Faire une DPAE : explications et conseils pratiques

En France, l’embauche d’un nouveau salarié donne lieu à un certain nombre de formalités, administratives et juridiques. Ces formalités ont pour but d’informer les institutions compétentes de l’embauche d’un salarié, et lui assurer une protection sociale.

Explications sur la DPAE, sa définition, son utilité et les modalités de cette dernière.

DPAE, signification

La DPAE, ou Déclaration Préalable à l’Embauche (anciennement DUE), est une formalité obligatoire pour tout employeur souhaitant embaucher un salarié en France.

Elle consiste en une déclaration nominative auprès des organismes de protection sociale compétents, tels que l’Urssaf ou la MSA pour les salariés agricoles.

Pourquoi faire une déclaration préalable à l’embauche ?

La DPAE est nécessaire pour accomplir diverses formalités liées à l’embauche et au contrat de travail.

Dans un objectif de simplification de l’embauche d’un salarié, la DPAE poursuit plusieurs finalités. Le simple fait d’effectuer la DPAE permet à l’employeur d’effectuer jusqu’à 6 formalités obligatoires.

Effectuer sa DPAE permet l’immatriculation de l’employeur au régime général de la sécurité sociale, parallèlement à l’inscription du salarié à la CPAM (caisse primaire d’assurance maladie) ou à la caisse de la MSA (Mutualité sociale agricole).

Cela permet également d’établir l’affiliation de l’employeur au régime d’assurance chômage, et d’effectuer la demande d’adhésion à un service de santé au travail.

En plus de remplir ces formalités, la déclaration préalable à l’embauche est nécessaire pour l’organisation de la visite d’information et de prévention ou de l’examen médical d’aptitude à l’embauche.

Qu’est-ce que la visite d’information et de prévention (visite médicale) ?

Cette visite a pour objectif de s’assurer de la capacité du salarié à effectuer les missions pour lesquelles il est recruté.

Elle interroge ainsi le salarié sur son état de santé, et doit l’informer sur les risques liés au poste de travail.

De plus, elle vise à sensibiliser le salarié sur les moyens de prévention à mettre en œuvre, et l’informer de son droit de bénéficier à tout moment d’une visite avec le médecin du travail.

A l’issue de la visite d’information et de prévention, le professionnel délivre une attestation de suivi au salarié comme à l’employeur.

Quelles sont les autres formalités réalisées par le biais de la DPAE ?

La DPAE permet de réaliser également :

• la déclaration de 1ere embauche dans un établissement
• le pré-établissement de la déclaration annuelle des données sociales (DADS)

La DPAE comme instrument de protection du salarié

La DPAE a été mis en place dans un objectif de protection du salarié. En effet, par la déclaration de chaque nouveau salarié par les entreprises, les autorités compétentes peuvent lutter plus efficacement contre le travail dissimulé et vérifier que les conditions d’embauches sont conformes à la législation en vigueur.

La déclaration d’embauche est une garantie de sécurité pour vous et pour le salarié employé.

Faire DPAE, est-ce obligatoire ?

La DPAE est une obligation pour toute entreprise embauchant du personnel, quelle que soit la nature ou la durée du contrat de travail.

Seules deux exceptions à cette règle existent :

• Les stagiaires : les stagiaires bénéficient d’un statut particulier du fait de leur situation d’étudiant. Ils n’ont donc pas le statut de salarié.
• Les volontaires du service civique : ils n’ont pas le statut de salarié, dans la mesure où le contrat qui les lie à leur entreprise, est un contrat de collaboration, ne relevant pas du Code du Travail.

Qui doit faire la DPAE ?

Toutes les entreprises doivent donc effectuer une DPAE pour chaque embauche relevant du régime de la sécurité sociale. C’est l’employeur qui est tenu de fournir à l’administration toutes les informations nécessaires, et de s’assurer que la déclaration est effectuée dans les délais légaux.

