Comment faire une fiche de paie ?

La fiche de paie est un document permettant de retracer les divers éléments relatifs à la rémunération d’un salarié. Ce document est obligatoire pour tous les salariés d’une entreprise afin d’indiquer le salaire exact que ces derniers perçoivent, en principe, mensuellement.

La fiche de paie doit être rédigée par l’employeur. En cas de non remise de ce document, l’employeur peut être poursuivi au conseil des prud’hommes. Il s’expose à une amende pouvant atteindre 450€ par fiche non remise.

Ce document doit comporter certaines mentions obligatoires, à l’inverse, certaines sont interdites. Alors comment faire une fiche de paie ? Le Blog du Dirigeant vous explique tout.

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 L’importance de la fiche de paie

La fiche de paie est un document permettant d’attester du temps de travail et de la rémunération perçue pour le salarié ou pour l ‘assimilé-salarié.

Le document doit ainsi reprendre les informations clé du salarié à savoir :

• le poste qu’il occupe ;
• l’adresse de son travail ;
• le nombre d’heures qu’il a effectivement effectué ;
• les éventuelles heures complémentaires qu’il a réalisé ;
• …

Il faut établir une fiche de paie de façon périodique, elle concorde généralement avec le moment de versement du salaire (mensuel) du salarié.

Depuis 2017, on favorise la dématérialisation des bulletins de paie transmis au salarié. Cependant ce dernier peut les recevoir en version papier s’il fait part de sa volonté à son employeur.

Il est nécessaire de conserver les fiches de paie, car elles représentent un véritable justificatif de la situation professionnelle d’un salarié qui peut lui être demandé dans diverses situations :

• pour obtenir des prêts bancaires ;
• prendre des locations ;
• pour leur départ à la retraite ;

Mais également :

• pour percevoir des aides pôle emploi : APL, prime d’activité, RSA, …

L’employeur doit conserver un double de la fiche de paie (sous la forme de son choix) durant un délai de 5 ans.

Le salarié doit, lui, la conserver indéfiniment, car elle pourra toujours lui être demandée. Il peut d’ailleurs contester sa fiche de paie dans les 3 ans qui suivent sa remise.

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Comment faire une fiche de paie ?

La fiche de paie se constitue de 6 zones contenant des mentions obligatoires.

D’abord, la première zone est relative aux éléments d’identification de l’employeur, il faut donc indiquer :

• le nom et l’adresse de l’entreprise ainsi que la désignation de l’établissement ;
• Le code NAF ;
• La convention collective applicable ;
• Les éléments d’identification de l’organisme auquel vous versez les différentes cotisations sociales ;
• Le numéro SIRET.

La deuxième zone se compose des éléments liés au salaire, il faut ainsi prévoir :

• le montant de la rémunération brute ;
• le montant ainsi que l’assiette des cotisations et des contributions sociales qui sont à la charge de l’employeur et du salarié avant que les exonérations et les exemptions ne soient déduits ;
• Le taux des cotisations ainsi que des contributions sociales à la charge du salarié avant les exonérations et les exemptions ;
• La nature et le montant des versements retenus comme les frais de transport domicile-travail ;
• Le montant reçu par le salarié ;
• la date du paiement ;
• les dates des congés ainsi que le montant de l’indemnité de congés payés si une telle période survient au cours de la période de paie.

La troisième zone est relative aux cotisations et aux contributions sociales, elle doit contenir :

• le total des cotisations de protection sociale (santé, accident du travail, retraite, famille et chômage) ;
• le montant des exonérations et des exemptions de cotisations ;
• la somme totale versée par l’employeur ;
• le montant lié à l’évolution de la rémunération suite à la suppression des cotisations chômages et maladie.

Les autres mentions

La quatrième zone, relative au montant net à payer et au montant net imposable, doit contenir le montant net avant impôt sur le revenu et le montant de l’impôt sur le revenu.

L’avant-dernière zone est propre à l’impôt sur le revenu, elle doit contenir :

• le montant net imposable qui sert de base pour calculer le prélèvement à la source ;
• le cumul des différents montants d’heures supplémentaires exonérées ;
• …

La dernière zone concerne diverses mentions finales comme :

• la mention incitant le salarié à la conservation sans durée limitée de sa fiche de paie ;
• les heures indemnisées en cas d’activité partielle.

Il est également possible de prévoir des mentions facultatives :

• adresse du salarié ;
• solde des congés payés ;
• cotisations sociales patronales ;
• …

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Les mentions interdites

Certaines mentions ne peuvent pas figurer sur une fiche de paie.

Ainsi, il est interdit de noter l’exercice du droit de grève d’un salarié sur sa fiche de paie ou ses fonctions de représentant du personnel.

Concernant ce dernier point, la rémunération et la nature de l’activité de représentant du personnel doivent être annexées à la fiche de paie sur un document à part

En effet, il est interdit de mentionner des éléments portant atteinte au droit des personnes ainsi qu’à la liberté individuelle et collective du salarié.

Comment modifier une fiche de paie en cas d’erreur ?

Il est possible de procéder à une modification d’une fiche de paie dans les hypothèses où l’employeur aurait oublié un versement au profit de son salarié ou au contraire, si un versement excédentaire à eu lieu.

Dès lors, il convient de déterminer la période de paie à laquelle rattacher la modification.

Si le contrat de travail est encore en cours d’exécution, vous devez prendre en compte le régime applicable à la date de votre modification alors même que l’erreur est survenue sur une période antérieure.

Si le contrat de travail a été rompu et que la période de travail est survenue antérieurement au 1 er janvier 2018, l’employeur doit appliquer le régime de la période où il réalise la modification.

En revanche, si le travail a été effectué après le 31 décembre 2017, il faut s’appuyer sur le régime applicable durant la dernière période de travail.

Puis il convient d’appliquer les cotisations sociales relatives à la période considérée. En cas de rappel de salaire, vous devez appliquer les cotisations applicables sur l’année en cours que vous pouvez trouver sur le site de l’URSSAF.

Si la période est survenue antérieurement, appuyez-vous sur les taux que vous aviez appliqué durant ces années.

Enfin, il faut intégrer vos modifications dans la fiche de paie et notifier le salarié de la modification du bulletin de paie.

Vous pouvez au choix modifier individuellement tous les bulletins de paie concernés ou procéder à une modification simultanée de différents mois sur un seul et même document.

Pourquoi passer par un logiciel de gestion de paie ?

Il est possible d’automatiser la gestion et le traitement de la paie en utilisant un logiciel. Ce dernier simplifie la collecte des divers éléments variables.

L’utilisation d’un tel logiciel vous permet de gagner du temps efficacement tout en vous assurant un contrôle de la gestion de la paie.

Pour en savoir plus sur les avantages de les avantages des logiciels de gestion de paie dans une entreprise, consultez notre article.