Facturation : Définition, mentions et logiciels

En plus d’être un document commercial essentiel, la facture est encadrée par des règles strictes, sous peine de sanctions. Comment fonctionne la facturation ? Quelles sont les mentions obligatoires à inclure ? Et comment simplifier cette tâche ? Nous répondons à toutes vos interrogations sur la facturation !

Qu’est-ce que la facturation ?

La facturation est le processus par lequel une entreprise établit un document attestant d’une transaction commerciale. La facture doit contenir un certain nombre d’informations obligatoires pour être conforme aux exigences légales.

Une facture doit être rédigée en français et émise en deux exemplaires : un pour l’entreprise et un pour le client. Elle doit être conservée pendant 10 ans afin d’assurer la traçabilité des transactions et répondre à d’éventuels contrôles fiscaux ou litiges.

Quelles sont les mentions obligatoires d’une facture ?

Une facture doit respecter un formalisme précis et inclure plusieurs éléments obligatoires, notamment :

• La date d’émission de la facture ;
• Un numéro unique de facture ;
• Les coordonnées complètes du client et du fournisseur ;
• La description des produits ou services fournis ;
• La quantité et le prix unitaire des produits ou prestations ;
• Le montant total hors taxes (HT) et toutes taxes comprises (TTC) ;
• Le taux et le montant de la TVA applicable (si concerné) ;
• Le numéro de TVA intracommunautaire des parties (si applicable) ;
• Les modalités de paiement ;
• La mention spécifique pour les entreprises en franchise de TVA : « TVA non applicable, article 293 B du CGI ».

Le non-respect de ces obligations peut entraîner des sanctions financières allant jusqu’à 75 000 € pour une personne physique et 150 000 € en cas de récidive.

Pourquoi utiliser un logiciel de facturation en ligne ?

Gérer la facturation manuellement peut être une tâche fastidieuse et source d’erreurs. Heureusement, des solutions existent pour automatiser et sécuriser ce processus : les logiciels de facturation en ligne. Ces outils permettent de :

• Créer et envoyer des factures en quelques clics ;
• Automatiser les calculs de TVA ;
• Ajouter automatiquement les mentions légales ;
• Suivre l’état des paiements et relancer les clients en retard ;
• Conserver et archiver les factures en toute sécurité.

Avec un logiciel de facturation, comme Indy par exemple, vous gagnez du temps, réduisez le risque d’erreur et assurez la conformité de vos documents.

Comment choisir votre logiciel de facturation ?

Le choix d’un logiciel de facturation doit se faire en fonction de vos besoins spécifiques. Voici quelques critères à prendre en compte :

• Simplicité d’utilisation : Optez pour un logiciel intuitif qui vous permet de prendre en main rapidement l’outil tout en réduisant les risques d’erreurs ;
• Personnalisation : Il doit offrir la possibilité de personnaliser vos factures en y ajoutant votre logo, en ajustant les couleurs et en modifiant le format selon vos préférences ;
• Conformité légale : Assurez-vous que le logiciel respecte toutes les mentions obligatoires et s’adapte aux évolutions réglementaires, telles que la facturation électronique.

La facturation est un élément essentiel de la gestion d’une entreprise. En respectant les obligations légales et en optant pour un logiciel adapté, vous faciliterez votre gestion administrative et gagnerez un temps précieux.