciels de facturation recommandés

Afin de simplifier et automatiser le processus de création, on vous recommande d’utiliser un logiciel de facturation. Celui-ci vous permet d’automatiser le processus de création, d’envoi et de suivi des factures. En prenant un logiciel de facturation vous permettez à votre entreprise de personnaliser des modèles de factures, de gagner du temps tout en réduisant les risques d’erreurs.

Un logiciel de facturation permet aussi de vérifier et assurer la gestion de la conformité fiscale en calculant automatiquement les taxes et en générant des rapports fiscaux.

Nous vous recommandons vivement d’utiliser un logiciel de facturation pour gérer votre comptabilité. Leurs fonctionnalités vous permettront d’améliorer sensiblement la gestion de votre entreprise ainsi que votre trésorerie, mais également de vous conformer à la réglementation.

Les différents types

Il existe différents types ayant toute des conditions d’utilisation différentes.

La facture ordinaire

C’est le document définitif obligatoire qui accompagne toute fin de prestation ou livraison de biens. Elle détaille la nature des produits ou services vendus, le prix et les conditions de vente.

Pro Forma

C’est une facture provisoire comparable à un devis. Un client peut en faire la demande afin d’avoir un aperçu du coût et des conditions de vente d’un futur achat. La facture Pro Forma n’a aucune valeur comptable ou juridique, elle a un rôle purement informatif. Elle présente l’avantage de pouvoir être modifiée afin que les partis trouvent un accord par la suite. Contrairement à une ordinaire, elle n’est pas définitive.

En détail : La facture Pro forma

La facture d’acompte

C’est un document comptable obligatoire qui permet de constater qu’un acompte vous a bien été versé. Les mentions légales seront les mêmes que pour une facture standard, hormis pour le prix et la quantité de la transaction totale s’ils ne sont pas encore connus.

En détail : La facture d’acompte

La facture d’avancement

C’est un type de facture principalement utilisé dans le secteur de l’artisanat, du BTP ou des services à long terme. Elle permet d’échelonner les paiements en fonction de l’avancée des travaux (ou services). Elle permet de se faire payer plus rapidement et de calculer le chiffre d’affaires ou résultat proportionnellement à l’avancée des travaux.

En détail : la facture d’avancement

La facture de régularisation

Elle est principalement utilisée par les fournisseurs d’énergies. Elle vise à régulariser la différence entre la consommation réelle d’un client et le montant mensuel de son abonnement. Si sa consommation réelle est supérieure au montant payé par le client alors il vous devra la différence. Dans le cas contraire, vous devrez rembourser votre client du montant à régulariser.