Elle s’applique sur tout type de contrat de travail : CDI, CDD, contrat d’apprentissage, contrat saisonnier…

Cette obligation s’applique indépendamment du secteur d’activité de l’entreprise, et de la nature de l’entreprise.

Ainsi les entreprises de travail temporaire et les groupements d’employeurs doivent également se conformer à cette obligation pour le personnel permanent, intérimaire ou même les salariés mis à disposition.

Les associations, au même titre que les sociétés, doivent effectuer une DPAE lorsqu’elles embauchent un salarié soumis à la réglementation du Code du Travail.

Quelles obligations si un salarié a déjà été embauché au sein de votre entreprise ?

L’entreprise est tenue d’effectuer une DPAE à chaque nouveau contrat de travail, même si le salarié concerné a déjà effectué des missions temporaires ou des contrats de courte durée dans l’entreprise.

Quand faire la DPAE et quel est le délai ?

En termes de délai, la DPAE doit être effectuée au plus tard huit jours avant la date prévue de l’embauche du salarié. Elle doit être réalisée avant la mise au travail effectif du salarié, sous peine d’encourir des sanctions administratives et pénales.

Comment faire une DPAE ?

Comme toutes les formalités liées à la gestion d’une entreprise, la DPAE peut être effectuée en ligne sur le portail de l’organisme compétent pour votre entreprise. (URSSAF ou MSA).

Voici les étapes à suivre :

1. Se connecter à son espace personnel ou créer un compte utilisateur en fournissant les informations demandées.
2. Sélectionner l’option de réalisation de la DPAE en ligne.
3. Remplir le formulaire électronique avec les informations requises, telles que la dénomination sociale de l’employeur, les informations sur le salarié (nom, prénom, date de naissance, etc.), la date et l’heure d’embauche, la nature et la durée du contrat, etc.
4. Vérifier attentivement les informations saisies pour éviter les erreurs.
5. Soumettre la déclaration en ligne une fois que toutes les informations ont été correctement saisies.
6. Recevoir un accusé de réception électronique confirmant la prise en compte de la DPAE par l’organisme compétent.
7. Conserver précieusement cet accusé de réception, car il constitue une preuve de la déclaration préalable à l’embauche.

Réaliser une DPAE en ligne est souvent le moyen le plus rapide et le plus pratique pour accomplir cette formalité obligatoire. Elle peut être réalisé via la DSN que chaque entreprise doit faire chaque mois, ou directement via l’outil de paie.

Quelles sont les sanctions en cas d’absence de DPAE ?

L’absence de DPAE expose l’employeur à des sanctions engageant sa responsabilité notamment pour dissimulation d’emploi salarié.

Il risque à la fois des sanctions civiles et pénales :

• Sanctions civiles : régularisation des cotisations de Sécurité sociale éludées par l’Urssaf.
• Sanctions administratives : pénalité de 300 fois le taux horaire du minimum garanti.
• Sanctions pénales : délit de travail dissimulé par dissimulation d’emploi salarié, avec des peines cumulatives pouvant aller jusqu’à :
  • 45 000 € d’amende et 3 ans d’emprisonnement pour une personne physique.
  • 225 000 € d’amende et un placement sous surveillance judiciaire pour une personne morale.

En tant que donneur d’ordre, l’absence intentionnelle de DPAE pour des personnes en lien de subordination avec vous peut entraîner une condamnation pénale pour travail dissimulé.

L’employeur est tenu à une obligation de vigilance pour tous les contrats :

• D’un montant au moins égal à 5 000 €.
• Conclus en vue de l’exécution d’un travail, de la fourniture d’une prestation de service ou de l’accomplissement d’un acte de commerce

Il est donc du rôle et de la responsabilité de l’employeur de s’assurer du respect des procédures et vérifications, afin d’assurer la conformité de son entreprise avec la réglementation du travail. La vigilance de l’employeur permet d’éviter des conséquences financières et juridiques potentiellement préjudiciables.